Hồ sơ và thủ tục xin giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam

Cập nhật 07/01/2024

Các doanh nghiệp phải xin giấy phép lao động (work permit) cho người nước ngoài trước khi chuyên gia bắt đầu làm việc tại doanh nghiệp. Trên giấy này phải thể hiện rõ thông tin cá nhân của người lao động, thông tin doanh nghiệp/tổ chức bảo lãnh, xác nhận của cơ quan thẩm quyền.

Trong bài viết này, Visa Phương Đông sẽ hướng dẫn chi tiết cách chuẩn bị hồ sơ và thủ tục xin giấy phép lao động theo từng vị trí công việc. Mời bạn cùng theo dõi!

Quy định về giấy phép lao động

Theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP, người nước ngoài phải đạt đủ 5 điều kiện dưới đây để làm thủ tục cấp giấy phép lao động:

  • Đủ 18 tuổi trở lên và có năng lực hành vi dân sự
  • Có trình độ chuyên môn, tay nghề, kỹ thuật,…
  • Có đủ sức khỏe theo yêu cầu của Bộ Y tế
  • Không trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật nước ngoài hoặc pháp luật Việt Nam
  • Có văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài của cơ quan có thẩm quyền

Hồ sơ xin giấy phép lao động

Giấy tờ xin văn bản chấp thuận lao động nước ngoài
– Báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài theo Mẫu số 01 (DOWNLOAD tại đây)
– Giấy phép kinh doanh: Sao y công chứng
– Phương án sử dụng lao động: Bản gốc, ký tên đóng dấu
– Thông báo tuyển dụng: Đăng trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội, Trung tâm Dịch vụ việc làm,…
– Kế hoạch đào tạo: Bản gốc
Giấy tờ xin cấp giấy phép lao động
Hồ sơ chung– Văn bản đề nghị cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài theo Mẫu số 11 (DOWNLOAD tại đây)
– Ảnh 4x6cm, nền trắng, trang phục lịch sự (mặc sơmi)
– Hộ chiếu: Bản sao y công chứng nguyên cuốn (trừ hộ chiếu Trung Quốc E: xác nhận theo yêu cầu)
– Văn bản chấp thuận lao động
– Lý lịch tư pháp: Bản chính
– Hợp đồng lao động: Bản gốc, đóng mộc treo công ty
– Giấp phép lao động cũ (nếu có): Bản gốc
– Giấy phép kinh doanh: Bản sao y công chứng, đóng mộc treo của công ty
– Giấy khám sức khỏe đủ yêu cầu của Bộ Y tế: Bản chính (danh sách các bệnh viện khám sức khỏe làm work permit)
Hồ sơ riêng theo từng vị trí công việcNhà quản lý:
+ Trưởng văn phòng đại diện
+ Đại diện pháp luật tại Việt Nam
– Giấy tờ chứng minh là đại diện pháp luật/trưởng văn phòng đại diện
– Điều lệ công ty hoặc quy chế hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp
– Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy chứng nhận thành lập hoặc quyết định thành lập hoặc giấy tờ khác có giá trị pháp lý tương đương
– Nghị quyết hoặc Quyết định bổ nhiệm của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp
Giám đốc điều hành– Quyết định bổ nhiệm
– Điều lệ công ty hoặc quy chế hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp
– Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy chứng nhận thành lập hoặc quyết định thành lập hoặc giấy tờ khác có giá trị pháp lý tương đương
– Nghị quyết hoặc Quyết định bổ nhiệm của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp
Chuyên gia– Yêu cầu về đào tạo: Bằng tốt nghiệp đại học trở lên hoặc tương đương
– Yêu cầu về kinh nghiệm: ít nhất 3 năm kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí công việc dự kiến làm việc tại Việt Nam
– Các loại giấy tờ chứng minh: Chọn 1 trong 2 giấy tờ sau
+ Văn bản xác nhận của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp tại nước ngoài về số năm kinh nghiệm của chuyên gia
+ Giấy phép lao động đã được cấp hoặc xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động đã được cấp
Giáo viên trung tâm ngoại ngữ– Đối với người bản xứ:
+ Bằng đại học trở lên
+ Chứng chỉ giảng dạy ngoại ngữ phù hợp
– Đối với người nước ngoài không phải người bản xứ sẽ có 2 trường hợp:
+ Bằng đại học sư phạm ngoại ngữ trở lên + chứng chỉ đào tạo dạy ngoại ngữ phù hợp hoặc
+ Bằng đại học trở lên + chứng chỉ năng lực ngoại ngữ từ bậc 5 trở lên theo khung năng lực ngoại ngữ 6 bậc dùng cho Việt Nam + chứng chỉ đào tạo dạy ngoại ngữ phù hợp
Giáo viên mầm non– Bằng đại học sư phạm mầm non trở lên
– Chứng chỉ đào tạo dạy ngoại ngữ phù hợp
– Chứng chỉ năng lực ngoại ngữ từ bậc 5 trở lên theo khung năng lực ngoại ngữ 6 bậc dùng cho Việt Nam
Giáo viên tiểu học, trung học– Bằng đại học sư phạm tiểu học (chuyên ngành ngoại ngữ) trở lên
– Chứng chỉ đào tạo dạy ngoại ngữ phù hợp
– Chứng chỉ năng lực ngoại ngữ từ bậc 5 trở lên theo khung năng lực ngoại ngữ 6 bậc dùng cho Việt Nam
Lao động kỹ thuật– Yêu cầu về đào tạo: Chứng chỉ đào tạo ít nhất 1 năm
– Yêu cầu về kinh nghiệm: Tối thiểu 3 năm kinh nghiệm phù hợp với vị trí dự kiến làm việc tại Việt Nam.
– Các loại giấy tờ chứng minh:
+ Văn bản xác nhận của cơ quan/tổ chức/doanh nghiệp tại nước ngoài về số năm kinh nghiệm của lao động kỹ thuật
+ Giấy phép lao động đã được cấp hoặc xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động
Điều chuyển nội bộ: Áp dụng với những trường hợp doanh nghiệp nước ngoài đã thành lập hiện diện thương mại trên lãnh thổ Việt Nam– Giấy tờ chứng minh đã làm việc ít nhất 12 tháng liên tục tại doanh nghiệp ở nước ngoài
– Quyết định bổ nhiệm từ doanh nghiệp ở nước ngoài
– Bằng cấp, giấy tờ thỏa các yêu cầu của từng vị trí (nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật

Thủ tục xin giấy phép lao động cho người nước ngoài

Bước 1. Chuẩn bị hồ sơ, hợp pháp hóa giấy tờ (nếu có)

Hãy chắc chắn rằng bạn đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ như Visa Phương Đông đã hướng dẫn ở bước trên. Các giấy tờ bằng tiếng nước ngoài, được cấp ở nước ngoài cần phải được hợp pháp hóa lãnh sự. Sau đó dịch sang tiếng Việt và công chứng trước khi nộp.

Việc hợp thức hóa lãnh sự thường mất từ 1 – 2 tuần. việc này thường do nhân viên lãnh sự/nhân viên ngoại giao của cơ quan Việt Nam tại nước ngoài thực hiện.

Mẫu số 1 và mẫu số 11 mà bạn cần chuẩn bị làm work permit
Mẫu số 1 và mẫu số 11 mà bạn cần chuẩn bị làm work permit

Bước 2. Xin văn bản chấp thuận lao động nước ngoài

Doanh nghiệp/tổ chức có nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài sẽ phải gửi mẫu báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động lên Sở Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc UBND cấp tỉnh/thành phố mà doanh nghiệp đã đăng ký kinh doanh trước ít nhất 15 ngày.

Sau khi gửi hồ sơ online trên Cổng Dịch vụ công trực tuyến, bạn cầm hồ sơ gốc đến nộp tại Sở Lao động. Thời gian xét duyệt văn bản chấp thuận lao động nước ngoài sẽ mất tầm 9 – 13 ngày làm việc khi hồ sơ của bạn đúng yêu cầu.

Từ ngày 01/01/2024, nếu doanh nghiệp muốn tuyển người lao động nước ngoài, họ phải đăng thông báo tuyển dụng người lao động Việt Nam vào các vị trí đó trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội, Trung tâm Dịch vụ việc làm,… trong thời gian ít nhất 15 ngày.

Nội dung thông báo bao gồm: vị trí, chức danh, mô tả công việc, số lượng cần tuyển, yêu cầu về trình độ, kinh nghiệm, mức lương, thời gian và địa điểm làm việc.

Bước 3. Tiến hành xin work permit

Sau khi bộ hồ sơ làm giấy phép lao động cho người nước ngoài đã hoàn chỉnh, bạn tiếp tục nộp online trước tại nhà qua Cổng Dịch vụ công như ở bước trước. Tiếp đến, mang hồ sơ gốc đến nộp tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội cấp tỉnh/thành phố người lao động nước ngoài dự kiến làm việc.

Địa chỉ Sở lao động – Thương binh và Xã hội tại 5 tỉnh/thành phố:

  • Hồ Chí Minh: 159 Pasteur, Phường 6, Quận 3, TPHCM
  • Hà Nội: 75 Nguyễn Chí Thanh, Láng Thượng, Đống Đa, Hà Nội
  • Bình Dương: 615 Đại lộ Bình Dương, Hiệp Thành, Thủ Dầu Một, Bình Dương
  • Đồng Nai: 207 Hà Huy Giáp, Quyết Thắng, Thành phố Biên Hòa, Đồng Nai
  • Long An: 76 Nguyễn Huệ, Phường 1, Tân An, Long An

Để tăng khả năng được cấp work permit, bạn cần cung cấp đầy đủ và chính xác giấy tờ theo quy định pháp luật, tránh việc phải bổ sung nhiều lần. Tại Sở lao động, cán bộ nhân viên sẽ kiểm tra giấy tờ và thu lệ phí (600.000 VND).

Có thể bạn quan tâm: Tổng hợp chi phí làm giấy phép lao động cập nhật 2024.

Bước 4. Nhận kết quả

Thời gian cấp giấy phép lao động từ 7 – 12 ngày làm việc. Nếu thủ tục làm work permit cho người nước ngoài diễn ra suôn sẻ thì Sở Lao động sẽ cấp giấy phép cho bạn. Trong trường hợp bị từ chối, bạn sẽ nhận được văn bản trả lời có nêu rõ lý do.

Sau khi được cấp giấy phép lao động, người lao động nước ngoài phải ký kết hợp đồng lao động bằng văn bản theo quy định của pháp luật lao động Việt Nam, trước ngày dự kiến làm việc cho doanh nghiệp.

Còn về phía doanh nghiệp, trong 5 ngày làm việc kể từ khi ký kết hợp đồng lao động, doanh nghiệp phải gửi bản sao hợp đồng lao động đã ký kết tới Sở Lao động đã cấp work permit cho bạn.

Kết quả làm giấy phép lao động
Kết quả làm giấy phép lao động

Thời hạn giấy phép lao động

Theo Điều 155 Bộ luật Lao động năm 2019, thời hạn giấy phép sẽ được cấp tùy theo từng trường hợp nhưng không được quá 2 năm. Thời hạn cấp work permit được cấp dựa vào một số trường hợp sau:

  • Thời hạn hợp đồng lao động
  • Thời hạn nêu trong văn bản của doanh nghiệp tại nước ngoài cử người lao động sang làm việc tại Việt Nam
  • Thời hạn hợp đồng hoặc thỏa thuận được ký kết bởi doanh nghiệp Việt Nam và nước ngoài
  • Thời hạn được xác định trong giấy chứng nhận của tổ chức quốc tế, tổ chức phi chính phủ nước ngoài được phép hoạt động tại Việt Nam
  • Thời hạn trong văn bản chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài

Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về hồ sơ và thủ tục làm giấy phép lao động 2024. Nếu bạn đang tìm kiếm một dịch vụ làm giấy phép lao động uy tín – nhanh chóng, hãy liên hệ ngay với Visa Phương Đông qua HOTLINE 1900 63 63 50 nhé!