Xin visa transit Nhật Bản – Hướng dẫn thủ tục quá cảnh chi tiết

Visa quá cảnh Nhật Bản (ký hiệu T – Transit) là loại thị thực dành cho những trường hợp cần quá cảnh tại sân bay hoặc lưu trú ngắn hạn tại Nhật Bản trước khi tiếp tục hành trình đến quốc gia thứ ba. Không giống như visa du lịch hay công tác, visa transit Nhật Bản có quy trình đơn giản hơn nhưng vẫn cần tuân thủ đúng các quy định của Lãnh sự quán Nhật Bản.

Visa Phương Đông sẽ hướng dẫn chi tiết thủ tục xin visa quá cảnh Nhật Bản, bao gồm hồ sơ cần thiết, thời gian xét duyệt, lệ phí và những kinh nghiệm thực tế khi xin visa quá cảnh Nhật Bản. Chúng tôi cũng sẽ hướng dẫn Quý khách về địa điểm nộp hồ sơ và chia sẻ những lưu ý quan trọng để quá trình xin visa quá cảnh Nhật Bản diễn ra suôn sẻ. Mời Quý khách cùng theo dõi.

Visa quá cảnh Nhật Bản là gì?

Visa quá cảnh Nhật Bản, hay còn gọi là visa transit, là loại thị thực cho phép Quý khách quá cảnh tại sân bay hoặc thành phố Nhật Bản trong thời gian trên 24 giờ trước khi tiếp tục hành trình đến một quốc gia khác hoặc thay đổi sân bay tại Nhật Bản để lên máy bay tiếp theo.

Visa này được thiết kế đặc biệt cho những trường hợp Quý khách cần rời khỏi khu vực transit của sân bay để nghỉ ngơi, tham quan ngắn hoặc chuyển đổi giữa các sân bay khác nhau trong cùng một thành phố. Visa quá cảnh cho phép Quý khách tham gia các hoạt động tham quan, giải trí, vui chơi nhưng không được thăm thân, bạn bè hoặc người quen.

Thời hạn của visa quá cảnh Nhật Bản được cấp tối đa 15 ngày và không được phép gia hạn. Đây là điều kiện cố định mà Quý khách cần lưu ý khi lập kế hoạch chuyến đi.

Các trường hợp cần xin visa quá cảnh:

• Khi phải chuyển đổi giữa các sân bay khác nhau tại Nhật Bản
• Khi thời gian chờ chuyến bay tiếp theo vượt quá 24 giờ
• Khi muốn rời khỏi khu vực quá cảnh (transit) của sân bay để nghỉ ngơi hoặc tham quan ngắn hạn

Các trường hợp được miễn visa quá cảnh:

• Nếu Quý khách chỉ chuyển tiếp trong cùng một sân bay và không rời khỏi khu vực transit
• Thời gian chờ dưới 24 giờ và không cần ra ngoài sân bay
• Ngoài ra, một số trường hợp có thể được cấp “Shore Pass” tại sân bay nếu đáp ứng điều kiện nhất định (ví dụ có vé đi tiếp trong vòng 72 giờ và sân bay xác nhận không có chuyến bay cùng ngày)

Hồ sơ xin visa quá cảnh Nhật Bản

Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác là yếu tố quyết định đến thành công của quá trình xin visa quá cảnh Nhật Bản. Khác với các loại visa khác, hồ sơ xin visa transit tương đối đơn giản nhưng vẫn cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của Lãnh sự quán.

Các giấy tờ cần thiết cho hồ sơ xin visa quá cảnh Nhật Bản:

Loại giấy tờ	Yêu cầu cụ thể
Hộ chiếu	Bản gốc còn hạn ít nhất 6 tháng, có ít nhất 2 trang trống
Ảnh thẻ	2 ảnh 4.5cm x 3.5cm, nền trắng, chụp trong vòng 6 tháng
Đơn xin visa	Điền đầy đủ thông tin bằng tiếng Anh, chữ in hoa
Giấy tờ chuyến đi tiếp theo	Visa nước đến, vé máy bay, vé tàu hoặc các phương tiện khác (bản copy)
Lịch trình transit	Mô tả chi tiết kế hoạch trong thời gian quá cảnh tại Nhật Bản, trình bản gốc và nộp bản photocopy

>> Lưu ý về tờ khai xin visa:

• Tờ khai phải được điền hoàn toàn bằng tiếng Anh và chữ in hoa
• Thông tin phải khớp chính xác với hộ chiếu và các giấy tờ khác
• Ký tên phải giống với chữ ký trong hộ chiếu
• Không sử dụng ảnh cũ, ảnh đã qua chỉnh sửa hoặc không đúng kích thước
• Không được để trống bất kỳ mục nào, nếu không có thông tin thì ghi “N/A”

Quý khách cần lưu ý rằng mặc dù hồ sơ xin visa quá cảnh Nhật Bản tương đối đơn giản, nhưng bất kỳ sai sót nào cũng có thể dẫn đến việc bị từ chối visa. Do đó, việc kiểm tra kỹ lưỡng từng giấy tờ trước khi nộp là vô cùng quan trọng.

>> Để đảm bảo điền form chính xác và tránh sai sót có thể ảnh hưởng đến kết quả, Quý khách có thể tham khảo hướng dẫn chi tiết về mẫu tờ khai xin visa Nhật Bản mới nhất với những lưu ý quan trọng khi điền từng mục thông tin.

Thủ tục xin visa quá cảnh Nhật Bản

Quy trình xin visa quá cảnh Nhật Bản bao gồm 5 bước chính, được thiết kế để đảm bảo tính minh bạch trong việc xử lý hồ sơ. Quý khách cần thực hiện đúng thứ tự để tránh các sai sót không đáng có.

Bước 1. Đặt lịch hẹn với Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản

Quý khách cần đặt lịch hẹn trước với Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản hoặc các đại lý ủy thác được chỉ định.

Việc đặt lịch có thể thực hiện trực tuyến hoặc qua điện thoại, tùy theo quy định của từng cơ quan tiếp nhận.

Bước 2. Chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết

Dựa trên danh sách hồ sơ đã nêu ở phần trước, Quý khách chuẩn bị tất cả giấy tờ theo đúng yêu cầu.

Đặc biệt chú ý đến việc điền tờ khai xin visa và chuẩn bị giấy tờ chứng minh chuyến đi tiếp theo.

Bước 3. Nộp hồ sơ tại địa điểm đã đặt lịch

Quý khách nên đến trước giờ hẹn, Quý khách mang theo đầy đủ hồ sơ gốc và bản sao để nộp.

Nhân viên tiếp nhận sẽ kiểm tra và hướng dẫn Quý khách hoàn tất thủ tục thanh toán lệ phí.

Bước 4. Chờ đợi xét duyệt hồ sơ

Sau khi nộp hồ sơ, Quý khách sẽ nhận được giấy biên nhận và thông tin về thời gian dự kiến có kết quả.

Thời gian xét duyệt hồ sơ nhanh hay chậm tuỳ vào từng thời điểm khác nhau.

Bước 5. Nhận kết quả

Khi có kết quả, Quý khách sẽ được thông báo qua SMS hoặc email. Mang theo giấy biên nhận và giấy tờ tùy thân để nhận visa đã được dán vào hộ chiếu.

Nếu visa được chấp thuận, Quý khách sẽ thấy thông tin về thời hạn visa, số lần nhập cảnh được phép và các điều kiện đặc biệt (nếu có) được ghi rõ trên thị thực.

Địa điểm xin visa quá cảnh Nhật Bản

Hiện nay, Quý khách có thể nộp hồ sơ xin visa transit Nhật Bản tại Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán, 13 Đại lý uỷ thác hoặc VFS Global.

1. Nộp tại Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán theo khu vực trên địa chỉ thường trú của mình

>> Lưu ý:

• Cần đặt lịch hẹn trước khi đến nộp hồ sơ
• Mang theo giấy tờ tùy thân khi đến nộp hồ sơ
• Đến đúng giờ hẹn để tránh ảnh hưởng đến lịch trình xử lý

2. Nộp hồ sơ qua Trung tâm tiếp nhận hồ sơ xin thị thực cho Đại sứ quán và Tổng Lãnh sự quán Đức tại Việt Nam

3. Nộp qua 1 trong 13 Đại lý uỷ thác được Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản chỉ định tại Việt Nam

Thời gian xin visa quá cảnh Nhật Bản

Thời gian xét duyệt visa quá cảnh Nhật Bản khoảng 5 ngày làm việc, khá nhanh nhờ hồ sơ đơn giản và mục đích rõ ràng. (Trường hợp nộp hồ sơ qua các đại lý ủy thác).

Tuy nhiên, theo quy định chung, thời gian xét duyệt tối thiểu là 8 ngày làm việc, tính từ ngày tiếp theo sau khi hồ sơ được tiếp nhận. Thời gian này có thể thay đổi tùy vào từng trường hợp cụ thể.

Cách tính thời gian:

• Trường hợp thông thường: Sáng thứ Hai nhận hồ sơ → Chiều thứ Năm tuần kế tiếp có kết quả
• Trường hợp trong tuần có ngày nghỉ lễ: Sáng thứ Hai nhận hồ sơ → Chiều thứ Sáu tuần kế tiếp có kết quả

Các yếu tố ảnh hưởng đến thời gian xét duyệt:

• Mùa cao điểm du lịch: Thời gian có thể kéo dài 10-15 ngày hoặc thậm chí 30 ngày
• Số lượng hồ sơ đông: Do lượng hồ sơ xin visa Nhật Bản khá lớn, đặc biệt vào dịp lễ Tết
• Tính đầy đủ của hồ sơ: Hồ sơ thiếu giấy tờ sẽ bị trì hoãn để bổ sung
• Các ngày nghỉ lễ của Nhật Bản: Golden Week, Obon và các kỳ nghỉ khác

>> Quý khách nên nộp hồ sơ ít nhất 2–3 tuần trước ngày dự định khởi hành và nên tránh các thời điểm cao điểm như cuối năm hoặc đầu năm. Ngoài ra, Quý khách chỉ nên đặt vé máy bay không hoàn/hủy sau khi đã nhận được kết quả visa để đảm bảo quyền lợi cho mình.

Lệ phí xin visa quá cảnh Nhật Bản

Lệ phí xin visa quá cảnh Nhật Bản khi nộp trực tiếp tại Đại sứ quán hoặc Tổng Lãnh sự quán là 120.000 VND, riêng đối với công dân Ấn Độ là 10.000 VND.

Nếu nộp qua VFS Global hoặc 14 đại lý ủy thác, Quý khách cần trả thêm phí dịch vụ 200.000 VND.

>> Lưu ý:

• Ngoài ra, có thể phát sinh các khoản phí phụ như phí chụp ảnh thẻ, photocopy, công chứng giấy tờ và chi phí đi lại, tùy vào nhu cầu thực tế của từng người.
• Lệ phí visa được thanh toán bằng tiền mặt VND, không hoàn trả nếu bị từ chối và Quý khách nên giữ lại biên lai để nhận kết quả

Kinh nghiệm làm visa transit Nhật Bản

Dựa trên kinh nghiệm hỗ trợ hàng nghìn khách hàng xin visa Nhật Bản, Visa Phương Đông chia sẻ những lưu ý quan trọng giúp Quý khách tăng khả năng thành công và tiết kiệm thời gian trong quá trình xin visa quá cảnh.

• Hồ sơ phải được gửi trực tiếp đến Tổng lãnh sự quán Nhật Bản tại Việt Nam, những bộ hồ sơ được gửi qua email, bưu điện sẽ không được tiếp nhận.
• Nếu Đại sứ quán yêu cầu Quý khách đến bổ sung hồ sơ hoặc phỏng vấn nhưng Quý khách không trình diện thì sẽ bị dừng xét duyệt.
• Không được cấp sớm visa trừ những trường hợp vì nhân đạo.
• Ngoại trừ các giấy tờ có ghi rõ thời hạn hiệu lực, các giấy tờ còn lại phải nộp trong vòng 3 tháng kể từ ngày phát hành.
• Đối với các giấy tờ cần lấy lại bản gốc, phải nộp kèm theo một bản sao có công chứng.

Dịch vụ xin visa quá cảnh Nhật Bản tại Visa Phương Đông

Visa Phương Đông tự hào là đơn vị cung cấp dịch vụ xin visa Nhật Bản chuyên nghiệp với hơn 6 năm kinh nghiệm, đã hỗ trợ thành công hàng nghìn khách hàng mỗi năm. Với kinh nghiệm dày dặn và sự am hiểu sâu sắc về quy trình xin visa Nhật Bản, chúng tôi cam kết đồng hành cùng Quý khách trong mọi bước của quá trình xin visa quá cảnh Nhật Bản.

Chúng tôi không chỉ hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ, tư vấn chi tiết về lịch trình và các lưu ý quan trọng để chuyến đi của Quý khách diễn ra thuận lợi, mà còn nhận hỗ trợ xin visa cho quốc gia tiếp theo, cam kết yên tầm về thủ tục xuất nhập cảnh ở mọi điểm đến

>> Tìm hiểu thêm: Nếu Quý khách có nhu cầu xin các loại visa Nhật Bản khác như du lịch, công tác hay thăm thân, hãy tham khảo trọn gói dịch vụ xin visa Nhật Bản của chúng tôi với quy trình chuyên nghiệp và tỷ lệ đậu cao.

Hy vọng bài viết đã cung cấp đầy đủ thông tin và giải đáp được những thắc mắc của Quý khách về thủ tục xin visa quá cảnh Nhật Bản. Nếu Quý khách cần hỗ trợ xin visa quá cảnh Nhật Bản hoặc có bất kỳ thắc mắc nào về thủ tục, hồ sơ, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Visa Phương Đông qua HOTLINE 1900 63 63 50. Chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn miễn phí và đưa ra giải pháp phù hợp cho từng trường hợp.