Hướng dẫn thủ tục gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài
Gia hạn giấy phép lao động giúp người nước ngoài tiếp tục làm việc hợp pháp tại Việt Nam khi giấy phép sắp hết hạn. Bài viết này cung cấp hướng dẫn chi tiết về điều kiện và thủ tục gia hạn theo quy định mới nhất.
Điều kiện gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài
Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, người lao động nước ngoài được gia hạn khi đáp ứng 2 điều kiện sau:
- Giấy phép lao động còn hiệu lực (không thể gia hạn nếu đã hết hạn).
- Có giấy tờ chứng minh người lao động tiếp tục làm việc cho người sử dụng lao động theo đúng nội dung giấy phép đã cấp (hợp đồng lao động, văn bản cử đi, thỏa thuận quốc tế).
>> Xem thêm: Một số trường hợp người lao động nước ngoài không cần giấy phép lao động mà chỉ cần có mẫu đơn đề nghị gia hạn giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động để tiếp tục làm việc tại Việt Nam một cách hợp pháp.
Thời hạn tối đa của giấy phép lao động được gia hạn là bao lâu?
Giấy phép lao động chỉ được gia hạn một lần duy nhất với thời hạn tối đa 2 năm. Thời hạn cụ thể căn cứ theo một trong các trường hợp sau:
- Thời hạn hợp đồng lao động dự kiến ký kết
- Thời hạn cử người lao động nước ngoài sang làm việc tại Việt Nam
- Thời hạn hợp đồng/thỏa thuận giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài
- Thời hạn hợp đồng cung cấp dịch vụ giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài
- Thời hạn trong văn bản cử người lao động để đàm phán cung cấp dịch vụ
- Thời hạn trong giấy phép hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp
- Thời hạn trong văn bản cử người lao động để thành lập hiện diện thương mại
- Thời hạn theo thỏa thuận/điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên
- Thời hạn theo thỏa thuận quốc tế do cơ quan Trung ương, cấp tỉnh ký kết
Thủ tục gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài
Quy trình gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài gồm 3 bước chính:
Bước 1. Thông báo tuyển dụng lao động Việt Nam
Để ưu tiên lao động trong nước theo khoản 1 Điều 11 Bộ luật Lao động 2019 (tham chiếu Điều 11 Nghị định 219/2025/NĐ-CP), doanh nghiệp phải chứng minh đã tìm kiếm nhưng không tuyển được lao động Việt Nam phù hợp.
- Thời gian: Ít nhất 05 ngày trước khi nộp hồ sơ gia hạn
- Kênh thông báo:
- Cục Việc làm (moha.gov.vn)
- Trung tâm dịch vụ việc làm tỉnh: ví dụ, vieclam.hanoi.gov.vn (Hà Nội), vieclam.tphcm.gov.vn (TP.HCM), vieclam.dongnai.gov.vn (Đồng Nai)
- Nội dung thông báo:
- Vị trí công việc (cụ thể, lĩnh vực làm việc)
- Hình thức làm việc
- Địa điểm làm việc
- Thời hạn làm việc
- Trình độ chuyên môn kỹ thuật (nếu có)
- Mô tả công việc chi tiết, số lượng nhân sự cần tuyển, yêu cầu kinh nghiệm, mức lương
- Kết quả: Nếu không tuyển được lao động Việt Nam, nêu lý do trong Mẫu 03/PLI
- Miễn thông báo: Nhà thầu nước ngoài, người lao động nước ngoài được miễn giấy phép lao động (như chuyên gia ngắn hạn dưới 90 ngày/năm), hoặc di chuyển nội bộ doanh nghiệp
Lưu ý: Hồ sơ sẽ bị từ chối nếu không giải trình hợp lý.
Bước 2. Nộp hồ sơ gia hạn giấy phép lao động
Hồ sơ gia hạn tích hợp giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài (theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP).
- Thời điểm: Trước ít nhất 10 ngày nhưng không quá 45 ngày trước khi giấy phép lao động hết hạn.
- Hồ sơ:
- Văn bản giải trình và đề nghị gia hạn (Mẫu 03/PLI)
- Giấy khám sức khỏe (cơ quan y tế có thẩm quyền Việt Nam/nước ngoài, không quá 12 tháng)
- 2 ảnh màu 4x6cm (phông trắng, mặt thẳng, đầu trần, không kính, chụp không quá 6 tháng)
- Hộ chiếu còn hạn (chỉ cần scan màu)
- Giấy phép lao động cũ còn hiệu lực
- Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc: Văn bản cử đi, hợp đồng lao động, thỏa thuận quốc tế hoặc giấy phép hoạt động (tùy trường hợp)
- Giấy tờ chứng minh vị trí:
- Nhà quản lý: Điều lệ công ty, văn bản bổ nhiệm, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Chuyên gia/Lao động kỹ thuật: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc tương đương.
- Giám đốc điều hành: Giấy chứng nhận đăng ký chi nhánh/văn phòng đại diện, điều lệ công ty.
- Giấy ủy quyền: Nếu người nộp không phải đại diện pháp luật.
>> Xem thêm: Để chuẩn bị hồ sơ chính xác và đầy đủ, doanh nghiệp có thể tham khảo mẫu đơn giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài và gia hạn giấy phép lao động theo Mẫu 03/PLI được quy định tại Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
Lưu ý: Khác với hồ sơ cấp mới, hồ sơ gia hạn giấy phép lao động không yêu cầu lý lịch tư pháp. Ngoài ra, các vị trí giám đốc điều hành, chuyên gia và lao động kỹ thuật không cần nộp bằng cấp hoặc giấy tờ chứng minh kinh nghiệm làm việc.
Theo Nghị định 219/2024/NĐ-CP, mục chức danh công việc đã được thay thế bằng lĩnh vực làm việc theo danh mục nghề nghiệp cấp 3 của Việt Nam (hiện gồm 242 danh mục). Do đó, nếu chức danh công việc trong giấy phép lao động cấp mới trước đây không nằm trong 242 danh mục nghề nghiệp hiện hành khi xin gia hạn, người lao động bắt buộc phải xin cấp mới giấy phép lao động. Để kiểm tra mã ngành nghề có đủ điều kiện hay không, Quý khách có thể liên hệ Visa Phương Đông để được tư vấn và hỗ trợ chi tiết.
- Nơi nộp: Sở Nội vụ tỉnh/thành phố nơi người lao động làm việc (hoặc trụ sở chính nếu làm việc nhiều tỉnh), qua Trung tâm Phục vụ hành chính công tỉnh.
- Cách nộp:
- Trực tiếp tại Trung tâm Hành chính công
- Qua bưu chính công ích (vnpost.vn)
- Thuê dịch vụ/ủy quyền
- Trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia (dichvucong.gov.vn). Có thể yêu cầu nộp bản gốc để đối chiếu.
>> Xem thêm: Để tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại, doanh nghiệp có thể lựa chọn phương thức nộp hồ sơ online work permit thông qua Cổng Dịch vụ công quốc gia một cách nhanh chóng và thuận tiện.
- Lệ phí: Khoảng 400.000 VND (tùy vào từng tỉnh/thành phố)
>> Để có cái nhìn tổng quan về chi phí thực hiện thủ tục, doanh nghiệp nên tìm hiểu phí làm giấy phép lao động cho người nước ngoài bao gồm cả lệ phí nhà nước và các chi phí liên quan khác để lập kế hoạch ngân sách phù hợp.
- Địa chỉ nộp:
- TP. Hồ Chí Minh:
- Trụ sở 1: 159 Pasteur, phường Xuân Hòa (TPHCM cũ nộp đơn ở địa chỉ này)
- Trụ sở 2: Đường Lê Lợi, Phường Bình Dương (Bình Dương cũ nộp đơn ở địa chỉ này)
- Trụ sở 3: Số 01 đường Phạm Văn Đồng, Phường Bà Rịa (Bà Rịa – Vũng Tàu cũ nộp đơn ở địa chỉ này)
- Tây Ninh: Số 01, Đường Lê Lợi, Phường Long An
- Đồng Nai: Sở Nội vụ tỉnh Đồng Nai, Số 108 Hà Huy Giáp, Phường Trấn Biên
- Hà Nội: Sở Nội vụ TP. Hà Nội, 18B Lê Thánh Tông, Phường Cửa Nam
- TP. Hồ Chí Minh:
- Bổ sung: Nếu hồ sơ thiếu, cơ quan hướng dẫn bổ sung trong 03 ngày.
Lưu ý quan trọng khi xin gia hạn giấy phép lao động: Quý khách cần lưu ý nộp hồ sơ đúng thời hạn, bao gồm đăng thông tin tuyển dụng và chuẩn bị hồ sơ xin gia hạn giấy phép lao động. Thời điểm lý tưởng là trước 50 ngày khi giấy phép lao động cũ hết hiệu lực để có đủ thời gian xử lý các vấn đề phát sinh. Để được tư vấn chi tiết về thời điểm nộp hồ sơ tối ưu, Quý khách vui lòng liên hệ Visa Phương Đông qua HOTLINE 1900 63 63 50 để nhận hỗ trợ nhanh chóng!
Bước 3. Nhận kết quả gia hạn giấy phép lao động
- Thời gian xử lý: 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.
- Cách nhận: Trực tiếp, qua bưu chính hoặc tải điện tử từ dichvucong.gov.vn (nhận giấy hẹn khi nộp).
- Kết quả: Nếu chấp thuận, cấp giấy phép lao động mới (tối đa 2 năm, chỉ một lần). Nếu từ chối, văn bản nêu lý do trong 03 ngày.
- Sau nhận kết quả:
- Ký hợp đồng lao động mới trước ngày làm việc tiếp.
- Gửi bản sao hợp đồng cho cơ quan cấp giấy phép lao động trong 5 ngày làm việc.
- Xin cấp/gia hạn thẻ tạm trú (Cục Quản lý Xuất nhập cảnh, qua dichvucong.gov.vn, tối đa 2 năm).
Mẫu đơn đề nghị gia hạn giấy phép lao động
Mẫu số 03/PLI là mẫu đơn đề nghị gia hạn giấy phép lao động chính thức dành cho người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam. Mẫu này được ban hành kèm theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
Câu hỏi thường gặp về gia hạn giấy phép lao động
Giấy phép hết hạn có gia hạn được không?
Quá hạn giấy phép lao động bị phạt thế nào?
– Người lao động nước ngoài: Phạt 15.000.000 – 25.000.000 VND, có thể bị trục xuất.
– Doanh nghiệp: Phạt 30.000.000 – 75.000.000 VND tùy số lao động vi phạm, có thể bị cấm sử dụng lao động nước ngoài.
Gia hạn work permit có phải ký lại hợp đồng lao động không?
Dịch vụ gia hạn giấy phép lao động uy tín, chuyên nghiệp
Quy trình gia hạn giấy phép lao động có thể gây nhiều khó khăn, tốn thời gian cho doanh nghiệp và đòi hỏi kiến thức pháp lý chuyên sâu. Dịch vụ gia hạn giấy phép lao động của Visa Phương Đông với hơn 10 năm kinh nghiệm, sẵn sàng hỗ trợ Quý Doanh nghiệp xử lý nhanh chóng các thủ tục phức tạp.
Dịch vụ gia hạn giấy phép lao động của Visa Phương Đông bao gồm:
- Tư vấn chính xác lĩnh vực làm việc theo 242 danh mục nghề nghiệp cấp 3 của Việt Nam, đảm bảo hồ sơ đáp ứng quy định, tránh sai sót.
- Hỗ trợ chọn thời điểm nộp phù hợp, tư vấn bằng cấp kinh nghiệm tương ứng ngành nghề, kiểm tra tính phù hợp với giấy phép kinh doanh.
- Soạn thảo mẫu đơn chuẩn xác, hỗ trợ đăng tin tuyển dụng theo quy định, tiết kiệm thời gian chỉnh sửa.
- Đội ngũ chuyên nghiệp, sẵn sàng giải đáp thắc mắc cả ngoài giờ hành chính, cam kết xử lý hồ sơ nhanh chóng.
- Hỗ trợ mọi quốc tịch (Hàn Quốc, Trung Quốc, Đài Loan, Nhật Bản, Mỹ, châu Âu,…) và đa ngành nghề (xuất nhập khẩu, FDI, trường quốc tế,…).
- Giao nhận hồ sơ tận nơi miễn phí tại nội thành TP.HCM và Hà Nội, xuất hóa đơn VAT theo yêu cầu.
Visa Phương Đông hy vọng rằng những chia sẻ chi tiết về thủ tục gia hạn work permit cho lao động nước ngoài sẽ giúp ích cho Quý Doanh nghiệp. Nếu có bất kỳ câu hỏi nào hoặc muốn tìm hiểu thêm về dịch vụ gia hạn giấy phép lao động, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi qua HOTLINE 1900 63 63 50 để được tư vấn miễn phí!
Bài viết liên quan
