Cập nhật hồ sơ và thủ tục gia hạn work permit cho người nước ngoài
Khi giấy phép lao động của lao động nước ngoài sắp hết hạn, nhiều doanh nghiệp thắc mắc liệu work permit có thể gia hạn không? Câu trả lời là hoàn toàn có thể! Bài viết này, Visa Phương Đông sẽ cung cấp thông tin chi tiết về quy trình gia hạn giấy phép lao động, giúp Quý Doanh nghiệp có thể giữ chân nguồn nhân lực chất lượng cao theo đúng quy định của pháp luật.
Điều kiện gia hạn giấy phép lao động
Theo quy định tại Điều 16 Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2023/NĐ-CP sửa đổi, điều kiện để người lao động nước ngoài được phép gia hạn giấy phép lao động là:
- Giấy phép lao động đã được cấp còn thời hạn ít nhất 5 ngày nhưng không quá 45 ngày
- Được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài quy định tại Điều 4 hoặc Điều 5 Nghị định này
- Giấy tờ chứng minh người lao động nước ngoài tiếp tục làm việc cho người sử dụng lao động theo nội dung giấy phép lao động đã được cấp
Thời hạn của giấy phép lao động được gia hạn là bao lâu?
Thời hạn của giấy phép lao động được gia hạn theo thời hạn của một trong các trường hợp quy định tại Điều 10 Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2023/NĐ-CP sửa đổi. Tuy nhiên, giấy phép lao động chỉ được gia hạn một lần với thời hạn tối đa là 02 năm.
- Thời hạn của hợp đồng lao động dự kiến sẽ ký kết
- Thời hạn của bên nước ngoài cử người lao động nước ngoài sang làm việc tại Việt Nam
- Thời hạn hợp đồng hoặc thỏa thuận ký kết giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài
- Thời hạn hợp đồng hoặc thỏa thuận cung cấp dịch vụ ký kết giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài
- Thời hạn nêu trong văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người lao động nước ngoài vào Việt Nam để đàm phán cung cấp dịch vụ
- Thời hạn đã được xác định trong giấy phép hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp
- Thời hạn trong văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người lao động nước ngoài vào Việt Nam để thành lập hiện diện thương mại của nhà cung cấp dịch vụ đó
- Thời hạn trong văn bản chứng minh người lao động nước ngoài được tham gia vào hoạt động của một doanh nghiệp nước ngoài đã thành lập hiện diện thương mại tại Việt Nam
- Thời hạn trong văn bản chấp thuận sử dụng người lao động nước ngoài trừ trường hợp không phải thực hiện báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng
Hồ sơ gia hạn giấy phép lao động
Căn cứ vào Điều 17 Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2023/NĐ-CP sửa đổi, hồ sơ gia hạn giấy phép lao động cho nhân sự nước ngoài làm việc tại Việt Nam có những yêu cầu riêng biệt cho từng bước trong quy trình. Để hỗ trợ Quý Doanh nghiệp nắm rõ thông tin và chuẩn bị đầy đủ, Visa Phương Đông xin chia sẻ chi tiết về bộ hồ sơ cần thiết cho từng bước cụ thể như sau:
Hồ sơ đăng ký tuyển dụng lao động Việt Nam
Hồ sơ đăng ký tuyển dụng lao động Việt Nam có sự khác nhau tùy theo tỉnh/thành phố. Nhằm hỗ trợ Quý doanh nghiệp trong quá trình chuẩn bị hồ sơ, dưới đây là hướng dẫn chi tiết về hồ sơ cần chuẩn bị khi đăng ký tuyển dụng và quy trình đăng ký trên Cổng thông tin điện tử của Trung tâm dịch vụ việc làm tại một số địa phương.
STT | Tỉnh/Thành phố | Hồ sơ cần chuẩn bị | Tham khảo quy trình đăng tuyển |
1 | TP.Hồ Chí Minh | Giấy phép kinh doanh bản scan gốc, bản sao y công chứng hoặc bản sao y đóng mọc treo công ty và logo công ty Công văn về việc tuyển dụng có ký tên đóng dấu của người sử dụng lao động dưới dạng file PDF | Quy trình đăng tuyển trên trang việc làm TP.Hồ Chí Minh |
2 | Long An | Đăng ký và đăng tuyển trên trang tuyển dụng việc làm | Quy trình đăng tuyển trên trang việc làm Long An |
3 | Bình Dương | Công văn đề nghị tuyển dụng nộp tại Trung tâm việc làm tỉnh Bình Dương | Quy trình đăng tuyển trên trang việc làm Bình Dương |
4 | Hà Nội | Đăng ký và đăng tuyển trên trang tuyển dụng việc làm | Quy trình đăng tuyển trên trang việc làm Hà Nội |
Hồ sơ xin chấp thuận nhu cầu tuyển dụng lao động nước ngoài
- Bản sao y đăng ký kinh doanh
- Báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này
- Giấy giới thiệu/giấy ủy quyền (nếu người đi nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp)
>> Visa Phương Đông đã có bài viết hướng dẫn điền Mẫu số 01/PLI, mời Quý khách tham khảo.
Hồ sơ gia hạn giấy phép lao động
- Văn bản đề nghị gia hạn giấy phép lao động của người sử dụng lao động theo Mẫu số 11/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này. Quý khách có thể xem thêm bài viết hướng dẫn điền Mẫu số 11/PLI để có thể cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết.
- 2 ảnh thẻ 4x6cm, nền trắng, không đeo kính, ảnh chụp không quá 6 tháng
- Giấy phép lao động còn thời hạn đã được cấp
- Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài trừ những trường hợp không phải xác định nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài
- Bản sao có chứng thực hộ chiếu hoặc bản sao hộ chiếu có xác nhận của người sử dụng lao động còn giá trị theo quy định của pháp luật
- Giấy chứng nhận sức khỏe hoặc giấy khám sức khỏe theo quy định tại khoản 2 Điều 9 Nghị định này
- Một trong các giấy tờ quy định tại khoản 8 Điều 9 Nghị định này chứng minh người lao động nước ngoài tiếp tục làm việc cho người sử dụng lao động theo nội dung giấy phép lao động đã được cấp trừ trường hợp người lao động nước ngoài làm việc theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 2 Nghị định này
- Giấy tờ quy định tại các khoản 3, 4, 6 và 7 Điều này là 1 bản gốc hoặc bản sao có chứng thực, nếu của nước ngoài thì phải hợp pháp hóa lãnh sự và phải dịch ra tiếng Việt và công chứng hoặc chứng thực trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi có lại hoặc theo quy định của pháp luật
- Và tùy vào từng trường hợp cụ thể có thể phát sinh thêm một số giấy tờ khác như: Quyết định bổ nhiệm, bằng cấp, kinh nghiệm làm việc, điều lệ công ty,…
Thủ tục gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài
Thủ tục gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài được quy định tại Điều 11 Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2023/NĐ-CP sửa đổi thực hiện qua các bước sau:
Bước 1. Thông báo tuyển dụng lao động Việt Nam
Từ ngày 01 tháng 01 năm 2024, người sử dụng lao động thông báo tuyển dụng người lao động Việt Nam vào các vị trí dự kiến tuyển dụng người lao động nước ngoài được thực hiện trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội (Cục Việc làm) hoặc Cổng thông tin điện tử của Trung tâm dịch vụ việc làm do Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương trong thời gian ít nhất 15 ngày kể từ ngày dự kiến báo cáo giải trình với Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc.
Nội dung thông báo tuyển dụng bao gồm: vị trí và chức danh công việc, mô tả công việc, số lượng, yêu cầu về trình độ, kinh nghiệm, mức lương, thời gian và địa điểm làm việc.
Sau khi không tuyển được người lao động Việt Nam vào các vị ví tuyển dụng người lao động nước ngoài, người sử dụng lao động có trách nhiệm xác định nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài.
Bước 2. Xin chấp thuận nhu cầu tuyển dụng lao động nước ngoài
Trước ít nhất 15 ngày trước ngày nộp hồ sơ xin gia hạn giấy phép lao động cho nhân sự nước ngoài, người sử dụng lao động phải nộp văn bản xin chấp thuận nhu cầu tuyển dụng lao động nước ngoài. Thời hạn giải quyết là 15 ngày làm việc đối với hồ sơ nộp trực tiếp, 12 ngày làm việc đối với hồ sơ nộp qua mạng.
Bước 3. Nộp hồ sơ gia hạn giấy phép lao động
Trước ít nhất 5 ngày nhưng không quá 45 ngày trước ngày giấy phép lao động hết hạn, người sử dụng lao phải nộp hồ sơ đề nghị gia hạn giấy phép lao động cho Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội đã cấp giấy phép lao động đó.
Bước 4. Nhận kết quả gia hạn giấy phép lao động
Trong thời hạn 5 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị gia hạn giấy phép lao động, Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội gia hạn giấy phép lao động. Trường hợp không gia hạn giấy phép lao động thì có văn bản trả lời và nêu rõ lý do.
Bước 5. Ký kết hợp đồng lao động với người đăng ký gia hạn giấy phép lao động
Đối với người lao động nước ngoài theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 2 Nghị định này, sau khi được gia hạn giấy phép lao động thì người sử dụng lao động và nhân sự nước ngoài phải ký kết hợp đồng lao động bằng văn bản theo quy định của luật pháp lao động Việt Nam trước ngày dự kiến tiếp tục làm việc cho người sử dụng lao động.
Bước 6. Gửi bản sao giấy phép lao động và bản sao hợp đồng lao động đã ký kết đến Sở Lao động – Thương binh và Xã hội
Trong thời hạn 5 ngày làm việc, kể từ ngày ký kết hợp đồng lao động, người sử dụng lao động phải gửi hợp đồng lao động đã ký kết theo yêu cầu tới cơ quan có thẩm quyền đã gia hạn giấy phép lao động đó. Hợp đồng lao động là bản gốc hoặc bản sao có chứng thực.
Địa chỉ nộp hồ sơ gia hạn giấy phép lao động
Nộp hồ sơ gia hạn giấy phép lao động trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công ứng với từng tỉnh/thành phố mà người lao động nước ngoài sẽ làm việc. Sau đó có thể yêu cầu nộp hồ sơ gốc lên Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Ủy ban nhân dân tùy thuộc vào quy định của từng tỉnh/thành phố.
Thời gian xét duyệt hồ sơ gia hạn work permit
Thời gian xử lý hồ sơ gia hạn giấy phép lao động là 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo quy định.
Lệ phí gia hạn work permit là bao nhiêu?
Mức thu lệ phí
Theo hướng dẫn tại Quyết định số 526/QĐ-LĐTBXH năm 2021, nếu xin gia hạn giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài tại Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội thì sẽ không phải nộp lệ phí.
Trường hợp xin gia hạn giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài tại Sở Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc đơn vị được Sở Lao động – Thương binh và Xã hội ủy quyền, người sử dụng lao động nước ngoài sẽ phải mất lệ phí.
Cụ thể theo Khoản 4 Điều 3 Thông tư số 85/2019/TT-BTC, sửa đổi bổ sung bởi Thông tư 106/2021/TT-BTC thì lệ phí gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài làm việc tại Việt Nam (đối với cấp phép do cơ quan địa phương thực hiện) thuộc danh mục các khoản lệ phí thuộc thẩm quyền của Hội đồng nhân dân cấp tỉnh. Căn cứ điều kiện kinh tế – xã hội tại địa phương nơi phát sinh hoạt động cung cấp dịch vụ, thu phí, lệ phí, Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quy định mức thu phí, lệ phí phù hợp.
Đối tượng nộp lệ phí
Người sử dụng lao động khi làm thủ tục hành chính về cấp gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài làm việc trên địa bàn.
Mức lệ phí tại một số tỉnh/thành phố
STT | Tỉnh/Thành phố | Mức lệ phí (VND) | Căn cứ pháp lý |
1 | TP.Hồ Chí Minh | 450.000 | Nghị quyết 09/2022/NQ-HĐND |
2 | Long An | 450.000 Giảm 50% lệ phí khi nộp hồ sơ trực tuyến | Quyết định 16/2024/QĐ-UBND |
3 | Bình Dương | 450.000 | Nghị quyết 09/2023/NQ-HĐND |
4 | Đồng Nai | 225.000 | Nghị quyết 19/2023/NQ-HĐND |
5 | Hà Nội | 450.000 Khi nộp hồ sơ gia hạn giấy phép lao động qua mạng (dịch vụ công mức 3) mức phí: 250.000 | Nghị quyết 13/2021/NQ-HĐND |
Câu hỏi thường gặp về gia hạn giấy phép lao động
Gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài là gì?
Gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài là thủ tục kéo dài thời hạn được phép làm việc tại Việt Nam cho lao động nước ngoài và chỉ được gia hạn 1 lần duy nhất với thời hạn tối đa là 2 năm.
Hết hạn giấy phép lao động có thể xin gia hạn được không?
Có. Khi sắp hết thời hạn giấy phép lao động, nếu người nước ngoài vẫn có nhu cầu tiếp tục làm việc tại Việt Nam thì doanh nghiệp, tổ chức có lao động nước ngoài phải làm thủ tục gia hạn giấy phép lao động.
Nộp hồ sơ xin gia hạn giấy phép lao động khi nào?
Doanh nghiệp phải nộp hồ sơ xin gia hạn giấy phép lao động trước thời gian hết hạn giấy phép tối thiểu 5 ngày và tối đa 45 ngày. Quá thời hạn mà đơn vị sử dụng lao động chưa kịp gia hạn giấy phép thì phải thực hiện thủ tục xin cấp giấy phép lao động mới.
Quá hạn giấy phép lao động bị phạt thế nào?
Nếu doanh nghiệp vẫn tiếp tục sử dụng người lao động nước ngoài sau khi giấy phép lao động hết hạn và không gia hạn kịp thời có thể bị phạt tiền tối đa lên đến 75.000.000 VND và người lao động nước ngoài sẽ có nguy cơ bị trục xuất về nước.
Gia hạn work permit có phải ký lại hợp đồng lao động không?
Trong trường hợp hợp đồng lao động có thời hạn bằng với giấy phép lao động cũ, khi xin gia hạn giấy phép lao động, doanh nghiệp và người lao động cần ký lại hợp đồng lao động.
Visa Phương Đông hy vọng rằng những chia sẻ chi tiết về thủ tục gia hạn work permit cho lao động nước ngoài sẽ giúp ích cho Quý Doanh nghiệp. Nếu có bất kỳ câu hỏi nào hoặc muốn tìm hiểu thêm về phí dịch vụ gia hạn giấy phép lao động, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi qua HOTLINE 1900 63 63 50 để được tư vấn miễn phí!