Xin giấy phép lao động tại Hà Nội năm 2025: Quy trình và thủ tục mới nhất
Việc xin giấy phép lao động tại Hà Nội là thủ tục bắt buộc đối với mọi lao động nước ngoài muốn làm việc hợp pháp tại thủ đô, nhằm đảm bảo quản lý lao động ngoại quốc hiệu quả và phù hợp với nhu cầu thị trường lao động trong nước. Quy trình xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Hà Nội gồm 4 bước chính: đăng ký nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, chuẩn bị hồ sơ, nộp hồ sơ xin cấp phép và nhận giấy phép. Mỗi bước đều có những yêu cầu và thời hạn cụ thể mà người sử dụng lao động và người lao động cần nắm rõ.
Để xin được giấy phép lao động, ứng viên nước ngoài phải đáp ứng đủ điều kiện về trình độ chuyên môn, kinh nghiệm làm việc và sức khỏe. Đồng thời, hồ sơ cần được chuẩn bị đầy đủ, bao gồm nhiều loại giấy tờ như hộ chiếu, lý lịch tư pháp, giấy khám sức khỏe và các văn bằng chứng minh năng lực chuyên môn. Việc nộp hồ sơ tại đúng cơ quan có thẩm quyền và tuân thủ thời hạn quy định sẽ giúp quá trình xét duyệt diễn ra thuận lợi. Chi phí làm work permit cho người nước ngoài cũng là yếu tố cần được cân nhắc trong kế hoạch tài chính của doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài.
Bài viết dưới đây sẽ phân tích chi tiết từng điều kiện, thành phần hồ sơ và quy trình xin giấy phép lao động tại Hà Nội, giúp Quý khách tránh những sai sót thường gặp và hoàn thành thủ tục một cách hiệu quả nhất.
4 điều kiện cần đáp ứng khi xin giấy phép lao động tại Hà Nội
Theo khoản 1 Điều 151 Bộ luật Lao động 2019, nhân sự nước ngoài muốn xin cấp giấy phép lao động tại Hà Nội cần đáp ứng 4 điều kiện sau:
- Đủ 18 tuổi trở lên và có năng lực hành vi dân sự đầy đủ theo quy định pháp luật
- Có trình độ chuyên môn, kỹ thuật, tay nghề, kinh nghiệm làm việc phù hợp và có đủ sức khỏe theo quy định của Bộ Y tế
- Không phải là người đang trong thời gian chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích hoặc đang trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật nước ngoài hoặc pháp luật Việt Nam
- Người lao động nước ngoài phải thuộc một trong những vị trí sau đây:
- Chuyên gia
- Nhà quản lý
- Giám đốc điều hành
- Lao động kỹ thuật
Người lao động nước ngoài được coi là chuyên gia khi đáp ứng một trong các điều kiện:
- Tốt nghiệp đại học trở lên và có ít nhất 3 năm kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí công việc. Để chứng minh kinh nghiệm làm việc, người lao động nước ngoài cần cung cấp mẫu giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc được xác nhận bởi các công ty hoặc tổ chức trước đây.
- Có ít nhất 5 năm kinh nghiệm và có chứng chỉ hành nghề phù hợp
- Trường hợp đặc biệt do Thủ tướng Chính phủ quyết định
Là người quản lý doanh nghiệp theo quy định tại khoản 24 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020 hoặc là người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu của cơ quan, tổ chức.
>> Nếu Quý khách đang tìm cách cấp giấy phép lao động cho nhà quản lý, Quý khách sẽ cần giấy tờ chứng minh vị trí quản lý, bao gồm quyết định bổ nhiệm và điều lệ công ty.
Là người thuộc một trong các trường hợp sau:
- Người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp
- Người đứng đầu và trực tiếp điều hành ít nhất một lĩnh vực của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp
>> Xem thêm: Thủ tục giấy phép lao động cho giám đốc công ty có những yêu cầu đặc biệt, đặc biệt là về mặt chứng minh vị trí và quyền hạn trong doanh nghiệp.
Là người lao động nước ngoài thuộc một trong các trường hợp sau đây:
- Được đào tạo ít nhất 1 năm và có ít nhất 3 năm kinh nghiệm phù hợp với vị trí công việc
- Có ít nhất 5 năm kinh nghiệm làm công việc phù hợp với vị trí công việc
>> Đối với những nhân sự cần đáp ứng điều kiện chuyên môn kỹ thuật cao, doanh nghiệp nên tham khảo thêm các yêu cầu đặc biệt cho giấy phép lao động cho lao động kỹ thuật để có sự chuẩn bị tốt nhất.
Danh sách hồ sơ xin giấy phép lao động tại Hà Nội chi tiết nhất
Để hoàn tất thủ tục xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Hà Nội, Quý Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ theo 3 giai đoạn:
- Hồ sơ đăng ký tuyển dụng lao động Việt Nam
- Hồ sơ xin văn bản chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài
- Hồ sơ xin giấy phép lao động
– Công văn đề nghị tuyển dụng
– Giấy phép kinh doanh
– Thông tin doanh nghiệp: tên nhân sự công ty, email nhân sự liên hệ, số điện thoại, số lượng lao động trong nước và nước ngoài, số lượng lao động đang tham gia BHXH, hợp đồng thuê văn phòng/nhà xưởng,…
– Thông tin lao động nước ngoài:
- Bản scan mặt hộ chiếu người lao động
- Giấy tờ liên quan theo từng trường hợp cụ thể:
- Chuyên gia: bằng đại học trở lên và giấy tờ chứng minh kinh nghiệm từ 3 năm trở lên
- Lao động kỹ thuật: Chứng chỉ đào tạo ít nhất 1 năm, kinh nghiệm từ 3 năm trở lên hoặc giấy tờ chứng minh kinh nghiệm từ 5 năm trở lên
- Nhà quản lý/Giám đốc điều hành: giấy chứng nhận đầu tư, điều lệ, giấy phép thành lập, quyết định bổ nhiệm
– Bản sao y đăng ký kinh doanh
– Công văn đăng ký nhu cầu tuyển dụng, có thể là:
- Báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài theo mẫu đăng ký nhu cầu sử dụng người nước ngoài (Mẫu số 01/PLI)
- Báo cáo giải trình thay đổi nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài theo Mẫu số 02/PLI Phụ lục I
– Giấy giới thiệu/giấy ủy quyền (nếu người đi nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật)
>> Sau khi được chấp thuận, doanh nghiệp sẽ nhận được công văn chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài – đây là giấy tờ quan trọng cần đính kèm khi làm hồ sơ xin cấp giấy phép lao động.
– Văn bản đề nghị xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài, sử dụng mẫu đăng ký nhu cầu sử dụng người nước ngoài (Mẫu số 11/PLI)
– Giấy chứng nhận sức khỏe hoặc giấy khám sức khỏe có giá trị trong 12 tháng
>> Để đảm bảo giấy khám sức khỏe đáp ứng đúng yêu cầu, Quý khách nên tham khảo danh sách các bệnh viện khám sức khỏe làm giấy phép lao động được công nhận để tránh mất thời gian khi hồ sơ bị từ chối.
– Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận không bị truy cứu trách nhiệm hình sự (còn hiệu lực 6 tháng)
– 2 ảnh thẻ 4x6cm nền trắng, không đeo kính, được chụp không quá 6 tháng
– Bản sao có chứng thực hộ chiếu còn giá trị
– Các giấy tờ liên quan đến người lao động nước ngoài trừ trường hợp người lao động nước ngoài quy định tại điểm a khoản 1 Điều 2 Nghị định này
– Văn bản chứng minh vị trí công việc:
- Đối với nhà quản lý và giám đốc điều hành bao gồm 3 loại:
- Điều lệ công ty hoặc quy chế hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy chứng nhận thành lập hoặc quyết định thành lập hoặc giấy tờ khác có giá trị pháp lý tương đương
- Nghị quyết hoặc Quyết định bổ nhiệm của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp
- Đối với chuyên gia và lao động kỹ thuật bao gồm 2 loại:
- Văn bằng hoặc chứng chỉ hoặc giấy chứng nhận
- Văn bản xác nhận của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp tại nước ngoài về số năm kinh nghiệm của chuyên gia, lao động kỹ thuật hoặc giấy phép lao động đã được cấp hoặc xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động đã được cấp
– Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài trừ những trường hợp không phải xác định nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài
>> Tùy theo quốc tịch của người lao động, yêu cầu hồ sơ có thể có những điểm khác biệt. Ví dụ, đối với giấy phép lao động Đài Loan hoặc thủ tục xin giấy phép lao động cho người Hàn Quốc, một số giấy tờ có thể được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo các hiệp định song phương.
Quy trình 4 bước xin giấy phép lao động tại Hà Nội chi tiết
Thủ tục xin giấy phép lao động tại Hà Nội được thực hiện qua 4 bước sau:
Bước 1. Thông báo tuyển dụng lao động Việt Nam
Từ ngày 01/01/2024, việc thông báo tuyển dụng phải được thực hiện trên:
- Cổng thông tin điện tử của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc
- Cổng thông tin điện tử của Trung tâm Dịch vụ việc làm Hà Nội
Thời gian thông báo: ít nhất 15 ngày trước khi báo cáo giải trình.
Nội dung thông báo tuyển dụng bao gồm:
- Vị trí và chức danh công việc
- Mô tả công việc
- Số lượng
- Yêu cầu về trình độ, kinh nghiệm
- Mức lương
- Thời gian và địa điểm làm việc
Sau khi không tuyển được người lao động Việt Nam vào các vị ví tuyển dụng người lao động nước ngoài, người sử dụng lao động có trách nhiệm xác định nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài.
Bước 2. Giải trình và xin chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài
Người sử dụng lao động (trừ nhà thầu) cần chuẩn bị hồ sơ giải trình và nộp qua một trong hai cách:
- Trực tuyến qua Cổng dịch vụ công của Hà Nội
- Trực tiếp tại Sở Nội vụ Hà Nội
Thời hạn nộp báo cáo: ít nhất 30 ngày trước ngày dự kiến sử dụng người lao động nước ngoài.
>> Để tiết kiệm thời gian và đảm bảo hồ sơ được xử lý nhanh chóng, Quý khách có thể sử dụng phương pháp nộp hồ sơ online work permit thông qua các dịch vụ công trực tuyến. Với cách này, Quý khách sẽ nhận được phản hồi nhanh hơn và có thể theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ một cách dễ dàng.
Khi nộp hồ sơ trực tuyến, phải nộp hồ sơ gốc lên Bộ Nội vụ hoặc Ủy ban nhân dân TP.Hà Nội cùng ngày hoặc trong những ngày làm việc liền kề.
Thời gian xét duyệt để chấp thuận là 10 ngày làm việc.
Sau đó, khi có văn bản thông báo chấp thuận vị trí công việc sử dụng người lao động nước ngoài, người sử dụng lao động sẽ bổ sung bản gốc văn bản này vào hồ sơ làm giấy phép lao động để nộp.
Bước 3. Chuẩn bị và nộp hồ sơ xin giấy phép lao động
Hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động phải được nộp:
- Thời gian: ít nhất 15 ngày trước ngày người lao động dự kiến bắt đầu làm việc
- Hình thức nộp: Trực tuyến hoặc trực tiếp
- Địa điểm: Sở Nội vụ Hà Nội
Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ:
- Người nộp sẽ nộp phí làm giấy phép lao động
- Nhận giấy hẹn trả kết quả
Nếu hồ sơ chưa đạt yêu cầu thì sẽ được hướng dẫn bổ sung
Thời gian xét duyệt: 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.
Bước 4. Nhận giấy phép lao động
Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, Sở Nội vụ cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài theo mẫu 12/PLI ban hành kèm theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP. Trong trường hợp bị từ chối cấp giấy phép lao động, Sở Nội vụ sẽ có văn bản trả lời và nêu rõ lý do.
>> Sau khi nhận được giấy phép lao động, Quý khách có thể cần xem xét việc gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài khi thời hạn sắp hết. Quá trình gia hạn cũng có những yêu cầu riêng mà doanh nghiệp cần nắm rõ.
Lưu ý quan trọng: Sau khi được cấp giấy phép lao động, doanh nghiệp phải:
- Ký kết hợp đồng lao động
- Đóng bảo hiểm y tế và xã hội
- Báo cáo tình hình sử dụng lao động nước ngoài theo quy định
- Xem xét làm thẻ tạm trú cho người nước ngoài tại Hà Nội (thời hạn tối đa 2 năm)
Thủ tục 4 bước xin giấy phép lao động tại Hà Nội quá phức tạp? Không đủ thời gian và nhân lực để theo dõi quy trình? Visa Phương Đông với hơn 6 năm kinh nghiệm và 1.000+ doanh nghiệp được hỗ trợ mỗi năm sẽ giúp Quý Doanh nghiệp vượt qua mọi rào cản!
- Tư vấn miễn phí 24/7 về quy trình và điều kiện
- Hỗ trợ đầy đủ từ thông báo tuyển dụng đến nhận giấy phép
- Chuẩn bị hồ sơ chính xác theo quy định mới nhất
- Trọn gói dịch vụ cho mọi vị trí công việc và quốc tịch
- Chi phí minh bạch, có hóa đơn VAT đầy đủ
Nộp hồ sơ xin giấy phép lao động tại Hà Nội ở đâu? Địa chỉ cụ thể
Quý Doanh nghiệp muốn xin giấy phép lao động tại Hà Nội có thể nộp hồ sơ thông qua 2 cách:
- Nộp trực tiếp
– Đối với nhân sự nước ngoài làm việc bên ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất:
- Nơi tiếp nhận: Sở Nội vụ Hà Nội
- Địa chỉ: 18 P. Lê Thánh Tông, Phan Chu Trinh, Hoàn Kiếm, Hà Nội
– Đối với nhân sự nước ngoài làm việc trong khu công nghiệp, khu chế xuất
- Nơi tiếp nhận: Ban Quản lý các khu công nghiệp và chế xuất Hà Nội (HIZA)
- Địa chỉ: Tòa nhà 7 tầng, CC02, KĐT Mỗ Lao, Phường Mộ Lao, Hà Đông, TP.Hà Nội
- Nộp hồ sơ trực tuyến tại Cổng dịch vụ công trực tuyến của Ủy ban nhân dân TP.Hà Nội
Làm giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Hà Nội mất bao lâu?
Thời gian làm giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Hà Nội thường mất khoảng 20 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2023/NĐ-CP sửa đổi, cụ thể:
- Thời gian để xin công văn chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài là 15 ngày làm việc
- Thời gian xử lý đề nghị cấp giấy phép lao động từ 5 ngày làm việc
Tuy nhiên, thời gian có thể kéo dài hơn nếu hồ sơ cần bổ sung hoặc chỉnh sửa theo yêu cầu.
>> Xem thêm: Đối với những quốc tịch đặc thù như làm giấy phép lao động cho người Trung Quốc hoặc xin giấy phép lao động cho người Nhật Bản, có thể có những yêu cầu riêng về giấy tờ và quy trình xác minh, dẫn đến thời gian xử lý khác nhau.
Mức phí xin giấy phép lao động tại Hà Nội mới nhất 2025
Chi phí cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Hà Nội được áp dụng như sau:
| Loại thủ tục | Mức phí | Căn cứ pháp lý |
| Cấp giấy phép lao động mới | 600.000 VND/giấy phép | Nghị quyết số 06/2021/NQ-HĐND |
| Cấp lại giấy phép lao động | 300.000 VND/giấy phép | Nghị quyết số 06/2021/NQ-HĐND |
| Gia hạn giấy phép lao động | 450.000 VND/giấy phép.Khi nộp hồ sơ gia hạn giấy phép lao động qua mạng (dịch vụ công mức 3) mức phí là 250.000 VND/giấy phép. | Nghị quyết số 06/2021/NQ-HĐND |
Ngoài chi phí trên, người sử dụng lao động cần chuẩn bị thêm các khoản phí:
- Phí khám sức khoẻ (tuỳ vào bệnh viện mà người lao động nước ngoài khám)
- Phí xin lý lịch tư pháp
- Phí dịch thuật, chứng thực hồ sơ
- Phí hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ do cơ quan, tổ chức của nước ngoài cấp như bằng cấp của Người nước ngoài
- Chi phí dịch vụ tư vấn và hỗ trợ thủ tục xin giấy phép lao động tại Hà Nội (nếu Quý Doanh nghiệp sử dụng dịch vụ làm work permit)
Lưu ý: Người sử dụng lao động bắt buộc phải chi trả mức lệ phí cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài.
Những sai lầm thường gặp khi xin giấy phép lao động tại Hà Nội
Để tránh chậm trễ và từ chối hồ sơ, Quý Doanh nghiệp cần lưu ý những quy định sau:
– Về phiếu lý lịch tư pháp
- Phải chứng minh người lao động không đang chấp hành hình phạt, không có án tích chưa xóa và không bị truy cứu trách nhiệm hình sự
- Còn hiệu lực trong vòng 6 tháng tính từ ngày cấp đến thời điểm nộp hồ sơ
- Người nước ngoài đang tạm trú tại Việt Nam có thể xin cấp tại Sở Tư pháp nơi cư trú
– Về giấy tờ nước ngoài: Tất cả giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp cần hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng sang tiếng Việt.
>> Khi không còn sử dụng lao động nước ngoài, doanh nghiệp cần chú ý thủ tục trả giấy phép lao động cho người nước ngoài để tránh các vấn đề pháp lý phát sinh về sau.
Dịch vụ xin giấy phép lao động tại Hà Nội uy tín, chuyên nghiệp
Với hơn 6 năm kinh nghiệm, Visa Phương Đông đã hỗ trợ thành công trên 1.000 doanh nghiệp mỗi năm làm giấy phép lao động cho người nước ngoài. Khi sử dụng dịch vụ của chúng tôi, Quý Doanh nghiệp sẽ được:
– Tư vấn chi tiết các dịch vụ làm giấy phép lao động phù hợp cho từng trường hợp, bao gồm:
- Dịch vụ cấp mới giấy phép lao động
- Dịch vụ xin miễn giấy phép lao động
- Dịch vụ xin cấp lại giấy phép lao động
- Dịch vụ gia hạn giấy phép lao động
– Với đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm và luôn sẵn sàng hỗ trợ sẵn sàng hỗ trợ 24/7, Visa Phương Đông sẽ giải đáp mọi thắc mắc của Quý khách và đảm bảo xử lý hồ sơ nhanh chóng
– Chúng tôi hỗ trợ dịch vụ làm work permit cho nhân sự nước ngoài đến từ bất kỳ quốc gia nào trên thế giới: Hàn Quốc, Trung Quốc, Đài Loan, Nhật Bản, Mỹ, châu Âu,…
>> Đối với nhân sự đặc thù như giấy phép lao động cho giáo viên nước ngoài hoặc xin giấy phép lao động cho giáo viên yoga, chúng tôi cũng có kinh nghiệm hỗ trợ đầy đủ theo các quy định hiện hành.
– Visa Phương Đông hỗ trợ các doanh nghiệp trong nhiều lĩnh vực, bao gồm: xuất nhập khẩu, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, các trường quốc tế,… tại Hà Nội làm giấy phép lao động cho nhân sự người nước ngoài
>> Tùy theo quốc tịch, chúng tôi có dịch vụ chuyên biệt như giấy phép lao động cho người Philippines với những hiểu biết sâu sắc về yêu cầu cụ thể của từng nhóm đối tượng.
– Cam kết không phát sinh chi phí ẩn, báo phí trọn gói ngay từ đầu
– Xuất hóa đơn VAT cho doanh nghiệp có nhu cầu
Visa Phương Đông hy vọng những chia sẻ về thủ tục xin giấy phép lao động tại Hà Nội sẽ hữu ích cho Quý doanh nghiệp. Nếu có thắc mắc hoặc cần tư vấn về dịch vụ làm giấy phép lao động, hãy liên hệ với chúng tôi qua HOTLINE 1900 63 63 50 để được hỗ trợ miễn phí!
Bài viết liên quan
