Thủ tục xin công văn chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài mới nhất 2025
Quá trình xin công văn chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài tại Việt Nam đòi hỏi doanh nghiệp tuân thủ một quy trình pháp lý cụ thể với nhiều yêu cầu nghiêm ngặt. Văn bản chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài – do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành – là điều kiện tiên quyết để tổ chức, doanh nghiệp có thể hợp pháp hóa việc sử dụng nhân sự quốc tế tại các vị trí đặc thù mà lao động nội địa chưa đáp ứng được. Quy trình này bao gồm việc chuẩn bị hồ sơ giải trình nhu cầu (theo mẫu 01/PLI hoặc 02/PLI), nộp đến cơ quan có thẩm quyền như Ban quản lý khu công nghiệp, Sở Nội vụ hoặc Cục Việc làm tùy thuộc vào loại hình và vị trí địa lý của tổ chức. Yêu cầu nộp hồ sơ trước 15 ngày kể từ thời điểm dự kiến sử dụng lao động nước ngoài và thời gian xử lý hồ sơ là 10 ngày làm việc. Điều quan trọng cần lưu ý là không phải mọi trường hợp đều cần thực hiện thủ tục này. Pháp luật quy định một số đối tượng được miễn trừ và việc nắm rõ các trường hợp này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình tuyển dụng và sử dụng nhân sự quốc tế.
Trong các phần tiếp theo, Visa Phương Đông sẽ cung cấp thông tin chi tiết về định nghĩa công văn chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài, điều kiện cần đáp ứng, cấu trúc hồ sơ chuẩn, quy trình nộp, thời gian xử lý và các trường hợp được miễn trừ thủ tục này. Hãy tiếp tục đọc để nắm vững toàn bộ quy trình quan trọng này.
Công văn chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài là gì và tại sao cần thiết?
Công văn chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp, cho phép doanh nghiệp được phép sử dụng lao động là người nước ngoài làm việc cho từng vị trí cụ thể.
Văn bản chấp thuận này là bước đầu tiên và bắt buộc trong quy trình tuyển dụng nhân sự nước ngoài, đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính pháp lý cho người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam.
>> Sau khi có công văn chấp thuận, Quý khách sẽ cần đề nghị cấp mới giấy phép lao động theo mẫu số 11/PLI để người lao động nước ngoài có thể làm việc hợp pháp tại Việt Nam.
3 điều kiện bắt buộc để được phép sử dụng lao động nước ngoài tại Việt Nam
Căn cứ theo Điều 152 Bộ luật Lao động 2019 quy định về điều kiện để được phép sử dụng lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam như sau:
- Doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, cá nhân, nhà thầu chỉ được tuyển dụng người lao động nước ngoài vào làm vị trí công việc quản lý, điều hành, chuyên gia và lao động kỹ thuật mà người lao động Việt Nam chưa đáp ứng được theo nhu cầu sản xuất, kinh doanh.
- Trước khi tuyển dụng người lao động nước ngoài vào làm việc tại Việt Nam phải giải trình nhu cầu sử dụng lao động và được sự chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài bằng văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
- Trước khi tuyển dụng và sử dụng lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam phải kê khai cụ thể các vị trí công việc, trình độ chuyên môn, kỹ thuật, kinh nghiệm làm việc, thời gian làm việc cần sử dụng lao động nước ngoài để thực hiện gói thầu và được sự chấp thuận bằng văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Hồ sơ cần thiết để xin công văn chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài
Theo Điều 4 Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2023/NĐ-CP sửa đổi quy định hồ sơ xin chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài gồm có:
– Bản sao y đăng ký kinh doanh
– Công văn đăng ký nhu cầu tuyển dụng, có thể là:
- Báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định số 70/2023/NĐ-CP nếu đây là lần đầu tiên Người sử dụng lao động đăng ký và nhận được chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài
- Báo cáo giải trình thay đổi nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài theo Mẫu số 02/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định số 70/2023/NĐ-CP nếu người sử dụng lao động đã từng được chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài nhưng có thay đổi nhu cầu sử dụng
– Giấy giới thiệu/giấy ủy quyền (nếu người đi nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp)
Quy trình xin chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài – 3 bước đơn giản
Quy trình xin công văn chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài gồm 3 bước chính:
Bước 1. Chuẩn bị hồ sơ
Tất cả người sử dụng lao động (trừ nhà thầu) cần xác định người lao động nước ngoài có thuộc trường hợp phải thực hiện xác định nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài. Nếu không, người sử dụng lao động cần chuẩn bị 1 bộ hồ sơ giải trình về nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài.
Bước 2. Nộp hồ sơ
Nộp hồ sơ xin công văn chấp thuận lên Bộ Nội vụ hoặc Sở Nội vụ để xin chấp thuận từ cơ quan này ít nhất 15 ngày trước ngày dự kiến sử dụng lao động nước ngoài.
Bước 3. Nhận kết quả
Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, Bộ Nội vụ hoặc Sở Nội vụ có văn bản chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài đối với từng vị trí công việc theo Mẫu số 03/PLI Phụ lục I Nghị định số 70/2023/NĐ-CP.
Nộp hồ sơ xin chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài ở đâu?
Quý Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ xin chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài qua các cách sau:
- Nộp hồ sơ trực tiếp hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính đến Bộ Nội vụ hoặc Sở Nội vụ nơi người nước ngoài sẽ làm việc.
- Nộp hồ sơ trực tuyến trên cổng dichvucong.gov.vn.
Thời gian xin công văn chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài
Thời gian xin công văn chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài là 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đối với cả 3 hình thức nộp hồ sơ: trực tiếp, dịch vụ bưu chính và trực tuyến.
17 trường hợp không cần xin chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài 2025
Tại điểm b khoản 1 Điều 4 Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2023/NĐ-CP sửa đổi quy định người sử dụng lao động không phải thực hiện xác định nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài trong các trường hợp sau:
- Là trưởng văn phòng đại diện, dự án hoặc chịu trách nhiệm chính về hoạt động của tổ chức quốc tế, tổ chức phi chính phủ nước ngoài tại Việt Nam
- Vào Việt Nam với thời hạn dưới 3 tháng để thực hiện chào bán dịch vụ
- Vào Việt Nam với thời hạn dưới 3 tháng để xử lý sự cố, tình huống kỹ thuật, công nghệ phức tạp nảy sinh làm ảnh hưởng hoặc có nguy cơ ảnh hưởng tới sản xuất, kinh doanh mà các chuyên gia Việt Nam và các chuyên gia nước ngoài hiện đang ở Việt Nam không xử lý được
- Là luật sư nước ngoài đã được cấp Giấy phép hành nghề luật sư tại Việt Nam theo quy định của Luật Luật sư
- Người nước ngoài kết hôn với người Việt Nam và sinh sống trên lãnh thổ Việt Nam
- Là chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn của công ty trách nhiệm hữu hạn có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên
- Là Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc thành viên Hội đồng quản trị của công ty cổ phần có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên
- Vào Việt Nam để cung cấp dịch vụ tư vấn về chuyên môn và kỹ thuật hoặc thực hiện các nhiệm vụ khác phục vụ cho công tác nghiên cứu, xây dựng, thẩm định, theo dõi đánh giá, quản lý và thực hiện chương trình, dự án sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức (ODA) theo quy định hay thỏa thuận trong các điều ước quốc tế về ODA đã ký kết giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và nước ngoài
- Được Bộ Ngoại giao cấp giấy phép hoạt động thông tin, báo chí tại Việt Nam theo quy định của pháp luật
- Tình nguyện viên quy định tại khoản 2 Điều 3 Nghị định 152/2020/NĐ-CP
- Vào Việt Nam làm việc tại vị trí nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật có thời gian làm việc dưới 30 ngày và không quá 3 lần trong 1 năm
- Vào Việt Nam thực hiện thỏa thuận quốc tế mà cơ quan, tổ chức ở Trung ương, cấp tỉnh ký kết theo quy định của pháp luật
- Học sinh, sinh viên đang học tập tại các trường, cơ sở đào tạo ở nước ngoài có thỏa thuận thực tập trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp tại Việt Nam; học viên thực tập, tập sự trên tàu biển Việt Nam
- Thân nhân thành viên cơ quan đại diện nước ngoài tại Việt Nam quy định tại điểm l khoản 1 Điều 2 Nghị định 152/2020/NĐ-CP
- Có hộ chiếu công vụ vào làm việc cho cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội
- Người chịu trách nhiệm thành lập hiện diện thương mại
- Được Bộ Giáo dục và Đào tạo xác nhận người lao động nước ngoài vào Việt Nam để thực hiện các công việc sau
- Giảng dạy, nghiên cứu
- Làm nhà quản lý, giám đốc điều hành, hiệu trưởng, phó hiệu trưởng cơ sở giáo dục do cơ quan đại diện ngoại giao nước ngoài hoặc tổ chức liên chính phủ đề nghị thành lập tại Việt Nam
Hy vọng hướng dẫn của Visa Phương Đông đã giúp Quý Doanh nghiệp hiểu rõ quy trình xin công văn chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào về quy trình xin công văn chấp thuận hoặc cần hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ, hãy liên hệ với chúng tôi qua HOTLINE 1900 63 63 50 để được giải đáp kịp thời.
Bài viết liên quan
