Hướng dẫn chi tiết thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Hoa Kỳ

Hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ là thủ tục bắt buộc để sử dụng giấy tờ do Việt Nam cấp tại Mỹ và ngược lại. Trong bài viết này, Visa Phương Đông sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ, giúp Quý khách hàng hoàn thiện hồ sơ nhanh chóng và chính xác.

Chứng nhận lãnh sự Mỹ là gì?

Chứng nhận lãnh sự Mỹ là quy trình xác thực con dấu, chữ ký và chức danh trên các loại giấy tờ, tài liệu của Việt Nam do cơ quan có thẩm quyền thực hiện, nhằm đảm bảo tính pháp lý khi sử dụng tại Hoa Kỳ.

Hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ là gì?

Hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ là thủ tục xác nhận tính pháp lý của con dấu, chữ ký và chức danh trên các giấy tờ, tài liệu của Hoa Kỳ. Thủ tục này do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam thực hiện, nhằm đảm bảo giấy tờ và tài liệu từ Hoa Kỳ được công nhận và sử dụng hợp pháp tại Việt Nam.

Lưu ý: Thủ tục chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự Hoa Kỳ chỉ xác nhận tính pháp lý của chữ ký, con dấu và chức danh. Thủ tục này không bao gồm việc chứng nhận nội dung hay hình thức của giấy tờ, tài liệu.

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ cấp tại Việt Nam để sử dụng tại Mỹ

Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ cấp tại Việt Nam để sử dụng hợp pháp tại Mỹ bao gồm 3 bước:

Bước 1. Dịch thuật công chứng tài liệu sang tiếng Anh

Dịch thuật và công chứng các tài liệu cần hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Anh tại Văn phòng Công chứng Nhà nước hoặc Sở Tư pháp.

Bước 2. Xin chứng nhận lãnh sự của Bộ Ngoại giao Việt Nam

Hồ sơ xin chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao Việt Nam cần chuẩn bị:

• 1 tờ khai mẫu LS/HPH-2012/TK hoặc tờ khai online in kèm hồ sơ nộp trực tiếp tại Cục Lãnh sự/Sở Ngoại vụ
• Giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân/hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu): Xuất trình bản chính khi nộp trực tiếp hoặc bản chụp khi gửi qua bưu điện
• Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự
• 1 bản dịch tài liệu cần hợp pháp hóa đã được dịch sang tiếng Anh
• 1 bản chụp các giấy tờ, tài liệu bao gồm: giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự và 1 bản dịch giấy tờ tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự để lưu tại Bộ Ngoại giao
• 1 phong bì có dán tem và ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu hồ sơ gửi qua đường bưu điện và yêu cầu trả kết quả qua đường bưu điện)

Sau đó nộp hồ sơ tại Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao hoặc các đơn vị Ngoại vụ được Bộ Ngoại giao ủy quyền.

Địa chỉ của hai đơn vị chính thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự:

– Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam:

• Địa chỉ: Số 40 Trần Phú, Quận Ba Đình, Thành phố Hà Nội
• Điện thoại: (+84 4) 3799 3660
• Địa chỉ: cls.mfa@mofa.gov.vn

– Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh:

• Địa chỉ: Số 184 bis đường Pasteur, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh
• Điện thoại: (84-28) 3822 4224 – 3822 3055
• Email: sngoaivu@tphcm.gov.vn

Ngoài ra, Bộ Ngoại giao cũng ủy quyền cho 26 Sở/Phòng/Bộ phận Ngoại vụ tại các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương tiếp nhận hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự.

Thời gian xử lý: 1 – 5 ngày làm việc (có thể lâu hơn nếu cần kiểm tra thêm thông tin).

Bước 3. Xin chứng nhận lãnh sự Đại sứ quán/Lãnh sự quán Hoa Kỳ tại Việt Nam.

Để hoàn tất việc nộp hồ sơ xin hợp pháp hóa lãnh sự Hoa Kỳ, Quý khách cần:

– Đặt lịch hẹn trực tuyến: Sau khi hoàn thành, in phiếu xác nhận lịch hẹn.

– Nộp hồ sơ: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo yêu cầu, kèm phiếu xác nhận lịch hẹn, và đến văn phòng Đại sứ quán/Lãnh sự quán Hoa Kỳ tại Việt Nam vào ngày hẹn.

– Thanh toán phí:

• Phí: 50 USD/bản/lần
• Hình thức thanh toán: Tiền mặt (USD hoặc VND), thẻ Visa, Discover, American Express, Master

– Thời gian xử lý: 30 phút – 1 giờ.

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ cấp tại Mỹ để sử dụng tại Việt Nam

Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Mỹ để sử dụng hợp pháp tại Việt Nam gồm 4 bước:

Bước 1. Chứng thực giấy tờ tại Mỹ

Đầu tiên, để hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Mỹ, giấy tờ cần được công chứng bởi công chứng viên tại Mỹ để đảm bảo tính pháp lý.

Sau khi tài liệu được công chứng, quyền hạn của công chứng viên sẽ quyết định các bước tiếp theo. Có hai trường hợp cụ thể:

Trường hợp 1: Công chứng viên được ủy quyền thông qua quận.

Tài liệu cần được chứng thực bởi Lục sự tòa quận (clerk of court), sau đó được chứng nhận bởi Văn phòng Đổng lý tiểu bang (secretary of state) tại nơi tài liệu được công chứng.

Trường hợp 2: Công chứng viên được ủy quyền thông qua Tiểu bang

Tài liệu chỉ cần được chứng nhận bởi Văn phòng Đổng lý tiểu bang (secretary of state) nơi công chứng.

Lưu ý:

• Khi cần xin chứng nhận từ Lục sự quán và Văn phòng Thư ký tiểu bang, Quý khách phải thực hiện chứng nhận tại Lục sự quán trước, sau đó mới đến Văn phòng Thư ký tiểu bang để đảm bảo tuân thủ đúng quy trình pháp lý.
• Tất cả con dấu và chữ ký bắt buộc phải là bản gốc.
• Đối với các tài liệu thông thường, Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ chấp nhận bản sao có xác nhận của công chứng viên. Tuy nhiên, một số giấy tờ đặc biệt như giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, giấy chứng tử, giấy ly hôn, tài liệu tòa án hoặc tài liệu do liên bang cấp bắt buộc phải có chứng nhận của Văn phòng Thư ký tiểu bang thì Bộ Ngoại giao Hoa Kỳ mới công nhận là bản sao y bản chính.

Bước 2. Xin xác nhận Bộ Ngoại giao Mỹ

Trong quá trình chuẩn bị hồ sơ xin xác nhận từ Bộ Ngoại giao Mỹ, Quý khách có thể lựa chọn một trong 3 cách sau:

Cách 1. Xin xác nhận qua mail

Đây là phương thức phổ biến và tiện lợi nhất cho những trường hợp không cần xử lý gấp. Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:

• Đơn đề nghị chứng thực theo mẫu DS-4194 điền đầy đủ thông tin
• Tài liệu cần hợp pháp hóa lãnh sự Hoa Kỳ
• Lệ phí theo quy định
• Phong bì có ghi rõ thông tin người nhận (họ tên, địa chỉ, số điện thoại) để nhận kết quả

Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, Quý khách có thể gửi đến:

• Phòng Công chứng, CA/PPT/S/TO/AUT
• Địa chỉ: 44132 Mercure Circle, P.O. Box 1206,Sterling, VA 20166-1206

Thời gian xử lý: 5-6 tuần kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ

Lưu ý: Nên sử dụng dịch vụ chuyển phát nhanh của FEDEX hoặc UPS và lưu lại mã tracking để theo dõi

Cách 2. Xin xác nhận theo lịch hẹn trước (áp dụng cho trường hợp khẩn cấp với lý do chính đáng)

Đối với những trường hợp cần xử lý gấp có lý do chính đáng, hồ sơ yêu cầu:

• Giấy tờ chứng minh tình trạng khẩn cấp (giấy chứng tử, xác nhận y tế) được dịch sang tiếng Anh bởi đơn vị uy tín
• Chứng từ di chuyển quốc tế trong vòng 48 giờ (vé máy bay, booking khách sạn)
• Đơn đề nghị chứng thực theo mẫu DS-4194 điền đầy đủ thông tin
• Tài liệu cần hợp pháp hóa lãnh sự
• Lệ phí theo quy định

Cách 3. Xin xác nhận trực tiếp tại quầy

Lệ phí xác nhận: 20 USD/tài liệu

Hình thức thanh toán:

• Nộp trực tiếp: Tiền mặt
• Nộp qua bưu điện: Money Order hoặc Cashier’s Check

Bước 3. Xin chứng nhận lãnh sự tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam tại Mỹ

Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:

• Phiếu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự (theo mẫu) hoặc đơn trình bày nguyện vọng
• Giấy tờ tùy thân: Bản chính (nộp trực tiếp) hoặc bản chụp (nộp qua bưu điện) hộ chiếu/giấy tờ thay thế hộ chiếu còn hiệu lực
• Bản gốc giấy tờ cần hợp pháp hóa lãnh sự đã được công chứng, chứng thực bởi cơ quan có thẩm quyền và 01 bản sao để lưu
• 1 phong bì có ghi rõ địa chỉ và số điện thoại người nhận (nếu nhận kết quả qua bưu điện)

Sau đó nộp tại Phòng Lãnh sự của Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam tại Mỹ:

• Đại sứ quán Việt Nam tại Mỹ: 1233 20th Street, NW, Suite 400, Washington, DC 20036
• Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại San Francisco: 1700 California St, Suite 580 San Francisco, CA 94109

Thời gian nhận hồ sơ: 9:00-12:00 và 14:00-16:30, từ thứ Hai đến thứ Sáu.

Thời gian xử lý thông thường: 5-7 ngày làm việc.

Thời gian xử lý khẩn:

• Tại Tổng Lãnh sự quán: 1 ngày làm việc (sau ngày nhận đủ hồ sơ)
• Tại Đại sứ quán: 2-3 ngày làm việc (sau ngày nhận đủ hồ sơ)

Bước 4. Dịch thuật công chứng tài liệu

Sau khi hoàn tất hợp pháp hóa lãnh sự, tài liệu cần được dịch sang tiếng Việt và công chứng để sử dụng tại Việt Nam. Khi hoàn thành đầy đủ các bước trên, giấy tờ của Quý khách sẽ được công nhận và có giá trị pháp lý tại Việt Nam.

Câu hỏi thường gặp về hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ

Những giấy tờ nào cần hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ?

Trước khi sử dụng tại Việt Nam, hầu hết các giấy tờ hành chính và tài liệu kinh doanh có yếu tố nước ngoài đều cần thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự. Cụ thể:

• Giấy tờ cá nhân: Lý lịch tư pháp, giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn, hồ sơ y tế, xác nhận tình trạng hôn nhân,…

• Tài liệu doanh nghiệp: Bằng sáng chế, giấy ủy quyền, giấy xác nhận đầu tư, giấy phép kinh doanh, báo cáo tài chính, báo cáo kiểm toán,…

• Chứng từ xuất khẩu: Giấy chứng nhận xuất xứ, hóa đơn thương mại, chứng từ bảo hiểm,…

Tại sao nên sử dụng dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ?

Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự Hoa Kỳ tương đối phức tạp và đòi hỏi người thực hiện phải nắm vững các quy định pháp luật. Vì vậy, quý khách có thể cân nhắc sử dụng dịch vụ để nhận được các lợi ích sau:

• Được chuyên viên tư vấn về hồ sơ và quy định pháp lý chi tiết, chính xác

• Tiết kiệm thời gian và công sức nộp hồ sơ trực tiếp

• Không cần tốn thời gian tìm hiểu thủ tục phức tạp

Hợp pháp hóa lãnh sự có nhờ người khác làm hộ được không?

Theo quy định tại Nghị định số 111/2011/NĐ-CP, việc hợp pháp hóa lãnh sự có thể được thực hiện bởi người khác mà không cần giấy ủy quyền. Cụ thể:

• Cơ quan, tổ chức và cá nhân được phép yêu cầu chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu cho bản thân hoặc người khác mà không cần giấy ủy quyền.

• Người nộp có thể lựa chọn một trong các hình thức: nộp trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền, thông qua cơ quan ngoại vụ được ủy quyền theo Khoản 1, Điều 5 của Nghị định này hoặc gửi qua đường bưu điện.

Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ trọn gói

Visa Phương Đông tự hào là đơn vị hàng đầu cung cấp dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự chuyên nghiệp tại Việt Nam. Dưới đây là những lý do Quý khách nên tin tưởng Visa Phương Đông để đáp ứng nhu cầu hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu:

– Đội ngũ chuyên viên tận tậm:

• Tư vấn chi tiết về tính pháp lý và mục đích sử dụng hồ sơ, đồng hành cùng khách hàng trong suốt quá trình thực hiện thủ tục.
• Cập nhật liên tục các quy định mới nhất từ cơ quan chức năng.
• Hỗ trợ 24/7 cho các trường hợp khẩn cấp.

– Quy trình nhanh chóng, tiết kiệm thời gian:

• Cung cấp danh sách giấy tờ chi tiết, giúp chuẩn bị hồ sơ đầy đủ ngay từ đầu, tránh thiếu hoặc thừa giấy tờ.
• Hướng dẫn cách điền hồ sơ chuẩn xác, giảm thiểu sai sót và chỉnh sửa.
• Hỗ trợ dịch thuật công chứng tài liệu (nếu cần).

– Miễn phí giao nhận hồ sơ tại TPHCM, hỗ trợ chuyển phát nhanh toàn quốc.

– Báo giá trọn gói ngay từ đầu, cam kết không phát sinh thêm chi phí.

– Xuất hóa đơn VAT theo yêu cầu của Quý khách.

– Cam kết bảo mật mọi thông tin khách hàng trong quá trình xử lý hồ sơ. Nếu cần, chúng tôi sẽ cung cấp hợp đồng bảo mật để đảm bảo quyền lợi của Quý khách.

Trên đây là toàn bộ thông tin chi tiết về quy trình hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ. Để được tư vấn miễn phí về dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ, vui lòng liên hệ HOTLINE 1900 63 63 50. Đội ngũ chuyên viên của Visa Phương Đông sẽ hỗ trợ Quý khách hoàn thiện hồ sơ với chi phí tối ưu nhất.