Cập nhật hồ sơ, thủ tục xin visa công tác Nhật Bản

Visa thương mại Nhật Bản (ký hiệu là V – Visitor) được cấp cho mục đích công tác, ký kết hợp đồng, tham gia hội nghị, tham dự thi đấu thể thao,… Thị thực này có thời hạn là 3 tháng, thời gian lưu trú tối đa được cấp tùy theo mục đích của bạn.

Bạn có thể đến với “đất nước mặt trời mọc” để công tác ngắn ngày nhưng tuyệt đối không được làm việc nhận thù lao với diện visa này. Vậy cần chuẩn bị hồ sơ và làm thủ tục thế nào? Cùng Visa Phương Đông tìm hiểu nhé!

Hồ sơ xin visa thương mại Nhật Bản

Hồ sơ	Giấy tờ cần thiết
Giấy tờ nhân thân	– Hộ chiếu còn hạn ít nhất 6 tháng – Hình thẻ 4.5×4.5cm, nền trắng chuẩn quốc tế – Hộ khẩu: Bản photo công chứng – Căn cước công dân: Bản photo công chứng – Tờ khai xin visa thương mại Nhật Bản
Hồ sơ chứng minh mối quan hệ hợp tác	– Thư bảo lãnh theo mẫu của Lãnh sự quán (DOWNLOAD tại đây): + Thông tin người bảo lãnh: Tên, số passport, chức vụ, số điện thoại và email + Thời gian bảo lãnh + Thông tin người được bảo lãnh: Tên, số passport, số điện thoại, chức vụ, email – Thư mời theo mẫu của Lãnh sự (DOWNLOAD tại đây), có các thông tin: + Thông tin người mời: Tên công ty, địa chỉ, email, số điện thoại + Nội dung mời cụ thể và đầy đủ + Thời gian công tác + Ai là người chi trả cho chuyến đi +Thông tin người mời: Tên, Số passport, chức vụ, số điện thoại và email + Nếu tham dự sự kiện/hội nghị/ hội chợ thương mại: Nêu rõ nội dung về đơn vị tổ chức, địa chỉ, lý do, thời gian tham dự,… – Một số giấy tờ khác tùy theo mục đích công tác: + Đi hội thảo: Hồ sơ thuyết trình, thông tin giới thiệu về cuộc hội thảo,… + Đi triển lãm, hội chợ: Vé vô cổng, biên nhận thanh toán gian hàng, sơ đồ trưng bày gian hàng và hóa đơn hàng hóa gửi qua Nhật Bản để mang đi triển lãm (nếu tổ chức gian hàng),… + Gặp đối tác đàm phám hợp đồng: Hợp đồng thương mại, email trao đổi làm việc,… + Training ngắn hạn với công ty mẹ: Giấy tờ chứng minh mối quan hệ công ty mẹ con,…
Hồ sơ chứng minh công việc	Nếu là chủ doanh nghiệp: – Giấy phép kinh doanh: Photo công chứng – Khai thuế VAT 3 tháng gần nhất: Photo đóng mộc treo và giáp lai công ty Nếu là nhân viên: – Hợp đồng lao động: Photo đóng mộc treo công ty hoặc photo công chứng – Giấy xác nhận nhân viên, ghi rõ: thâm niên, mức lương, chức vụ – Bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế: Hình chụp VssID bản tiếng Anh – Quyết đinh cử đi công tác, nêu rõ: + Nhân viên nào đi công tác + Mục đích chuyến đi + Họ tên, ngày tháng năm sinh, chức vụ, số passport và ngày cấp của nhân viên Nếu là giáo sư các trường đại học: – Giấy chứng nhận nghề nghiệp giáo sư
Hồ sơ phía công ty Nhật	– Passport/Thẻ cư trú của người đại diện công ty mời: Bản photo/bản scan – Giấy phép kinh doanh công ty mời bảo gồm: + Tokibo bản gốc + Bản in trang web công ty: Phải có tên đại diện công ty trên giấy bảo lãnh hoặc thư mời – Pamphlet giới thiệu về công ty: Phải có tên người đại diện công ty trên giấy bảo lãnh hoặc thư mời
Hồ sơ chuyến đi	– Lịch trình công tác: Theo mẫu của Lãnh sự quán (DOWNLOAD tại đây) + Phía công ty mời bên Nhật Bản phải là người làm tài liệu này + Đầy đủ thông tin ngày nhập cảnh, ngày về nước + Thông tin hoạt động chi tiết theo từng ngày, từng hoạt động + Thông tin nơi ở tại Nhật bản (nếu là khách sạn ghi rõ tên, địa chỉ, số điện thoại) + Ngày cuối tuần cũng phải ghi đầy đủ nội dung cụ thể: điểm tham quan, hoạt động,… – Xác nhận đặt khách sạn

Visa multiple Nhật Bản diện công tác sẽ có sự khác biệt so với visa single. Visa Phương Đông đã có bài viết riêng để hướng dẫn cách chuẩn bị hồ sơ và thủ tục xin visa multiple Nhật Bản. Mời bạn tham khảo!

Thủ tục xin visa công tác Nhật Bản

Bước 1. Chuẩn bị hồ sơ và công chứng giấy tờ

Đối với visa Nhật Bản, bạn không cần dịch thuật các giấy tờ mà chỉ cần photo công chứng. Hãy chuẩn bị hồ sơ và công chứng giấy tờ theo đúng yêu cầu mà Visa Phương Đông đã hướng dẫn ở phần trước.

Hồ sơ xin visa thương mại Nhật Bản yêu cầu khá nhiều. Bạn nên dành ra 2 – 3 ngày để chuẩn bị. Thời gian trên chưa bao gồm quá trình tìm hiểu và tham khảo kinh nghiệm trước khi tiến hành làm thủ tục xin thị thực.

Bước 2. Khai đơn xin visa thương mại Nhật Bản

Tờ khai này được điền hoàn toàn bằng tiếng Anh và chữ in hoa. Bạn có thể tham khảo bài viết hướng dẫn điền form xin visa Nhật Bản, để biết cách khai đơn đầy đủ, chi tiết và đúng theo yêu cầu Lãnh sự quán.

Bước 3. Nộp hồ sơ và đóng lệ phí

Bạn có thể chọn 1 trong 2 cách dưới đây để nộp hồ sơ làm thủ tục xin visa đi công tác Nhật Bản.

1. Nộp qua Đại lý ủy thác:

Hiện nay, Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam bắt buộc bạn phải nộp hồ sơ thông qua 13 Đại lý ủy thác. Xem chi tiết danh sách các đại lý tại đây. Bạn có thể nộp hồ sơ tại bất kỳ đại lý ủy thác nào.

Lệ phí lãnh sự và phí dịch vụ sẽ được thu trước hoặc sau khi có kết quả, tùy theo chính sách của đại lý. Dưới đây là các loại phí bạn cần phải chi trả:

Phân loại	Chi phí
Lệ phí Lãnh sự quán	Visa single (nhập cảnh 1 lần): 520.000 VND Visa multiple (nhập cảnh nhiều lần): 1.030.000 VND
Phí dịch vụ Đại lý ủy thác thu	Tùy theo từng Đại lý

2. Nộp trực tiếp tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán: Hiện tại không còn nhận hồ sơ

Khi đến nộp hồ sơ, bạn phải xếp hàng lấy số chờ tới lượt. Tùy vào số lượng người nộp hồ sơ tại từng thời điểm, thời gian đợi lấy số xếp hàng sẽ khác nhau.

Địa chỉ Lãnh sự quán/Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam:

• Đại sứ quán Nhật Bản tại Hà Nội: Dành cho đối tượng từ Gia Lai, Bình Định trở ra Bắc

Địa chỉ: 27 Liễu Giai, Quận Ba Đình, Hà Nội

Điện thoại: 024 3846 3000

Thời gian nhận hồ sơ: 8:30 – 11:30 từ thứ Hai đến thứ Sáu

Thời gian trả kết quả: 13:30 – 16:45 từ thứ Hai đến thứ Sáu

• Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại TPHCM: Dành cho đối tượng từ Đắk Lắk, Phú yên trở vào Nam

Địa chỉ : 261 Điện Biên Phủ, Phường 7, Quận 3, TP.HCM

Điện thoại : 028 3933 3510

Thời gian nhận hồ sơ: 8:30 – 11:30 từ thứ Hai đến thứ Sáu

Thời gian trả kết quả: 13:30 – 16:45 từ thứ Hai đến thứ Sáu

Nếu nộp trực tiếp tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán Nhật Bản, bạn chỉ đóng phí Lãnh sự sau khi đã đậu visa và biết được rằng loại mình nhận là một lần hay nhiều lần.

Bước 5. Nhận kết quả

Thời gian xét duyệt visa thương mại Nhật Bản mất tầm 7 – 10 ngày làm việc. Trong mùa cao điểm thì thời gian xét duyệt sẽ lâu hơn.

Sau khi đã có kết quả xin visa đi Nhật Bản, Lãnh sự quán/Đại sứ quán hoặc đại diện Đại lý ủy thác sẽ gửi tin nhắn hoặc email cho bạn. Lúc này, bạn cầm theo biên lai đã đóng phí đến nơi bạn nộp hồ sơ để nhận kết quả thị thực.

Kinh nghiệm xin visa thương mại Nhật Bản

• Người bảo lãnh phải có tên trong danh sách hội đồng quản trị được đăng trên “sổ bộ đăng ký pháp nhân” của công ty. Còn trường hợp công ty có niêm yết trên thị trường chứng khoán Nhật Bản, người đại diện bảo lãnh hoặc mời có thể ở cấp quản lý, trưởng phòng, trưởng xưởng, trưởng bộ phận của công ty.
• Trường hợp nơi người xin visa chứng minh được có khả năng trả toàn bộ chi phí công tác thì không cần “giấy bảo lãnh”.
• Hồ sơ thiếu, tờ khai không điền đầy đủ thì được coi là không hoàn tất thủ tục. Hồ sơ của bạn sẽ không được xét duyệt.
• Trong một số trường hợp đặc biệt, bạn sẽ được yêu cầu bổ sung thêm hồ sơ hoặc phỏng vấn. Nếu bạn không bổ sung hoặc không phỏng vấn thì bạn sẽ bị dừng xét tuyển.
• Đối với các loại giấy tờ cần lấy lại bản gốc, hãy nộp thêm 1 bản sao y công chứng.
• Ngoại trừ các giấy tờ có ghi rõ thời hạn hiệu lực, các giấy tờ khác phải nộp trong vòng 3 tháng kể từ ngày phát hành.

Trên đây là tất cả các thông tin bạn cần biết khi xin visa thương mại Nhật Bản. Nếu bạn cần tư vấn về dịch vụ visa đi Nhật Bản, hãy liên hệ HOTLINE 1900 63 63 50. Visa Phương Đông cam kết hỗ trợ bạn tối đa trong quá trình xin thị thực.