Hướng dẫn toàn diện thủ tục gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài 2025
Gia hạn giấy phép lao động là quy trình pháp lý quan trọng giúp người nước ngoài được tiếp tục làm việc hợp pháp tại Việt Nam khi giấy phép hiện tại sắp hết hạn. Để thực hiện thành công thủ tục gia hạn giấy phép lao động, người lao động cần đáp ứng các điều kiện cụ thể: giấy phép còn hiệu lực ít nhất 5 ngày nhưng không quá 45 ngày, được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và có bằng chứng về việc tiếp tục làm việc theo nội dung đã được cấp phép.
Hồ sơ gia hạn giấy phép lao động cần được chuẩn bị đầy đủ các văn bản theo quy định, bao gồm đơn đề nghị gia hạn, ảnh chân dung, giấy phép lao động hiện tại, văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng, bản sao hộ chiếu, giấy khám sức khỏe và các giấy tờ chứng minh về việc tiếp tục làm việc. Thủ tục gia hạn work permit được thực hiện qua 7 bước chính, từ thông báo tuyển dụng lao động Việt Nam, nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền, chờ xét duyệt trong thời hạn 5 ngày làm việc và ký kết hợp đồng lao động sau khi được gia hạn. Cần lưu ý rằng giấy phép lao động chỉ được gia hạn một lần duy nhất với thời hạn tối đa 2 năm. Việc không tuân thủ các quy định có thể dẫn đến các hình phạt nghiêm trọng, bao gồm phạt tiền và nguy cơ trục xuất khỏi Việt Nam.
Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết về điều kiện, thời hạn, hồ sơ và thủ tục gia hạn, cùng với mẫu đơn đề nghị và một số câu hỏi thường gặp để giúp Quý khách thực hiện quá trình gia hạn giấy phép lao động một cách thuận lợi.
Điều kiện được gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài theo quy định mới nhất
Theo quy định mới nhất tại Điều 16 Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2023/NĐ-CP sửa đổi, người lao động nước ngoài được phép gia hạn giấy phép lao động khi đáp ứng đồng thời các điều kiện sau:
- Giấy phép lao động đã được cấp còn thời hạn ít nhất 5 ngày nhưng không quá 45 ngày
- Có văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài theo quy định tại Điều 4 và Điều 5 Nghị định này
- Có giấy tờ chứng minh người lao động nước ngoài tiếp tục làm việc cho người sử dụng lao động theo đúng nội dung giấy phép lao động đã được cấp
>> Trước khi thực hiện thủ tục gia hạn, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ đăng ký nhu cầu sử dụng người nước ngoài để đảm bảo quá trình xét duyệt diễn ra thuận lợi và không bị trì hoãn.
Thời hạn tối đa của giấy phép lao động được gia hạn là bao lâu?
Một điểm quan trọng cần lưu ý là giấy phép lao động chỉ được gia hạn một lần duy nhất với thời hạn tối đa là 2 năm. Thời hạn cụ thể của giấy phép lao động được gia hạn sẽ căn cứ theo thời hạn của một trong các trường hợp sau đây (quy định tại Điều 10 Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2023/NĐ-CP sửa đổi):
- Thời hạn của hợp đồng lao động dự kiến sẽ ký kết
- Thời hạn của bên nước ngoài cử người lao động nước ngoài sang làm việc tại Việt Nam
- Thời hạn hợp đồng hoặc thỏa thuận ký kết giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài
- Thời hạn hợp đồng hoặc thỏa thuận cung cấp dịch vụ ký kết giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài
- Thời hạn nêu trong văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người lao động nước ngoài vào Việt Nam để đàm phán cung cấp dịch vụ
- Thời hạn đã được xác định trong giấy phép hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp
- Thời hạn trong văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người lao động nước ngoài vào Việt Nam để thành lập hiện diện thương mại của nhà cung cấp dịch vụ đó
- Thời hạn trong văn bản chứng minh người lao động nước ngoài được tham gia vào hoạt động của một doanh nghiệp nước ngoài đã thành lập hiện diện thương mại tại Việt Nam
- Thời hạn trong văn bản chấp thuận sử dụng người lao động nước ngoài trừ trường hợp không phải thực hiện báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng người nước ngoài
Làm thế nào để gia hạn giấy phép lao động thành công? Trọn bộ hồ sơ và quy trình
Quy trình gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài gồm 7 bước chính.
Bước 1. Thông báo tuyển dụng lao động Việt Nam
Trước khi xin gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài, doanh nghiệp cần chứng minh đã tìm kiếm nhân sự Việt Nam nhưng không tuyển được. Cụ thể:
– Thời gian thông báo: Trước ít nhất 15 ngày kể từ ngày dự kiến báo cáo giải trình với Bộ Nội vụ hoặc Sở Nội vụ
– Kênh thông báo tuyển dụng:
- Cổng thông tin điện tử của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội (Cục Việc làm)
- Cổng thông tin điện tử của Trung tâm dịch vụ việc làm do Chủ tịch UBND tỉnh, thành phố quyết định thành lập
Nội dung thông báo tuyển dụng cần bao gồm:
- Vị trí và chức danh công việc
- Mô tả công việc chi tiết
- Số lượng nhân sự cần tuyển
- Yêu cầu về trình độ, kinh nghiệm
- Mức lương
- Thời gian và địa điểm làm việc
Sau khi không tuyển được người lao động Việt Nam vào các vị trí đã đăng tuyển, người sử dụng lao động mới có thể tiến hành xác định nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài.
Bước 2. Giải trình và xin chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài
Trước khi nộp hồ sơ gia hạn giấy phép lao động, doanh nghiệp phải được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận về nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài.
Hồ sơ xin chấp thuận nhu cầu tuyển dụng lao động nước ngoài khi gia hạn giấy phép lao động bao gồm:
– Công văn đăng ký nhu cầu tuyển dụng:
- Báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài (Mẫu số 01/PLI)
- Mẫu giải trình thay đổi nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài (Mẫu số 02/PLI)
– Giấy giới thiệu hoặc giấy ủy quyền (nếu người đi nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp)
Thời gian xử lý: 15 ngày làm việc kể từ ngày nộp đủ hồ sơ
Sau khi nhận được văn bản thông báo chấp thuận vị trí công việc sử dụng người lao động nước ngoài, doanh nghiệp sẽ bổ sung bản gốc văn bản này vào hồ sơ gia hạn giấy phép lao động. Để chuẩn bị các tài liệu cần thiết, Quý khách có thể tham khảo mẫu công văn chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài để đảm bảo thực hiện đúng thủ tục.
Bước 3. Nộp hồ sơ gia hạn giấy phép lao động đúng thời hạn
Thời điểm nộp hồ sơ: Trước ít nhất 5 ngày nhưng không quá 45 ngày trước ngày giấy phép lao động hết hạn
Nơi nộp hồ sơ: Bộ Nội vụ hoặc Sở Nội vụ đã cấp giấy phép lao động đó
Thành phần hồ sơ gia hạn giấy phép lao động bao gồm:
– Văn bản đề nghị xin cấp giấy phép lao động (Mẫu số 11/PLI)
– Giấy phép kinh doanh của doanh nghiệp
– Giấy chứng nhận đầu tư (nếu có)
– Lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận người lao động nước ngoài không phải người phạm tội hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự:
– Được cấp không quá 6 tháng, kể từ ngày cấp đến ngày nộp hồ sơ
– Đã được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật nếu là giấy tờ do nước ngoài cấp
- 2 ảnh màu kích thước 4x6cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính màu và ảnh chụp không quá 6 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ
- Hộ chiếu còn hạn sử dụng
- Giấy khám sức khỏe do cơ quan tổ chức y tế có thẩm quyền của nước ngoài hoặc của Việt Nam cấp
>> Để tiết kiệm thời gian và đảm bảo hồ sơ không bị trả lại, doanh nghiệp nên tìm hiểu kỹ về phí làm giấy phép lao động cho người nước ngoài cũng như các yêu cầu về giấy khám sức khỏe để chuẩn bị đầy đủ trước khi nộp hồ sơ.
– Giấy tờ chứng minh trình độ chuyên môn phù hợp với vị trí công việc:
- Đã được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng
- Đối với chuyên gia: bằng đại học trở lên và văn bản xác nhận kinh nghiệm làm việc từ đủ 3 năm trở lên
- Đối với lao động kỹ thuật: chứng chỉ đào tạo ít nhất 1 năm và văn bản xác nhận kinh nghiệm làm việc từ đủ 3 năm trở lên, hoặc văn bản xác nhận kinh nghiệm làm việc từ đủ 5 năm trở lên
– Điều lệ và quyết định bổ nhiệm (trong trường hợp người lao động là nhà quản lý/giám đốc điều hành)
– Các giấy tờ liên quan đến người lao động nước ngoài (trừ trường hợp người lao động nước ngoài quy định tại điểm a khoản 1 Điều 2 Nghị định 152/2020/NĐ-CP)
Giấy tờ kèm theo bắt buộc: Hồ sơ cần kèm theo văn bản thông báo của Sở Nội vụ về vị trí công việc được Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh chấp thuận sử dụng người lao động nước ngoài, hoặc văn bản của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định việc nhà thầu được tuyển người lao động nước ngoài vào các vị trí công việc không tuyển được người lao động Việt Nam.
Quý doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ giấy phép lao động online trên Cổng Dịch vụ công của tỉnh/thành phố nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc. Hồ sơ cần được nộp tối thiểu 15 ngày trước ngày người lao động nước ngoài dự kiến bắt đầu làm việc. Sau đó, cơ quan chức năng có thể yêu cầu nộp hồ sơ gốc để đối chiếu.
Địa chỉ nộp hồ sơ work permit tại một số tỉnh thành lớn:
- Thành phố Hồ Chí Minh: 86B Đường Lê Thánh Tôn, Bến Nghé, Quận 1, Hồ Chí Minh
- Long An: 19 Trần Hưng Đạo, Phường 1, Tân An, Long An
- Bình Dương: 3M4J+JVX Trung tâm hành chính, Tháp A, TP.Thủ Dầu Một, Bình Dương
- Đồng Nai: Số 2 đường Nguyễn Văn Trị, phường Thanh Bình, TP.Biên Hòa, Đồng Nai
- Hà Nội: 18 Lê Thánh Tông, Phan Chu Trinh, Hoàn Kiếm, Hà Nội
Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, người nộp sẽ thanh toán chi phí gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài và nhận giấy hẹn trả kết quả. Trường hợp hồ sơ chưa đạt yêu cầu, người nộp sẽ được hướng dẫn bổ sung các tài liệu còn thiếu.
Bước 4. Nhận kết quả gia hạn giấy phép lao động
Thời gian xử lý: Trong thời hạn 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị gia hạn, Bộ Nội vụ hoặc Sở Nội vụ sẽ xem xét và gia hạn giấy phép lao động.
Trường hợp không được gia hạn giấy phép lao động, cơ quan có thẩm quyền sẽ có văn bản trả lời và nêu rõ lý do từ chối.
Bước 5. Ký kết hợp đồng lao động sau khi gia hạn
Sau khi người lao động nước ngoài được gia hạn giấy phép lao động, người sử dụng lao động và người lao động nước ngoài phải ký kết hợp đồng lao động bằng văn bản theo quy định của pháp luật lao động Việt Nam. Việc ký kết hợp đồng phải được thực hiện trước ngày dự kiến tiếp tục làm việc cho người sử dụng lao động.
Bước 6. Gửi hợp đồng lao động cho cơ quan chức năng
Thời hạn nộp: Trong thời hạn 5 ngày làm việc kể từ ngày ký kết hợp đồng lao động
Người sử dụng lao động phải gửi hợp đồng lao động đã ký kết (bản gốc hoặc bản sao có chứng thực) tới cơ quan có thẩm quyền đã gia hạn giấy phép lao động đó.
Bước 7. Xin cấp thẻ tạm trú theo thời hạn mới của giấy phép
Bước cuối cùng trong quy trình là xin cấp thẻ tạm trú cho người lao động nước ngoài theo thời hạn của giấy phép lao động mới được gia hạn. Thời gian tối đa của thẻ tạm trú cũng là 2 năm, tương ứng với thời hạn tối đa của giấy phép lao động gia hạn.
Quy trình gia hạn giấy phép lao động phức tạp với nhiều yêu cầu nghiêm ngặt về hồ sơ và thủ tục? Visa Phương Đông với hơn 6 năm kinh nghiệm chuyên sâu sẽ giúp Quý Doanh nghiệp xử lý mọi thủ tục nhanh chóng và hiệu quả.
- Tư vấn miễn phí về điều kiện và quy trình
- Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo quy định mới nhất
- Theo dõi tiến độ hồ sơ liên tục
- Dịch vụ làm thẻ tạm trú sau khi gia hạn
Mẫu đơn đề nghị gia hạn giấy phép lao động mới nhất
Mẫu số 11/PLI là mẫu đơn đề nghị gia hạn giấy phép lao động chính thức dành cho người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam. Mẫu này được ban hành kèm theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2023/NĐ-CP.
Câu hỏi thường gặp khi gia hạn giấy phép lao động và giải đáp chi tiết
Hết hạn giấy phép lao động có thể xin gia hạn được không?
Nộp hồ sơ xin gia hạn giấy phép lao động khi nào?
Quá hạn giấy phép lao động bị phạt thế nào?
Gia hạn work permit có phải ký lại hợp đồng lao động không?
Dịch vụ gia hạn giấy phép lao động uy tín, chuyên nghiệp
Quy trình gia hạn giấy phép lao động có thể gây nhiều khó khăn, tốn thời gian cho doanh nghiệp và đòi hỏi kiến thức pháp lý chuyên sâu. Dịch vụ gia hạn giấy phép lao động của Visa Phương Đông với hơn 6 năm kinh nghiệm, sẵn sàng hỗ trợ Quý Doanh nghiệp xử lý nhanh chóng các thủ tục phức tạp.
Dịch vụ gia hạn giấy phép lao động của Visa Phương Đông bao gồm:
- Tư vấn miễn phí về điều kiện và quy trình gia hạn giấy phép lao động
- Chuẩn bị hồ sơ chính xác, đầy đủ theo quy định mới nhất
- Theo dõi hồ sơ và cập nhật tiến độ liên tục
- Cam kết thời gian xử lý và giao kết quả đúng hạn
- Báo phí trọn gói ngay từ đầu, cam kết không phát sinh phí ẩn
- Bảo mật thông tin và tài liệu của Quý khách hàng
>> Đối với các trường hợp đặc biệt như giấy phép lao động cho lao động kỹ thuật, giám đốc công ty, lao động kỹ thuật hoặc các ngành nghề chuyên biệt, chúng tôi cũng có dịch vụ tư vấn riêng để đáp ứng nhu cầu cụ thể của từng đối tượng.
Visa Phương Đông hy vọng rằng những chia sẻ chi tiết về thủ tục gia hạn work permit cho lao động nước ngoài sẽ giúp ích cho Quý Doanh nghiệp. Nếu có bất kỳ câu hỏi nào hoặc muốn tìm hiểu thêm về dịch vụ gia hạn giấy phép lao động, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi qua HOTLINE 1900 63 63 50 để được tư vấn miễn phí! miễn phí!
Bài viết liên quan
