Cập nhật thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản – Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản
Hợp pháp hoá lãnh sự Nhật Bản là quy trình xác nhận chữ ký, con dấu và tư cách của người ký trên các giấy tờ, nhằm đảm bảo giấy tờ được công nhận và sử dụng hợp pháp giữa Việt Nam và Nhật Bản. Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản thường liên quan đến các tài liệu quan trọng như giấy khai sinh, văn bằng học thuật, giấy chứng nhận hôn nhân, lý lịch tư pháp và hợp đồng thương mại. Việc xác thực hợp pháp hóa lãnh sự được thực hiện qua 2 giai đoạn chính: tại cơ quan có thẩm quyền của quốc gia sở tại và tại cơ quan đại diện ngoại giao của quốc gia tiếp nhận. Một số loại giấy tờ đặc biệt được giấy tờ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo các hiệp định song phương hiện hành.
Việc nắm rõ các thông tin cụ thể từ quy định, hồ sơ, địa điểm, thời gian, chi phí đến những lưu ý quan trọng khi thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Nhật Bản là bước quan trọng đảm bảo giấy tờ được chấp nhận, dù Quý khách đang chuẩn bị hồ sơ du học, làm việc hay định cư. Tất cả đều có trong bài viết này của Visa Phương Đông, mời Quý Khách hàng cùng tham khảo.
Chứng nhận lãnh sự Nhật Bản là gì?
Chứng thực lãnh sự Nhật Bản là quy trình xác nhận tính xác thực của bản dịch, bản sao từ bản chính của các loại giấy tờ, tài liệu do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam hoặc Nhật Bản cấp.
Quy trình chứng nhận lãnh sự này được thực hiện bởi cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của hai nước nhằm đảm bảo bản dịch, bản sao phù hợp với bản gốc và có giá trị pháp lý khi sử dụng tại quốc gia còn lại.
>> Xem thêm: Trước khi thực hiện thủ tục, Quý khách nên tìm hiểu kỹ về tờ khai xin hợp pháp hóa lãnh sự để chuẩn bị đầy đủ thông tin yêu cầu.
Hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản là gì?
Hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản là quy trình xác thực tính pháp lý của con dấu, chữ ký và chức danh trên các loại giấy tờ cần hợp pháp hóa lãnh sự, tài liệu do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam hoặc Nhật Bản cấp, nhằm đảm bảo giá trị pháp lý và được công nhận khi sử dụng tại quốc gia còn lại.
Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự tại Nhật Bản này tuân theo nguyên tắc có đi có lại giữa hai nước, được thực hiện bởi các cơ quan ngoại giao và lãnh sự có thẩm quyền của cả Việt Nam và Nhật Bản.
>> Lưu ý: Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản chỉ xác nhận tính pháp lý của chữ ký, con dấu và chức danh. Quy trình này không bao gồm việc chứng nhận nội dung hay hình thức của các giấy tờ, tài liệu liên quan.
Các loại giấy tờ hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản
- Giấy tờ cá nhân
- Giấy tờ thương mại
- Hợp pháp hóa lãnh sự giấy khai sinh
- Giấy chứng nhận độc thân
- Hợp pháp hoá lãnh sự giấy kết hôn
- Hợp pháp hóa lãnh sự bằng đại học, chứng chỉ, bảng điểm
- Hợp pháp hóa lãnh sự lý lịch tư pháp
- Giấy khám sức khỏe
- Xác nhận kinh nghiệm
- Giấy khám sức khỏe
- …
- Giấy chứng nhận đầu tư
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
- Chứng nhận xuất xứ, nguồn gốc
- Chứng nhận chất lượng
- Chứng nhận y tế
- Hợp đồng, thỏa thuận
- Báo cáo tài chính
- Hóa đơn thương mại
- …
Quy định về hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản tại Việt Nam
Để thực hiện đúng quy trình hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản và tránh những sai sót không đáng có, Quý khách cần nắm rõ các quy định pháp lý liên quan. Những thông tin này sẽ giúp hồ sơ của Quý khách được xử lý một cách chính xác.
Trình tự thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản được thực hiện theo các quy định sau:
- Nghị định số 111/2011/NĐ-CP quy định chi tiết về thủ tục, hồ sơ, lệ phí hợp pháp hóa lãnh sự và thời gian hợp pháp hóa lãnh sự đối với các loại giấy tờ, tài liệu của Việt Nam tại Nhật Bản và ngược lại.
- Thông tư số 01/2012/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn cụ thể cách thức thu, nộp và quản lý lệ phí hợp pháp hóa lãnh sự, nhằm triển khai các quy định của Nghị định 111/2011/NĐ-CP.
- Thông tư 157/2016/TT-BTC quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự.
>> Trong một số trường hợp, Quý khách có thể cần hoặc hợp pháp hóa lãnh sự giấy chứng nhận độc thân khi làm thủ tục liên quan đến Nhật Bản.
Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam để sử dụng tại Nhật Bản
Việc thực hiện đúng từng bước sẽ giúp Quý khách tránh được những rắc rối và mất thời gian không đáng có. Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ cấp tại Việt Nam để sử dụng hợp pháp tại Nhật Bản gồm 3 bước.
Bước 1. Dịch thuật công chứng tài liệu Việt Nam
Dịch thuật giấy tờ hợp pháp hóa lãnh sự gốc từ tiếng Việt sang tiếng Nhật hoặc tiếng Anh
Công chứng bản dịch tại văn phòng Công chứng Nhà nước hoặc Sở Tư pháp
Bước 2. Xin chứng nhận lãnh sự của cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của Việt Nam
Sau khi hoàn tất dịch thuật công chứng, Quý khách cần chuẩn bị hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự bao gồm:
| STT | Hồ sơ, tài liệu |
| 1 | Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự: Mẫu số LS/HPH-2012/TK hoặc bản in tờ khai trực tuyến |
| 2 | Bản gốc giấy tờ tùy thân: Chứng minh nhân dân, căn cước công dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếuNếu nộp qua bưu điện, cần kèm theo bản chụp giấy tờ tùy thân |
| 3 | Bản gốc giấy tờ cần hợp pháp hóa lãnh sự và 1 bản sao |
| 4 | Bản dịch thuật công chứng giấy tờ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự |
| 5 | 1 phong bì ghi sẵn địa chỉ và số điện thoại người nhận (áp dụng khi nộp và nhận hồ sơ qua bưu điện) |
| 6 | Các giấy tờ chứng minh cần thiết khác: Tùy theo tình hình thực tế, kèm theo 01 bản sao |
Quý khách nộp hồ sơ tại Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam hoặc Sở ngoại vụ địa phương được ủy quyền.
>> Lưu ý: Hồ sơ phải được nộp tại đúng địa chỉ đã khai báo trên tờ khai điện tử.
Bước 3. Xin hợp pháp hoá lãnh sự tại Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam
Hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản cần chuẩn bị bao gồm:
| STT | Hồ sơ, tài liệu |
| 1 | Đơn xin cấp hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản |
| 2 | Bản gốc giấy tờ đã được chứng nhận lãnh sự bởi Bộ Ngoại giao Việt Nam kèm theo 1 bản sao |
| 3 | Giấy ủy quyền nếu nhờ người nộp hộ |
Sau đó nộp hồ sơ lên Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam để hợp pháp hóa lãnh sự.
Quý khách cần hỗ trợ thêm về thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự? Visa Phương Đông sẽ giúp Quý khách tiết kiệm thời gian và công sức với dịch vụ trọn gói. Chúng tôi có đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, luôn sẵn sàng hỗ trợ Quý khách từ khâu tư vấn, chuẩn bị hồ sơ đến khi hoàn tất thủ tục. Liên hệ ngay HOTLINE 1900 63 63 50 để được tư vấn miễn phí!
Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Nhật Bản để sử dụng tại Việt Nam
Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam để sử dụng hợp pháp tại Nhật Bản gồm 4 bước.
Bước 1. Công chứng/chứng thực bởi công chứng viên Nhật Bản
Mang bản gốc giấy tờ đến Văn phòng công chứng để Công chứng viên xác thực.
Sau khi công chứng, nộp giấy tờ tại Cục Pháp chế quản lý văn phòng công chứng để xin xác nhận con dấu của Công chứng viên.
>> Lưu ý:
- Chỉ thực hiện bước 1 nếu giấy tờ được cấp bởi cơ quan hoặc tổ chức tư nhân tại Nhật Bản.
- Bỏ qua bước này và trực tiếp thực hiện bước 2 nếu giấy tờ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự được cấp bởi cơ quan Nhà nước hoặc tổ chức công của Nhật Bản và đáp ứng các điều kiện sau:
- Ngày cấp trên tài liệu không quá 3 tháng tính đến ngày xin chứng nhận lãnh sự.
- Tài liệu có ghi rõ tên cơ quan/tổ chức cấp, tên và chức danh của người cấp.
- Tài liệu có đóng dấu chính thức của cơ quan/tổ chức (không phải con dấu hoặc chữ ký cá nhân).
- Đối với tài liệu đã công chứng tại các văn phòng công chứng thuộc 7 tỉnh: Ibaraki, Saitama, Tochigi, Gunma, Nagano, Chiba, và Niigata, Quý khách không cần xin xác nhận con dấu của Công chứng viên tại Cục Pháp chế.
Bước 2. Xin chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao Nhật Bản
Hồ sơ xin chứng nhận lãnh sự Nhật Bản bao gồm:
| STT | Hồ sơ, tài liệu |
| 1 | Bản gốc giấy tờ đã được công chứng (hoặc bản gốc giấy tờ không cần công chứng theo quy định) kèm theo 1 bản sao |
| 2 | Tờ khai xin chứng nhận lãnh sự Nhật Bản |
| 3 | Bản gốc giấy tờ tùy thân còn hiệu lực: Chứng minh nhân dân, căn cước công dân, hộ chiếu, hoặc bằng lái xe. Nếu nộp qua đường bưu điện, cần kèm theo bản chụp giấy tờ tùy thân |
| 4 | Giấy ủy quyền (nếu nhờ người khác nộp thay) |
| 5 | 1 phong bì thư cỡ A4 ghi rõ địa chỉ nhận nếu nhận kết quả qua bưu điện |
>> Lưu ý:
- Quý khách vui lòng nộp hồ sơ và nhận kết quả qua đường bưu điện (không áp dụng cho bưu điện quốc tế).
- Lưu lại số tracking number được cung cấp trên bì thư gửi đến Đại sứ quán và bì thư nhận lại để tự theo dõi tình trạng hồ sơ và chủ động nhận thông báo khi Đại sứ quán gửi trả giấy tờ đã hoàn thành.
Bước 3. Hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản
Chuẩn bị hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự bao gồm:
| STT | Hồ sơ, tài liệu |
| 1 | Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự số LS/HPH-2012/TK |
| 2 | Bản gốc và 1 bản copy giấy tờ tài liệu cần hợp pháp hóa đã được Bộ Ngoại giao Nhật bản chứng nhận lãnh sự |
| 3 | Tờ khai đề nghị dịch qua ngôn ngữ tiếng Việt và công chứng bản dịch |
| 4 | Bì thư cỡ A4, dán sẵn yupack loại chakubarai xin ở Combini, ghi sẵn địa chỉ nhà và số điện thoại di động liên lạc. |
Nộp hồ sơ tới Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản để xin dấu hợp pháp hóa lãnh sự để sử dụng tại Việt Nam.
Bước 4. Dịch thuật công chứng sang tiếng Việt để sử dụng tại Việt Nam
Giấy tờ Nhật Bản hợp pháp hóa lãnh sự đã được hợp pháp hóa lãnh sự cần được dịch thuật công chứng sang tiếng Việt trước khi sử dụng tại Việt Nam.
Quý khách có thể thực hiện dịch thuật công chứng tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam tại Nhật Bản, Phòng Pháp lý của Ủy ban Nhân dân Quận tại Việt Nam hoặc tại phòng dịch thuật công chứng hợp pháp ở Việt Nam.
Để tiết kiệm thời gian và thuận tiện hơn, quý khách nên dịch thuật công chứng trực tiếp tại Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản. Khi đó, trong hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự ở bước 3, cần bổ sung Tờ khai đề nghị dịch sang tiếng Việt và công chứng bản dịch.
>> Trong nhiều trường hợp, Quý khách có thể cần hợp pháp hóa lãnh sự giấy ủy quyền để thực hiện các giao dịch pháp lý tại Nhật Bản. Thủ tục này đòi hỏi sự cẩn trọng và chính xác cao.
Hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản ở đâu?
Việc biết chính xác nơi hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản sẽ giúp Quý khách tiết kiệm thời gian đi lại. Dưới đây là thông tin về các cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự tại cả Việt Nam và Nhật Bản.
- Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam sử dụng tại Nhật Bản
- Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Nhật Bản sử dụng tại Việt Nam
- Văn phòng Công chứng Nhà nước hoặc Sở Tư pháp
- Bộ Ngoại giao Việt Nam
- Đối với các tỉnh từ Đà Nẵng trở ra Bắc:
- Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại giao Việt Nam
- Địa chỉ: Số 40 Trần Phú, Quận Ba Đình, Thành phố Hà Nội
- Điện thoại: (+84 4) 3799 3660
- Email: cls.mfa@mofa.gov.vn
- Đối với các tỉnh từ Quảng Ngãi trở vào Nam:
- Sở Ngoại vụ TP.HCM
- Địa chỉ: Số 6 đường Alexandre De Rhodes, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh
- Điện thoại: (84-28) 3822 4224 – 3822 3055
- Email: sngoaivu@tphcm.gov.vn
- Đại sứ quán Việt Nam tại Tokyo
- Địa chỉ: Tokyo 151-0062, Shibuya-ku, Motoyoyogi-cho 50-11
- Điện thoại: +81-3-34663311/13
- Lãnh sự quán Việt Nam tại Osaka
- Địa chỉ: 4-2-15 Ichinocho Higashi, Sakai-ku, Sakai-shi, Thành phố Osaka 590-0952
- Điện thoại: +81-72-2216666 | +81-72-2216603
- Lãnh sự quán Việt Nam tại Fukuoka
- Địa chỉ: Tầng 4, Aqua Hakata, 5-3-8 Nakasu, Hakata-ku, Thành phố Fukuoka, Nhật Bản 810-08
- Điện thoại: +81-3-34663311/13
- Cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự tại Nhật Bản:
- Văn phòng công chứng tại các tỉnh Tokyo, Kanaagawa, Shizouka, Aichi, Osaka (có thẩm quyền xin chứng nhận lãnh sự của Bộ Ngoại giao Nhật Bản).
- Bộ Ngoại giao Nhật Bản
- Địa chỉ: South Building 1 F, Kasumigaseki 2-2-1, Chiyoda-ku, Tokyo 100-8919
- Điện thoại: 03-3580-3311 (số máy lẻ 2308).
- Văn phòng liên lạc Osaka
- Địa chỉ: Tầng 4, Osaka National Government Building Số 4, 4-1-76 Otemae Chuo-ku, Osaka, 540-0008
- Điện thoại: 06-6941-4700
Thời gian hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản
Thời gian làm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tối đa không quá 1 tuần làm việc, tùy thuộc vào tính chất và số lượng hồ sơ, tài liệu cần hợp pháp hóa. Cụ thể:
- Hồ sơ hợp lệ: Xử lý trong 1 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.
- Hồ sơ có từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên: Thời gian xử lý hợp pháp hóa lãnh sự không quá 5 ngày làm việc.
- Hồ sơ cần xác minh tính xác thực:
- Bộ Ngoại giao sẽ gửi văn bản yêu cầu xác minh ngay sau khi tiếp nhận hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền lập, công chứng, chứng thực hoặc cơ quan cấp trên.
- Cơ quan được yêu cầu có trách nhiệm phản hồi bằng văn bản trong 5 ngày làm việc.
- Bộ Ngoại giao sẽ xử lý và thông báo kết quả ngay sau khi nhận được phản hồi.
Lệ phí hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản
Chi phí hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu tại Việt Nam được quy định cụ thể như sau:
| STT | Loại phí | Mức phí (VND/bản/lần) |
| 1 | Phí hợp pháp hóa lãnh sự | 30.000 |
| 2 | Phí chứng nhận lãnh sự | 30.000 |
| 3 | Phí cấp bản sao giấy tờ, tài liệu | 5.000 |
| 4 | Phí bưu điện (nếu nộp hồ sơ qua bưu điện) | Theo quy định của đơn vị bưu chính |
>> Lưu ý:
- Chỉ chấp nhận thanh toán lệ phí hợp pháp hóa bằng tiền Việt Nam (VND).
- Nộp lệ phí cùng lúc với hồ sơ và nhận biên lai khi có kết quả.
- Mức phí áp dụng theo quy định của từng quốc gia.
- Một số loại giấy tờ đặc biệt được miễn lệ phí hợp pháp hóa lãnh sự.
Lưu ý khi thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản
Những lưu ý dưới đây sẽ giúp Quý khách tránh những sai sót thường gặp và đảm bảo quá trình hợp pháp hóa lãnh sự diễn ra thuận lợi.
- Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản và chi phí có thể thay đổi, Quý khách nên thường xuyên cập nhật thông tin trên website chính thức của Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam để đảm bảo thông tin chính xác và tránh sai sót.
- Thời gian xử lý hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự phụ thuộc vào số lượng và tính chất từng trường hợp, có thể thay đổi linh hoạt tùy theo tình hình thực tế.
Câu hỏi thường gặp về hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản
Tại sao nên sử dụng dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản?
– Không cần tự nghiên cứu quy trình hay xử lý các thủ tục rườm rà.
– Được hỗ trợ bởi chuyên viên giàu kinh nghiệm, giúp hiểu rõ hồ sơ và quy định pháp lý.
– Không cần nộp hồ sơ nhiều lần, tiết kiệm được thời gian và chi phí.
Khi nào cần hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản?
Hợp pháp hóa lãnh sự có nhờ người khác làm hộ được không?
– Người nộp có thể lựa chọn một trong các hình thức: nộp trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền, thông qua cơ quan ngoại vụ được ủy quyền theo Khoản 1, Điều 5 của Nghị định này hoặc gửi qua đường bưu điện.
– Cơ quan, tổ chức, hoặc cá nhân được quyền yêu cầu chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu cho bản thân hoặc người khác mà không cần giấy ủy quyền.
Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản trọn gói tại visa Phương Đông
Visa Phương Đông tự hào là đối tác đáng tin cậy của hơn 500+ doanh nghiệp trên toàn quốc, chuyên cung cấp dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự tại các quốc gia như Đức, Nhật Bản, Ba Lan, Úc, Hàn Quốc và nhiều quốc gia khác.
- Đội ngũ chuyên viên tận tậm:
- Tư vấn chi tiết về tính pháp lý và mục đích sử dụng hồ sơ, đồng hành cùng khách hàng trong suốt quá trình thực hiện thủ tục.
- Cập nhật liên tục các quy định mới nhất từ cơ quan chức năng.
- Hỗ trợ 24/7 cho các trường hợp khẩn cấp
- Quy trình nhanh chóng, tiết kiệm thời gian:
- Cung cấp danh sách giấy tờ chi tiết, giúp chuẩn bị hồ sơ đầy đủ ngay từ đầu, tránh thiếu hoặc thừa giấy tờ.
- Hướng dẫn cách điền hồ sơ chuẩn xác, giảm thiểu sai sót và chỉnh sửa.
- Hỗ trợ dịch thuật công chứng tài liệu (nếu cần)
- Miễn phí giao nhận hồ sơ tại TP.HCM, hỗ trợ chuyển phát nhanh toàn quốc.
Quý khách đang tìm kiếm giải pháp tiết kiệm thời gian nhưng vẫn đảm bảo kết quả chính xác cho thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản? Visa Phương Đông là lựa chọn hoàn hảo với dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự trọn gói chuyên nghiệp. Liên hệ để được tư vấn chi tiết và nhận báo giá ngay hôm nay.
Hy vọng những thông tin trên sẽ hỗ trợ Quý khách thực hiện quy trình hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản một cách dễ dàng và tiết kiệm thời gian. Nếu Quý khách còn bất kỳ thắc mắc nào hoặc cần tìm hiểu thêm về dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản, hãy liên hệ ngay HOTLINE 1900 63 63 50 để được tư vấn hoàn toàn miễn phí.
Bài viết liên quan
