Hướng dẫn chi tiết thủ tục xin visa thương mại Nhật Bản mới nhất
Visa thương mại Nhật Bản là loại thị thực dành cho công dân Việt Nam có nhu cầu đến Nhật Bản với mục đích công tác, tham dự hội nghị, ký kết hợp đồng, tham gia hội chợ thương mại hoặc các hoạt động giao lưu học thuật – văn hóa không mang tính thương mại. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình xin visa công tác Nhật Bản, hồ sơ cần thiết, thời gian xét duyệt và những lưu ý quan trọng để tăng tỷ lệ thành công.
Xin visa thương mại Nhật Bản có khó không?
Visa thương mại Nhật Bản được đánh giá khó xin do yêu cầu nghiêm ngặt về hồ sơ. Lãnh sự quán Nhật Bản áp dụng chính sách kiểm soát chặt chẽ để ngăn chặn lao động bất hợp pháp.
Tỷ lệ đậu visa phụ thuộc các yếu tố sau:
- Hồ sơ đầy đủ, chính xác, đặc biệt giấy tờ chứng minh mối quan hệ với đối tác
- Thư mời và thư bảo lãnh từ công ty Nhật rõ ràng về mục đích
- Năng lực tài chính ổn định chứng minh Quý khách sẽ trở về Việt Nam
Lãnh sự quán xử lý nghiêm trường hợp khai báo không trung thực. Nếu phát hiện thông tin giả mạo, Quý khách bị từ chối visa và có thể bị cấm nộp đơn trong 6 tháng.
>> Nếu Quý khách có nhu cầu đi Nhật Bản nhiều lần trong khoảng thời gian dài, hãy tham khảo thủ tục xin visa multiple Nhật Bản để tiết kiệm thời gian và chi phí hơn so với việc xin visa nhiều lần riêng lẻ.
Đang băn khoăn về khả năng đậu visa thương mại Nhật Bản? Đặc biệt nếu Quý khách có lịch trình công tác gấp hoặc chưa có kinh nghiệm xin visa công tác Nhật Bản, việc tự chuẩn bị hồ sơ có thể gây nhiều áp lực. Visa Phương Đông, với hơn 10 năm kinh nghiệm và tỷ lệ đậu visa lên đến 95%, sẽ hỗ trợ đánh giá hồ sơ miễn phí và tư vấn giải pháp phù hợp. Đội ngũ chuyên viên am hiểu sâu sắc quy trình xét duyệt và yêu cầu mới nhất của Lãnh sự quán. Liên hệ ngay HOTLINE 1900 63 63 50 để được hỗ trợ kịp thời.
Hồ sơ xin visa thương mại Nhật Bản
Hồ sơ xin visa công tác Nhật Bản đầy đủ và chính xác quyết định kết quả visa của Quý khách. Dưới đây là danh sách chi tiết các giấy tờ cần thiết:
- Hồ sơ nhân thân
- Hồ sơ chứng minh mối quan hệ hợp tác
- Hồ sơ chứng minh công việc
- Hồ sơ chuyến đi
- Hộ chiếu: bản gốc, số Passport phải rõ, không được lem luốc do thấm nước, còn hạn ít nhất 6 tháng
- Hình thẻ 4.5×4.5cm, nền trắng, không đeo kính, lấy file ảnh gốc, không nhận file ảnh chất lượng kém
- Chứng minh nhân dân: photo công chứng
- Tờ khai xin visa du lịch Nhật Bản
Hồ sơ phía công ty Nhật
- Passport/Thẻ cư trú của người đại diện công ty mời: Bản photo/bản scan đẹp
- Giấy phép kinh doanh công ty mời bảo gồm:
- Tokibo bản scan (3 tháng gần nhất)
- Bản in trang web công ty (phải có tên đại diện công ty trên giấy bảo lãnh hoặc thư mời)
- Pamphlet giới thiệu về công ty (phải có tên người đại diện công ty trên giấy bảo lãnh hoặc thư mời)
- Người bảo lãnh phải có tên trong danh sách hội đồng quản trị được đăng trên “sổ bộ đăng ký pháp nhân” của công ty
- Trường hợp công ty có niêm yết trên thị trường chứng khoán Nhật Bản thì người đại diện bảo lãnh hoặc mời có thể ở cấp quản lý, trưởng phòng, trưởng xưởng, trưởng bộ phận của công ty.
- Trường hợp nơi người xin visa chứng minh được có khả năng trả toàn bộ chi phí công tác thì không cần “giấy bảo lãnh”
Chứng minh mối quan hệ
- Thư bảo lãnh theo mẫu của Lãnh sự quán (DOWNLOAD tại đây):
- Thông tin người bảo lãnh: Tên, số passport, chức vụ, số điện thoại và email
- Thời gian bảo lãnh
- Thông tin người được bảo lãnh: Tên, số passport, số điện thoại, chức vụ, email
- Thư mời theo mẫu của Lãnh sự (DOWNLOAD tại đây), có các thông tin:
- Thông tin người mời: Tên công ty, địa chỉ, email, số điện thoại
- Nội dung mời cụ thể và đầy đủ
- Thời gian công tác
- Ai là người chi trả cho chuyến đi
- Thông tin người mời: Tên, Số passport, chức vụ, số điện thoại và email
- Nếu tham dự sự kiện/hội nghị/ hội chợ thương mại: Nêu rõ nội dung về đơn vị tổ chức, địa chỉ, lý do, thời gian tham dự,…
- Trường hợp pháp nhân làm giấy mời: người đứng tên mời phải là người đại diện pháp nhân hoặc có tư cách đại diện cho pháp nhân.
- Người đại diện công ty phải có tên trong danh sách hội đồng quản trị được đăng trên Sở bộ đăng ký pháp nhân của công ty, tổ chức.
- Ghi rõ lý do – hoạt động cụ thể tại Nhật Bản. Không ghi chung chung “trao đổi ý kiến – theo như tờ đính kèm”
- Một số giấy tờ khác tùy theo mục đích công tác:
- Lịch trình lưu trú phải theo mẫu của Lãnh sự quán: không ghi chung chung “ngày nghỉ”, “hoạt động tự do” mà hãy ghi đầy đủ nơi đến thăm, nội dung hoạt động cụ thể,…
- Chứng minh quan hệ: Hình ảnh hoặc hợp đồng mua bán giữa 2 công ty hoặc giấy tờ ghi nội dung giao dịch cũng được chấp nhận
- Nếu là chủ doanh nghiệp:
- Giấy phép kinh doanh: Photo công chứng
- Khai thuế VAT 3 tháng gần nhất: Photo đóng mộc treo và giáp lai công ty
- Nếu là nhân viên:
- Hợp đồng lao động: Photo đóng mộc treo công ty hoặc photo công chứng
- Giấy xác nhận nhân viên, ghi rõ: thâm niên, mức lương, chức vụ
- Bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế: Hình chụp VssID bản tiếng Anh
- Quyết đinh cử đi công tác, nêu rõ:
- Nhân viên nào đi công tác
- Mục đích chuyến đi
- Họ tên, ngày tháng năm sinh, chức vụ, số passport và ngày cấp của nhân viên
- Nếu là giáo sư các trường đại học:
- Giấy chứng nhận nghề nghiệp giáo sư
- Lịch trình công tác: Theo mẫu của Lãnh sự quán (DOWNLOAD tại đây)
- Phía công ty mời bên Nhật Bản phải là người làm tài liệu này
- Đầy đủ thông tin ngày nhập cảnh, ngày về nước
- Thông tin hoạt động chi tiết theo từng ngày, từng hoạt động
- Thông tin nơi ở tại Nhật bản (nếu là khách sạn ghi rõ tên, địa chỉ, số điện thoại)
- Ngày cuối tuần cũng phải ghi đầy đủ nội dung cụ thể: điểm tham quan, hoạt động,…
- Xác nhận đặt khách sạn
>> Lưu ý:
- Giấy tờ phải nộp trong vòng 3 tháng từ ngày phát hành
- Không bấm ghim giấy tờ, photo 1 mặt trên A4
- Giấy tờ cần lấy lại: Nộp kèm bản photo công chứng
>> Đang gặp khó khăn khi điền tờ khai? Tham khảo hướng dẫn chi tiết cách điền đơn xin visa Nhật Bản để tránh bị từ chối vì sai sót nhỏ trong mẫu đơn xin visa.
5 bước xin visa thương mại Nhật Bản
Quy trình xin visa công tác Nhật Bản bao gồm 5 bước chính. Thực hiện đúng từng bước để tăng cơ hội đậu visa và tránh mất thời gian bổ sung giấy tờ.
Bước 1. Chuẩn bị hồ sơ và công chứng giấy tờ
Visa thương mại Nhật Bản chỉ cần photo công chứng, không cần dịch thuật. Quý khách cần chuẩn bị hồ sơ theo yêu cầu đã nêu.
Đặc biệt lưu ý giấy tờ bên phía Nhật như thư mời, thư bảo lãnh và lịch trình. Người bảo lãnh phải có tên trong danh sách hội đồng quản trị hoặc cấp quản lý nếu công ty niêm yết.
Thời gian thực hiện: 2-3 ngày (chưa bao gồm thời gian trao đổi với đối tác Nhật).
Bước 2. Khai đơn xin visa thương mại Nhật Bản
Tờ khai phải điền hoàn toàn bằng tiếng Anh và chữ in hoa. Tải mẫu đơn từ trang web Lãnh sự quán/Đại sứ quán Nhật hoặc đại lý ủy thác.
>> Lưu ý khi điền:
- Thông tin chính xác, khớp với hộ chiếu
- Điền đầy đủ, không bỏ trống
- Dùng bút mực đen hoặc xanh đậm
- Ký tên giống chữ ký trong hộ chiếu
Bước 3. Nộp hồ sơ và đóng lệ phí
Hai cách nộp hồ sơ:
- Qua 1 trong 13 Đại lý ủy thác
- Qua VFS Global
Sau khi nộp hồ sơ, thanh toán lệ phí visa tại nơi nộp.
Bước 4. Chờ xét duyệt
Sau khi nộp hồ sơ xin visa công tác Nhật Bản, Quý khách cần chờ kết quả xét duyệt. Trong thời gian này, không nên đặt vé máy bay hoặc khách sạn không thể hủy/đổi.
Trong một số trường hợp, Lãnh sự quán có thể liên hệ yêu cầu Quý khách cung cấp thêm giấy tờ hoặc tham gia phỏng vấn. Quý khách cần phản hồi nhanh chóng để tránh làm chậm quá trình xét duyệt.
Bước 5. Nhận kết quả
Sau khi có kết quả, Lãnh sự quán/đại lý ủy thác sẽ thông báo qua tin nhắn hoặc email. Quý khách hãy cầm biên lai đã đóng phí đến nơi nộp hồ sơ để nhận kết quả.
>> Để giảm thiểu rủi ro bị từ chối và tiết kiệm thời gian quý báu, Quý khách có thể tham khảo dịch vụ làm visa thương mại Nhật Bản chuyên nghiệp – giải pháp toàn diện từ tư vấn, chuẩn bị hồ sơ đến theo dõi tiến độ xét duyệt.
Visa Phương Đông cung cấp dịch vụ trọn gói từ hướng dẫn đối tác Nhật chuẩn bị giấy tờ đúng chuẩn đến hoàn thiện hồ sơ từ phía Việt Nam. Đội ngũ chuyên viên theo dõi tiến độ xét duyệt và xử lý kịp thời yêu cầu bổ sung từ Lãnh sự quán. Với tỷ lệ đậu visa cao và khả năng xử lý nhanh chóng, chúng tôi giúp Quý khách tiết kiệm thời gian và tăng cơ hội thành công. Liên hệ HOTLINE 1900 63 63 50 để được tư vấn ngay hôm nay!
Nộp hồ sơ xin visa thương mại Nhật Bản ở đâu?
Hồ sơ xin visa công tác Nhật Bản được tiếp nhận qua hai kênh chính: 13 Đại lý ủy thác do Đại sứ quán Nhật chỉ định hoặc VFS Global.
Nộp qua Đại lý ủy thác
Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam đã ủy quyền cho 13 đại lý chính thức tiếp nhận hồ sơ xin visa. Quý khách có thể xem danh sách chi tiết tại đây. Việc nộp qua đại lý giúp tiết kiệm thời gian xếp hàng và có thêm sự hỗ trợ trong quá trình chuẩn bị hồ sơ.
Nộp qua VFS Global
| VFS Hồ Chí Minh | VFS Hà Nội | VFS Đà Nẵng |
| – Tầng 5, Tòa nhà Resco, 94-96 Nguyễn Du, Phường Sài Gòn, Thành phố Hồ Chí Minh – HOTLINE: 0084-28-3521-2002 – Giờ làm việc: 08:30 – 15:00 (Thứ Hai đến Thứ Sáu) | – Phòng G04, Tầng G, Tòa nhà Hàng Hải, 1 Đào Duy Anh, Phường Kim Liên, Hà Nội – HOTLINE: 0084-28-3521-2002 – Giờ làm việc: 08:30 – 15:00 (Thứ Hai đến Thứ Sáu) | – Tầng 6, Tòa nhà ACB, 218 Bạch Đằng, Phường Hải Châu, Đà Nẵng – HOTLINE: 0084-28-3521-2002 – Giờ làm việc: 08:30 – 12:30 (Thứ Hai, Thứ Tư, Thứ Sáu) |
Ngoài ra, trường hợp quý khách cần xin visa Nhật Bản với mục đích ở dài hạn (định cư, du học, lao động, người thân bảo lãnh qua ở cùng…) thì nộp tại Đại sứ quán/Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản.
- Đại sứ quán Nhật Bản tại Hà Nội
- Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại TPHCM
- Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại Đà Nẵng
- Khu vực: Từ Gia Lai, Bình Định trở ra Bắc
- Địa chỉ: 27 Liễu Giai, Phường Ngọc Hà, Hà Nội
- Điện thoại: 024 3846 3000
- Thời gian nhận hồ sơ: 8:30 – 11:30 từ thứ Hai đến thứ Sáu
- Thời gian trả kết quả: 13:30 – 16:45 từ thứ Hai đến thứ Sáu
- Khu vực: Từ Đắk Lắk, Phú Yên trở vào Nam
- Địa chỉ: 261 Điện Biên Phủ, Phường Bàn Cờ, Thành phố Hồ Chí Minh
- Điện thoại: 028 3933 3510
- Thời gian nhận hồ sơ: 8:30 – 11:30 từ thứ Hai đến thứ Sáu
- Thời gian trả kết quả: 13:30 – 16:45 từ thứ Hai đến thứ Sáu
- Khu vực: Thành phố Đà Nẵng, các tỉnh Quảng Bình, Quảng Trị, Thừa Thiên Huế, Quảng Nam, Quảng Ngãi, Bình Định, Kon Tum, Gia Lai
- Địa chỉ: Tầng 4-5, Lô số A17-18-19, Đường 2/9, Phường Hòa Cường, TP. Đà Nẵng
- Điện thoại: +84-(0)236-3555-535
- Thời gian nhận hồ sơ: 8:30 – 11:00 từ thứ Hai đến thứ Sáu
- Thời gian trả kết quả: 13:30 – 16:45 từ thứ Hai đến thứ Sáu
>> Lưu ý: Hiện nay, Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại Thành phố Đà Nẵng đã bắt đầu tiếp nhận hồ sơ xin cấp visa bao gồm cả hồ sơ xin cấp visa ngắn hạn.
Xét duyệt visa thương mại Nhật Bản mất bao lâu?
Thời gian xét duyệt visa thương mại Nhật Bản thường mất 7-10 ngày làm việc, không bao gồm thứ Bảy, Chủ nhật và ngày lễ. Thời gian tính từ ngày nộp hồ sơ đến khi có kết quả, với điều kiện hồ sơ đầy đủ.
Tuy nhiên, thời gian xét duyệt có thể kéo dài hơn trong các trường hợp sau:
- Mùa cao điểm: Dịp lễ, Tết hoặc mùa du lịch, lượng hồ sơ tăng đột biến khiến thời gian xét duyệt kéo dài.
- Hồ sơ chưa hoàn thiện: Lãnh sự quán yêu cầu bổ sung giấy tờ sẽ làm tăng thời gian chờ đợi.
- Cần xác minh thông tin: Một số trường hợp đặc biệt, cơ quan Lãnh sự tiến hành xác minh thông tin từ phía Nhật, khiến quá trình kéo dài.
- Dịp lễ tại Nhật: Golden Week (cuối tháng 4 đầu tháng 5) hoặc Obon (giữa tháng 8), việc xét duyệt có thể chậm trễ.
Ngoài thời gian xét duyệt, cần tính thời gian chuẩn bị hồ sơ, đặc biệt thời gian để đối tác Nhật chuẩn bị thư mời, thư bảo lãnh và giấy tờ liên quan. Quá trình này mất 1-2 tuần tùy sự phối hợp.
>> Lưu ý: Quý khách nên nộp hồ sơ xin visa công tác Nhật Bản ít nhất 3-4 tuần trước ngày dự kiến khởi hành để đảm bảo có đủ thời gian xử lý trong trường hợp phát sinh vấn đề.
Chi phí xin visa thương mại Nhật Bản
Lệ phí xin visa thương mại Nhật Bản nhập cảnh một lần là 500.000 VND, visa nhập cảnh Nhật Bản nhiều lần (multiple) có mức phí 1.000.000 VND.
Chi phí bổ sung
- Phí dịch vụ đại lý: Khi nộp qua Đại lý ủy thác, Quý khách phải trả thêm phí dịch vụ.
- Chi phí phát sinh khác:
- Công chứng giấy tờ: 20.000-50.000 VND/giấy tờ
- Chụp ảnh thẻ chuẩn quốc tế: 50.000-100.000 VND
- Phí ngân hàng xác nhận số dư, sao kê: 50.000-200.000 VND
- Dịch và công chứng giấy tờ từ đối tác Nhật (nếu cần): 200.000-500.000 VND/trang
>> Lưu ý: Các mức phí có thể thay đổi theo thời gian. Kiểm tra thông tin cập nhật từ Đại sứ quán/Lãnh sự quán Nhật hoặc đơn vị cung cấp dịch vụ trước khi nộp hồ sơ.
>> Nếu Quý khách không có thời gian chuẩn bị hồ sơ hoặc lo ngại về tỷ lệ đậu visa, hãy tham khảo dịch vụ từ công ty làm visa thương mại Nhật Bản chuyên nghiệp – giải pháp giúp tối ưu hóa thời gian và chi phí với tỷ lệ thành công cao.
Đang gặp khó khăn trong việc hướng dẫn đối tác Nhật Bản chuẩn bị giấy tờ? Đội ngũ nhân viên thông thạo tiếng Nhật của chúng tôi sẽ giúp đảm bảo mọi giấy tờ từ phía Nhật Bản đáp ứng đúng yêu cầu của Lãnh sự quán. Hãy liên hệ HOTLINE 1900 63 63 50 để được hỗ trợ – chúng tôi làm việc cả ngoài giờ hành chính để phù hợp với múi giờ của Nhật Bản!
Câu hỏi thường gặp về visa thương mại Nhật Bản
Visa thương mại Nhật Bản có thể ở lại bao lâu?
Có thể chuyển đổi visa thương mại sang visa lao động khi đang ở Nhật Bản không?
Nếu bị từ chối visa thương mại Nhật Bản, khi nào có thể nộp lại?
Dịch vụ visa thương mại Nhật Bản tại Visa Phương Đông
Visa Phương Đông tự hào là đơn vị cung cấp dịch vụ visa thương mại Nhật Bản uy tín với hơn 10 năm kinh nghiệm, hỗ trợ thành công hàng nghìn khách hàng mỗi năm. Chúng tôi hiểu quy trình xin visa thương mại Nhật có thể phức tạp và tốn thời gian, đặc biệt khi Quý khách bận rộn với công việc kinh doanh.
Lợi ích khi sử dụng dịch vụ của Visa Phương Đông:
- Tư vấn chuyên sâu và hỗ trợ toàn diện: Đội ngũ tư vấn viên giàu kinh nghiệm sẽ phân tích hồ sơ của Quý khách, đưa ra giải pháp tối ưu và hỗ trợ từng bước trong quy trình.
- Hỗ trợ liên lạc với đối tác Nhật Bản: Chúng tôi có nhân viên thông thạo tiếng Nhật, giúp hướng dẫn đối tác của Quý khách chuẩn bị giấy tờ đúng yêu cầu của Lãnh sự quán.
- Tỷ lệ đậu visa cao: Với kinh nghiệm xử lý hàng nghìn hồ sơ mỗi năm, chúng tôi hiểu rõ yêu cầu và tiêu chuẩn của Lãnh sự quán Nhật Bản, giúp Quý khách tăng tỷ lệ thành công.
Liên hệ để được tư vấn chi tiết và nhận báo giá ngay hôm nay.
Trên đây là toàn bộ thông tin về visa thương mại Nhật Bản. Nếu Quý khách cần hỗ trợ, đừng ngần ngại liên hệ chúng tôi qua HOTLINE 1900 63 63 50 để được tư vấn miễn phí. Visa Phương Đông cam kết đồng hành cùng Quý khách trong suốt quá trình xin visa thương mại Nhật Bản, từ bước đầu tiên đến khi nhận được kết quả cuối cùng.
Bài viết liên quan
