Hướng dẫn cách nộp hồ sơ trực tuyến giấy phép lao động 2025 từ A-Z
Quy trình nộp hồ sơ trực tuyến work permit (giấy phép lao động) đã trở thành thủ tục hành chính thiết yếu cho người lao động nước ngoài tại Việt Nam. Việc làm giấy phép lao động cho người nước ngoài thông qua hình thức điện tử không chỉ đơn giản hóa quy trình mà còn nâng cao hiệu quả xử lý hồ sơ. Theo khung pháp lý hiện hành, 5 nhóm đối tượng được phép thực hiện thủ tục online, bao gồm người lao động nước ngoài, tổ chức sử dụng lao động và các cơ quan thẩm quyền như Cục Việc làm, Chủ tịch UBND các tỉnh/thành, Sở Nội vụ và Ban Quản lý các khu công nghiệp.
Hồ sơ điện tử cần bao gồm các tài liệu thiết yếu như giấy chứng nhận sức khỏe có giá trị 12 tháng, lý lịch tư pháp (hiệu lực 6 tháng), hộ chiếu và visa (bản chứng thực), ảnh chân dung, hợp đồng lao động và chứng nhận chuyên môn. Các văn bản này cần được số hóa và tải lên hệ thống cổng dịch vụ công tỉnh/thành phố nơi người lao động dự kiến làm việc.
Quy trình ba bước gồm đăng ký tài khoản, truy cập hệ thống nộp hồ sơ và theo dõi kết quả xử lý giúp tối ưu hóa thời gian và nguồn lực. Trong trường hợp cần gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài đã hết hạn, quy trình này cũng được áp dụng với một số điều chỉnh phù hợp. Hệ thống trực tuyến hỗ trợ khả năng truy xuất thông tin, giám sát tiến độ và tương tác với cơ quan chức năng khi cần điều chỉnh hồ sơ. Hãy theo dõi các phần tiếp theo để nắm chi tiết về đối tượng được phép nộp hồ sơ online, danh sách giấy tờ cần chuẩn bị và quy trình ba bước nộp hồ sơ một cách chính xác, hiệu quả.
5 đối tượng được phép nộp hồ sơ online work permit theo quy định mới nhất
Theo quy định tại Điều 2 Thông tư 23/2017/TT-BLĐTBXH có 5 đối tượng chính được phép nộp hồ sơ online work permit bao gồm:
- Người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam (theo Khoản 1 Điều 2 Nghị định 11/2016/NĐ-CP).
- Doanh nghiệp/tổ chức sử dụng lao động nước ngoài (theo Khoản 2 Điều 2 Nghị định 11/2016/NĐ-CP).
- Các cơ quan có thẩm quyền chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài:
- Cục Việc làm (Bộ Nội vụ)
- Chủ tịch UBND tỉnh/thành phố trực thuộc Trung ương
- Sở Nội vụ
- Ban Quản lý các khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế và khu công nghệ cao (trong trường hợp được ủy quyền)
- Cơ quan cấp giấy phép lao động theo Điều 3 Thông tư 40/2016/TT-BLĐTBXH.
- Các cơ quan, tổ chức và cá nhân có liên quan khác.
>> Tùy vào địa phương nơi người lao động nước ngoài làm việc, các quy định và thủ tục có thể có sự khác biệt nhất định. Nếu doanh nghiệp đang hoạt động tại Bình Dương, Quý khách có thể tham khảo thêm thủ tục làm giấy phép lao động tại Bình Dương để nắm rõ các yêu cầu đặc thù của địa phương này.
Danh sách đầy đủ giấy tờ cần chuẩn bị khi nộp hồ sơ trực tuyến giấy phép lao động
Quy định về hồ sơ xin giấy phép lao động online theo Điều 5 Thông tư 23/2017/TT-BLĐTBXH bao gồm:
– Hồ sơ cấp phép lao động cho người nước ngoài bao gồm tờ khai và các giấy tờ kèm theo phải tuân thủ quy định về giao dịch điện tử và quản lý lao động nước ngoài tại Việt Nam.
– Đối với các giấy tờ kèm theo dạng bản giấy, người sử dụng lao động cần chuyển đổi sang định dạng điện tử:
- PDF (portable document format)
- DOC/DOCX (document)
- JPG (joint photographic experts group)
– Việc chuyển đổi cần đảm bảo hai yêu cầu:
- Phản ánh toàn vẹn nội dung của chứng từ giấy
- Được chuyển từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử
– Hiệu lực pháp lý của tài liệu điện tử sẽ hết hiệu lực khi chứng từ giấy gốc hết giá trị pháp lý.
>> Một trong những giấy tờ quan trọng trong bộ hồ sơ là giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc. Đối với người lao động nước ngoài thuộc diện chuyên gia, giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc là minh chứng không thể thiếu để chứng minh năng lực chuyên môn và kinh nghiệm trong lĩnh vực hoạt động.
Quy trình 3 bước nộp hồ sơ online work permit nhanh chóng, hiệu quả
Quy trình nộp hồ sơ online work permit cho người lao động nước ngoài gồm 3 bước:
Bước 1. Đăng ký tài khoản
– Truy cập vào Cổng Dịch vụ công thuộc tỉnh/thành nơi người lao động nước ngoài sẽ làm việc, như:
- Cổng Dịch vụ công TP.HCM
- Cổng Dịch vụ công tỉnh Long An
- Cổng Dịch vụ công tỉnh Bình Dương
- Cổng Dịch vụ công tỉnh Đồng Nai
- Cổng Dịch vụ công Hà Nội
Bài viết sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình nộp hồ sơ xin giấy phép lao động trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công TP.HCM. Quy trình này cũng áp dụng tương tự cho các tỉnh thành khác trên cả nước.
- Nhấn chọn nút “Đăng ký” tài khoản
- Hoàn thành form đăng ký tài khoản với các thông tin yêu cầu
>> Đối với doanh nghiệp đang hoạt động tại Long An, quy trình có một số đặc thù riêng. Để thực hiện làm work permit cho người nước ngoài ở Long An hiệu quả, Quý khách cần lưu ý một số yêu cầu bổ sung từ Sở Nội vụ tỉnh Long An.
Bước 2. Truy cập hệ thống và tiến hành nộp hồ sơ
- Tìm kiếm và chọn dịch vụ:
- Nhập “cấp giấy phép lao động” vào ô tìm kiếm
- Chọn “Nộp trực tuyến” của tên thủ tục “Cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài”
- Điền thông tin hồ sơ:
- Thông tin người nộp hồ sơ
- Thông tin doanh nghiệp/tổ chức sử dụng lao động nước ngoài
- Thông tin người lao động nước ngoài
Sau đó chọn “Tiếp tục” để qua mục mới.
- Tải lên hồ sơ yêu cầu:
Tải đầy đủ các tài liệu cần thiết, bao gồm:
– Văn bản đề nghị cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài (mẫu số 11/PLI).
– Giấy chứng nhận sức khỏe hoặc giấy khám sức khỏe do cơ quan, tổ chức y tế có thẩm quyền của nước ngoài hoặc của Việt Nam cấp có giá trị trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày ký kết luận sức khỏe đến ngày nộp hồ sơ.
– Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận người lao động không thuộc trường hợp đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự được cấp không quá 6 tháng, kể từ ngày cấp đến ngày nộp hồ sơ.
– 2 ảnh thẻ 4x6cm nền trắng, không đeo kính, được chụp không quá 6 tháng.
– Bản sao có chứng thực hộ chiếu còn giá trị theo quy định của pháp luật.
– Các giấy tờ liên quan đến người lao động nước ngoài trừ trường hợp người lao động nước ngoài quy định tại điểm a khoản 1 Điều 2 Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2023/NĐ-CP sửa đổi.
– Văn bản chứng minh vị trí công việc đối với nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật, có đầy đủ các giấy tờ chứng minh theo quy định tại khoản 3, 4, 5, 6 Điều 3 Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2023/NĐ-CP sửa đổi:
- Giấy tờ chứng minh là nhà quản lý và giám đốc điều hành bao gồm 3 loại:
- Điều lệ công ty hoặc quy chế hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy chứng nhận thành lập hoặc quyết định thành lập hoặc giấy tờ khác có giá trị pháp lý tương đương.
- Nghị quyết hoặc Quyết định bổ nhiệm của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
- Giấy tờ chứng minh là chuyên gia và lao động kỹ thuật bao gồm 2 loại:
- Văn bằng hoặc chứng chỉ hoặc giấy chứng nhận.
- Văn bản xác nhận của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp tại nước ngoài về số năm kinh nghiệm của chuyên gia, lao động kỹ thuật hoặc giấy phép lao động đã được cấp hoặc xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động đã được cấp.
– Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài trừ những trường hợp không phải xác định nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài.
>> Để đảm bảo hồ sơ đầy đủ và đúng quy định, Quý khách cần có văn bản chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Đây là một trong những tài liệu quan trọng quyết định đến việc hồ sơ có được phê duyệt hay không.
Kiểm tra kỹ toàn bộ hồ sơ trước khi nhấn “Tiếp tục” để chuyển sang bước kế tiếp.
Lưu ý: Thành phần hồ sơ có thể khác nhau tùy từng trường hợp cụ thể. Quý khách có thể liên hệ với Visa Phương Đông qua HOTLINE 1900 63 63 50 để được hỗ trợ miễn phí.
- Thanh toán phí và nộp hồ sơ
– Chọn hình thức thanh toán
– Đề nghị cá nhân/doanh nghiệp/cơ sở lựa chọn chọn loại biên lai:
- Xuất biên lai cho cá nhân
- Xuất biên lai cho doanh nghiệp/cơ sở
– Tích chọn “Tôi chắc chắn rằng các thông tin khai báo trên là đúng sự thật và đồng ý chịu trách nhiệm trước pháp luật về lời khai trên”
– Nhập “Mã xác nhận”
– Cuối cùng chọn “Nộp hồ sơ”
>> Một khâu quan trọng trong quá trình làm giấy phép lao động là việc khám sức khỏe. Để đảm bảo giấy chứng nhận sức khỏe hợp lệ, người lao động nước ngoài cần đến các bệnh viện khám sức khỏe cho người nước ngoài được Bộ Y tế cấp phép thực hiện khám sức khỏe cho người nước ngoài.
Bước 3. Theo dõi kết quả
Sau khi hoàn tất việc nộp hồ sơ xin giấy phép lao động trực tuyến, doanh nghiệp cần chờ cơ quan chức năng tiếp nhận và xử lý. Trong quá trình này, có thể phát sinh yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ hoặc nhận kết quả cuối cùng của thủ tục xin cấp giấy phép lao động online.
Trong trường hợp giấy phép lao động đã được cấp nhưng bị mất, hư hỏng hoặc cần thay đổi nội dung, người lao động nước ngoài cần thực hiện thủ tục cấp lại giấy phép lao động. Quy trình này cũng được thực hiện online tương tự như cấp mới, nhưng yêu cầu hồ sơ sẽ đơn giản hơn.
>> Mời Quý khách xem thêm:
- Làm giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Đồng Nai – Hướng dẫn chi tiết về quy trình và yêu cầu đặc thù khi xin work permit tại tỉnh Đồng Nai
- Xin giấy phép lao động tại Hà Nội – Thông tin cập nhật về quy định và thủ tục nộp hồ sơ online tại thủ đô
Trên đây là hướng dẫn chi tiết cách nộp hồ sơ trực tuyến giấy phép lao động cho người nước ngoài từ Visa Phương Đông. Nếu cần hỗ trợ hoặc muốn sử dụng dịch vụ xin giấy phép lao động, liên hệ ngay HOTLINE 1900 63 63 50 để được tư vấn chi tiết!
Bài viết liên quan
