Hướng dẫn xin cấp work permit cho nhà quản lý người nước ngoài
Với những thay đổi mới trong Nghị định 219/2025/NĐ-CP, quy trình xin cấp work permit cho nhà quản lý đã được đơn giản hóa đáng kể so với các quy định trước đây. Bài viết của Visa Phương Đông sẽ cung cấp hướng dẫn toàn diện về thủ tục xin giấy phép lao động cho nhà quản lý theo quy định mới nhất từ điều kiện, hồ sơ, quy trình cho đến thời gian và chi phí thực hiện. Mời Quý Doanh nghiệp cùng tìm hiểu.
Điều kiện xin giấy phép lao động cho nhà quản lý
Để được cấp giấy phép lao động, nhà quản lý nước ngoài cần đáp ứng đầy đủ 4 tiêu chí cơ bản theo Bộ luật lao động 2019:
- Đủ 18 tuổi trở lên và có năng lực hành vi dân sự đầy đủ
- Có trình độ chuyên môn, kỹ thuật và kinh nghiệm phù hợp với vị trí công việc
- Có đủ sức khỏe theo quy định của Bộ Y tế
- Không phải là người đang trong thời gian chấp hành hình phạt hoặc chưa được xóa án tích
Nhà quản lý được định nghĩa là người quản lý doanh nghiệp theo quy định tại khoản 24 Điều 4 Luật Doanh nghiệp hoặc là người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật.
>> Lưu ý quan trọng: Khác với các vị trí khác, nhà quản lý không cần chứng minh về trình độ học vấn hay kinh nghiệm cụ thể, tuy nhiên cần có các giấy tờ chứng minh vai trò quản lý trong doanh nghiệp.
Sau khi xác định nhân sự đáp ứng đầy đủ các điều kiện trên, bước tiếp theo là chuẩn bị hồ sơ theo đúng quy định mới nhất.
Hồ sơ xin work permit cho quản lý người nước ngoài
Nghị định 219/2025/NĐ-CP đã đơn giản hóa đáng kể quy trình hồ sơ bằng cách tích hợp thủ tục giải trình nhu cầu và đề nghị cấp giấy phép vào một bộ hồ sơ duy nhất. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu các thủ tục rườm rà cho doanh nghiệp.
- Văn bản báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài và đề nghị cấp giấy phép lao động (Mẫu số 03)
- Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận không phải người đang chấp hành hình phạt (cấp không quá 6 tháng)
- 2 ảnh thẻ có màu (4×6 cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính, chụp không quá 6 tháng)
- Bản scan hộ chiếu còn hạn hoặc giấy tờ tương đương
- Giấy chứng nhận sức khỏe hoặc giấy khám sức khỏe do cơ quan, tổ chức y tế có thẩm quyền của Việt Nam cấp có giá trị trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày ký kết luận sức khỏe đến ngày nộp hồ sơ (chấp nhận giấy khám sức khoẻ của nước ngoài nếu có điều ước hoặc thỏa thuận thừa nhận lẫn nhau)
- Văn bản chứng minh vị trí công việc đối với nhà quản lý người nước ngoài có đầy đủ các giấy tờ theo quy định:
- Điều lệ công ty hoặc quy chế hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy chứng nhận thành lập hoặc quyết định thành lập hoặc giấy tờ khác có giá trị pháp lý tương đương
- Nghị quyết hoặc quyết định bổ nhiệm của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp
- Giấy giới thiệu/giấy ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải đại diện pháp luật)
>> Lưu ý về hợp pháp hóa giấy tờ: Các giấy tờ do nước ngoài cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch ra tiếng Việt và công chứng hoặc chứng thực, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế.
Quy trình chuẩn bị hồ sơ tuy đã được đơn giản hóa nhưng vẫn đòi hỏi sự am hiểu về các quy định pháp lý mới nhất. Visa Phương Đông với hơn 10 năm kinh nghiệm sẽ hỗ trợ Quý Doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Liên hệ ngay HOTLINE 1900 63 63 50 để được tư vấn chi tiết!
Thủ tục xin cấp giấy phép lao động cho nhà quản lý
Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, thủ tục xin giấy phép lao động cho nhà quản lý được thực hiện qua 3 bước chính với quy trình được tối ưu hóa đáng kể so với trước đây. Toàn bộ quá trình hiện được thực hiện trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia.
Bước 1. Đăng ký nhu cầu tuyển dụng lao động Việt Nam
Doanh nghiệp phải thông báo tuyển dụng lao động Việt Nam cho vị trí dự kiến sử dụng nhà quản lý nước ngoài để chứng minh không tuyển được người phù hợp.
- Thời gian thực hiện: Ít nhất 5 ngày làm việc trước khi nộp hồ sơ cấp giấy phép lao động (giảm từ 15 ngày so với nghị định cũ)
- Nơi thực hiện: Đăng trực tuyến trên một trong hai địa chỉ:
- Cổng Dịch vụ công quốc gia
- Cổng thông tin điện tử của Trung tâm dịch vụ việc làm cấp tỉnh
- Ví dụ:
- Hà Nội: vieclamhanoi.net (quản lý bởi Sở Nội vụ Hà Nội)
- TP. Hồ Chí Minh: vieclamhcm.com.vn (quản lý bởi Sở Nội vụ TP. Hồ Chí Minh)
- Đồng Nai: vieclam.dongnai.gov.vn (quản lý bởi Sở Nội vụ Đồng Nai)
- Ví dụ:
- Nội dung thông báo cần bao gồm:
- Vị trí và chức danh công việc
- Mô tả công việc và số lượng nhân sự
- Yêu cầu về trình độ, kinh nghiệm
- Mức lương, thời gian và địa điểm làm việc
Bước 2. Nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động (tích hợp giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài)
Đây là thay đổi quan trọng nhất trong Nghị định 219/2025/NĐ-CP, việc giải trình nhu cầu và đề nghị cấp giấy phép được thực hiện qua một hồ sơ duy nhất, thay vì hai bước riêng biệt như trước đây.
- Thời gian nộp hồ sơ: Trong vòng 60 ngày nhưng không ít hơn 10 ngày trước ngày nhà quản lý nước ngoài dự kiến bắt đầu làm việc
- Nơi nộp: Cổng Dịch vụ công quốc gia (dichvucong.gov.vn), mã thủ tục: 194248 hoặc 9151
- Thời gian xử lý: 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ (cơ quan xem xét chấp thuận nhu cầu và cấp giấy phép cùng lúc)
>> Lưu ý đặc biệt: Đối với nhà quản lý theo diện di chuyển nội bộ doanh nghiệp, không cần phải nêu lý do trong phần giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài.
Bước 3. Nhận kết quả
Sau khi hồ sơ được xét duyệt, Sở Nội vụ sẽ trả kết quả trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính công ích. Trường hợp từ chối: Cơ quan có thẩm quyền sẽ có văn bản trả lời và nêu rõ lý do trong vòng 3 ngày làm việc
Thủ tục sau khi có giấy phép: Đối với nhà quản lý thuộc diện ký hợp đồng lao động, cần ký hợp đồng trước ngày làm việc và gửi bản sao nếu được yêu cầu.
Thời hạn giấy phép lao động: Tối đa 2 năm, có thể gia hạn một lần duy nhất với thời hạn tối đa 2 năm
Quy trình chuẩn bị hồ sơ theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP có nhiều thay đổi về mẫu biểu và yêu cầu hợp pháp hóa giấy tờ khiến nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc đảm bảo tính chính xác. Visa Phương Đông với hơn 10 năm kinh nghiệm sẽ hỗ trợ Quý khách chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, đúng quy định và tránh những sai sót không đáng có. Liên hệ ngay HOTLINE 1900 63 63 50 để được tư vấn chi tiết về danh mục hồ sơ phù hợp với trường hợp cụ thể của Quý khách!
Thời gian xin giấy phép lao động cho nhà quản lý
Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, thời gian cấp giấy phép lao động cho nhà quản lý từ cơ quan nhà nước là 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Tuy nhiên, thời gian thực tế để hoàn tất toàn bộ quy trình thường kéo dài từ 4-6 tuần.
| Giai đoạn | Thời gian thực thế theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP (mới) | Thời gian thực tế theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP (cũ) |
| Đăng ký tuyển dụng | 5-7 ngày | 21-28 ngày |
| Xét duyệt và cấp giấy phép lao động | 14-35 ngày | 28-42 ngày |
>> Lưu ý về thời gian: Do hiện nay toàn bộ hồ sơ được nộp trực tuyến, thời gian xét duyệt được tính từ ngày Sở Nội vụ chính thức tiếp nhận hồ sơ chứ không phải từ ngày doanh nghiệp nộp lên Cổng Dịch vụ công. Thời gian dự kiến trên có thể kéo dài hơn nếu hồ sơ cần bổ sung hoặc chỉnh sửa theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền.
Bên cạnh thời gian, chi phí thực hiện cũng là yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp cần cân nhắc trong kế hoạch ngân sách.
Cập nhật lệ phí xin work permit cho nhà quản lý
Lệ phí cấp mới giấy phép lao động cho nhà quản lý vẫn giữ nguyên mức 600.000 VND/giấy phép như quy định trước đây, không có thay đổi trong Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Tuy nhiên, mức lệ phí cụ thể được quy định bởi Hội đồng nhân dân cấp tỉnh nên có sự khác biệt giữa các địa phương, thường dao động từ 400.000 VND đến 1.000.000 VND.
Các chi phí phát sinh khác bao gồm:
- Chi phí dịch thuật và công chứng hồ sơ
- Chi phí hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ nước ngoài
- Chi phí khám sức khỏe tại các cơ sở y tế được chỉ định (khoảng 1.500.000-3.000.000 VND)
- Chi phí làm lý lịch tư pháp (200.000 VND nếu làm tại Việt Nam)
5 lưu ý quan trọng khi xin work permit cho vị trí nhà quản lý
Dựa trên kinh nghiệm hỗ trợ hàng nghìn doanh nghiệp, Visa Phương Đông chia sẻ những lưu ý quan trọng khi xin giấy phép lao động cho nhà quản lý theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
- Chứng minh vai trò nhà quản lý rõ ràng: Doanh nghiệp cần chuẩn bị tài liệu chứng minh vị trí, vai trò và trách nhiệm của nhà quản lý nước ngoài trong công ty một cách chi tiết và thuyết phục.
- Đặc điểm về vốn điều lệ: Tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp (trong nước hay có vốn đầu tư nước ngoài), các quy định về mức vốn điều lệ sẽ khác nhau và ảnh hưởng trực tiếp đến điều kiện cấp giấy phép.
- Phân biệt hình thức làm việc: Nhà quản lý theo diện di chuyển nội bộ thuộc 11 ngành dịch vụ WTO sẽ có yêu cầu và quy trình khác so với diện thực hiện hợp đồng lao động thông thường.
- Thay đổi so với Nghị định 152/2020/NĐ-CP: Quy trình được tối ưu từ hai giai đoạn riêng biệt (giải trình nhu cầu và xin cấp giấy phép) thành một hồ sơ duy nhất, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí đáng kể.
- Giấy khám sức khỏe: Do nộp hồ sơ trực tuyến, Sở Nội vụ không chấp nhận giấy khám sức khỏe có thông tin sai hoặc sửa tay. Giấy khám sức khỏe phải có kết luận “Đủ sức khỏe để làm việc” và đầy đủ chữ ký của các bác sĩ khám. Hiện chưa có công văn nào xác nhận giấy khám sức khỏe từ bệnh viện nước ngoài được chấp nhận tại Việt Nam, do đó Visa Phương Đông khuyến nghị nhà quản lý nên đến Việt Nam thực hiện khám sức khỏe.
Quý Doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý để tránh những rủi ro không đáng có trong quá trình chuẩn bị hồ sơ.
Thay đổi trong Nghị định 219/2025/NĐ-CP về việc tích hợp hồ sơ và yêu cầu mới đối với giấy khám sức khỏe đang khiến nhiều doanh nghiệp băn khoăn về cách thực hiện đúng quy trình. Đội ngũ chuyên viên của Visa Phương Đông luôn cập nhật thông tin mới và sẵn sàng giải đáp các thắc mắc của Quý khách. Hãy liên hệ HOTLINE 1900 63 63 50 để được chia sẻ kinh nghiệm thực tế và tránh những rủi ro trong quá trình xin cấp work permit cho nhà quản lý!
Câu hỏi thường gặp về giấy phép lao động cho nhà quản lý
Giấy phép lao động hết hạn có thể gia hạn không hay phải làm mới?
Việc gia hạn giấy phép lao động phải được thực hiện trước ít nhất 5 ngày nhưng không quá 45 ngày trước ngày giấy phép lao động hết hạn theo quy định tại Điều 16 và Điều 18 Nghị định 152/2020/NĐ-CP.
Sau khi đã gia hạn một lần, nếu doanh nghiệp muốn tiếp tục sử dụng người lao động nước ngoài, cần phải làm thủ tục cấp giấy phép lao động cho nhà quản lý mới.
Theo Nghị định 70/2023/NĐ-CP, đối với người lao động nước ngoài là chuyên gia, lao động kỹ thuật đã được cấp giấy phép lao động và đã được gia hạn một lần mà có nhu cầu tiếp tục làm việc với cùng vị trí công việc và chức danh công việc ghi trong giấy phép lao động, doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ xin cấp work permit cho nhà quản lý mới với thủ tục làm work permit cho nhà quản lý đơn giản hơn, bao gồm các giấy tờ quy định tại khoản 1, 2, 5, 6, 7, 8 Điều 9 Nghị định 152/2020/NĐ-CP và bản sao giấy phép lao động đã được cấp.
>> Tìm hiểu chi tiết về thủ tục gia hạn work permit để chuẩn bị trước khi giấy phép của nhà quản lý sắp hết hạn.
Người nước ngoài có thể xin giấy phép lao động ở vị trí nhà quản lý tại nhiều công ty cùng lúc không?
Theo quy định tại Nghị định 152/2020/NĐ-CP, mỗi giấy phép lao động chỉ cấp cho một người lao động nước ngoài làm việc cho một người sử dụng lao động tại một vị trí công việc cụ thể.
Trường hợp người lao động nước ngoài đã có giấy phép lao động và muốn làm việc cho doanh nghiệp khác, doanh nghiệp cần phải xin cấp giấy phép lao động cho nhà quản lý mới cho vị trí công việc tại doanh nghiệp đó.
Tuy nhiên, người lao động có thể làm việc cho một người sử dụng lao động tại nhiều địa điểm cấp work permit cho nhà quản lý khác nhau trong cùng một tỉnh/thành phố hoặc nhiều tỉnh/thành phố nếu được ghi rõ trong giấy phép lao động.
Giấy phép lao động cho nhà quản lý có thể gia hạn bao nhiêu lần?
Dịch vụ xin giấy phép lao động cho nhà quản lý
Visa Phương Đông cung cấp dịch vụ làm giấy phép lao động chuyên nghiệp cho nhà quản lý nước ngoài với quy trình được tối ưu hóa theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Với hơn 10 năm kinh nghiệm, chúng tôi đã hỗ trợ thành công hơn 1.000 doanh nghiệp mỗi năm trong việc xin cấp work permit.
Những ưu điểm nổi bật của dịch vụ xin cấp giấy phép lao động cho nhà quản lý tại Visa Phương Đông:
- Đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, am hiểu sâu sắc về quy định mới nhất và hỗ trợ 24/7
- Quy trình minh bạch, không phát sinh chi phí, tiết kiệm thời gian tối đa cho doanh nghiệp
- Hỗ trợ nhà quản lý từ bất kỳ quốc gia nào với dịch vụ giao nhận hồ sơ miễn phí tận nơi
- Tư vấn toàn diện về các thủ tục liên quan khác như thẻ tạm trú, visa dài hạn
Chúng tôi cam kết hỗ trợ và đồng hành cùng Quý Doanh nghiệp trong quá trình làm thủ tục xin cấp work permit cho nhà quản lý người nước ngoài.
Thủ tục xin giấy phép lao động cho nhà quản lý tuy đã được đơn giản hóa nhưng vẫn đòi hỏi sự am hiểu về các quy định pháp lý phức tạp. Visa Phương Đông cam kết đồng hành cùng Quý Doanh nghiệp trong suốt quá trình, đảm bảo hồ sơ được xử lý nhanh chóng và chính xác. Liên hệ ngay HOTLINE 1900 63 63 50 để được tư vấn chi tiết và nhận báo giá dịch vụ làm giấy phép lao động cho nhà quản lý!
Bài viết liên quan
