Cập nhật thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản – Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản

Hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản là bước quan trọng để tài liệu từ Nhật Bản hoặc Việt Nam được công nhận và sử dụng hợp pháp tại quốc gia còn lại. Trong bài viết này, Visa Phương Đông sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản, giúp Quý khách dễ dàng hoàn tất thủ tục này.

Chứng nhận lãnh sự Nhật Bản là gì?

Chứng thực lãnh sự Nhật Bản là quy trình xác nhận tính xác thực của bản dịch, bản sao từ bản chính của các loại giấy tờ, tài liệu do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam hoặc Nhật Bản cấp. Quy trình này được thực hiện bởi cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của hai nước nhằm đảm bảo bản dịch, bản sao phù hợp với bản gốc và có giá trị pháp lý khi sử dụng tại quốc gia còn lại.

Hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản là gì?

Hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản là quy trình xác thực tính pháp lý của con dấu, chữ ký và chức danh trên các loại giấy tờ, tài liệu do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam hoặc Nhật Bản cấp, nhằm đảm bảo giá trị pháp lý và được công nhận khi sử dụng tại quốc gia còn lại. Quy trình này tuân theo nguyên tắc có đi có lại giữa hai nước, được thực hiện bởi các cơ quan ngoại giao và lãnh sự có thẩm quyền của cả Việt Nam và Nhật Bản.

Lưu ý: Thủ tục chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự chỉ xác nhận tính pháp lý của chữ ký, con dấu và chức danh. Quy trình này không bao gồm việc chứng nhận nội dung hay hình thức của các giấy tờ, tài liệu liên quan.

Các loại giấy tờ miễn hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản

Các loại giấy tờ miễn hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản, bao gồm:

– Giấy tờ cá nhân:

• Giấy khai sinh
• Giấy chứng nhận độc thân
• Giấy chứng nhận đăng ký kết hôn
• Bằng cấp, chứng chỉ, bảng điểm
• Lý lịch tư pháp
• Giấy khám sức khỏe
• Xác nhận kinh nghiệm
• Giấy khám sức khỏe
• …

– Giấy tờ thương mại:

• Giấy chứng nhận đầu tư
• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
• Chứng nhận xuất xứ, nguồn gốc
• Chứng nhận chất lượng
• Chứng nhận y tế
• Hợp đồng, thỏa thuận
• Báo cáo tài chính
• Hóa đơn thương mại
• …

>> Xem thêm: Danh sách các nước và giấy tờ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự.

Quy định về hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản tại Việt Nam

Trình tự thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản được thực hiện theo các quy định sau:

• Nghị định số 111/2011/NĐ-CP quy định chi tiết về thủ tục, hồ sơ, lệ phí và thời gian thực hiện chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự đối với các loại giấy tờ, tài liệu của Việt Nam tại Nhật Bản và ngược lại.
• Thông tư số 01/2012/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn cụ thể cách thức thu, nộp và quản lý lệ phí hợp pháp hóa lãnh sự, nhằm triển khai các quy định của Nghị định 111/2011/NĐ-CP.
• Thông tư 157/2016/TT-BTC quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự.

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam để sử dụng tại Nhật Bản

Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ cấp tại Việt Nam để sử dụng hợp pháp tại Nhật Bản gồm 3 bước:

Bước 1. Dịch thuật công chứng tài liệu Việt Nam cần hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Anh hoặc tiếng quốc gia nơi văn bản cần sử dụng.

– Dịch thuật tài liệu gốc từ tiếng Việt sang tiếng Nhật hoặc tiếng Anh.

– Công chứng bản dịch tại văn phòng Công chứng Nhà nước hoặc Sở Tư pháp.

Bước 2. Xin chứng nhận lãnh sự của cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của Việt Nam.

– Sau khi hoàn tất dịch thuật công chứng, Quý khách cần chuẩn bị hồ sơ bao gồm:

• Tờ khai xin chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự: Mẫu số LS/HPH-2012/TK hoặc bản in tờ khai trực tuyến.
• Bản gốc giấy tờ tùy thân: Chứng minh nhân dân, căn cước công dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu. Nếu nộp qua bưu điện, cần kèm theo bản chụp giấy tờ tùy thân.
• Bản gốc giấy tờ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự và 1 bản sao.
• Bản dịch thuật công chứng giấy tờ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự.
• 1 phong bì ghi sẵn địa chỉ và số điện thoại người nhận (áp dụng khi nộp và nhận hồ sơ qua bưu điện).
• Các giấy tờ chứng minh cần thiết khác: Tùy theo tình hình thực tế, kèm theo 01 bản sao.

– Sau khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ như trên, quý khách nộp hồ sơ tại Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam hoặc Sở ngoại vụ địa phương được ủy quyền.

Lưu ý: Hồ sơ phải được nộp tại đúng địa chỉ đã khai báo trên tờ khai điện tử.

Bước 3: Xin hợp pháp hoá lãnh sự tại Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam.

– Hồ sơ cần chuẩn bị bao gồm:

• Đơn xin cấp hợp pháp hóa lãnh sự
• Bản gốc giấy tờ đã được chứng nhận lãnh sự bởi Bộ Ngoại giao Việt Nam kèm theo 1 bản sao
• Giấy ủy quyền nếu nhờ người nộp hộ

– Sau đó nộp hồ sơ lên Đại sứ quán/Lãnh sự quán Nhật Bản tại Việt Nam để hợp pháp hóa lãnh sự.

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Nhật Bản để sử dụng tại Việt Nam

Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam để sử dụng hợp pháp tại nước ngoài gồm 4 bước:

Bước 1. Công chứng/chứng thực bởi công chứng viên Nhật Bản

– Mang bản gốc giấy tờ đến Văn phòng công chứng để Công chứng viên xác thực.

– Sau khi công chứng, nộp giấy tờ tại Cục Pháp chế quản lý văn phòng công chứng để xin xác nhận con dấu của Công chứng viên.

Lưu ý:

• Chỉ thực hiện bước 1 nếu giấy tờ hợp pháp hóa lãnh sự được cấp bởi cơ quan hoặc tổ chức tư nhân tại Nhật Bản.
• Bỏ qua bước này và trực tiếp thực hiện bước 2 nếu giấy tờ đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự được cấp bởi cơ quan Nhà nước hoặc tổ chức công của Nhật Bản và đáp ứng các điều kiện sau:
  • Ngày cấp trên tài liệu không quá 3 tháng tính đến ngày xin chứng nhận lãnh sự.
  • Tài liệu có ghi rõ tên cơ quan/tổ chức cấp, tên và chức danh của người cấp.
  • Tài liệu có đóng dấu chính thức của cơ quan/tổ chức (không phải con dấu hoặc chữ ký cá nhân).
• Đối với tài liệu đã công chứng tại các văn phòng công chứng thuộc 7 tỉnh: Ibaraki, Saitama, Tochigi, Gunma, Nagano, Chiba, và Niigata, bạn không cần xin xác nhận con dấu của Công chứng viên tại Cục Pháp chế.

Bước 2: Xin chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao Nhật Bản

– Hồ sơ xin chứng nhận lãnh sự bao gồm:

• Bản gốc giấy tờ đã được công chứng (hoặc bản gốc giấy tờ không cần công chứng theo quy định) kèm theo 1 bản sao.
• Tờ khai xin chứng nhận lãnh sự Nhật Bản.
• Bản gốc giấy tờ tùy thân còn hiệu lực: Chứng minh nhân dân, căn cước công dân, hộ chiếu, hoặc bằng lái xe. Nếu nộp qua đường bưu điện, cần kèm theo bản chụp giấy tờ tùy thân.
• Giấy ủy quyền (nếu nhờ người khác nộp thay).
• 1 phong bì thư cỡ A4 ghi rõ địa chỉ nhận nếu nhận kết quả qua bưu điện.

– Nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua bưu điện tới Bộ Ngoại giao Nhật Bản:

• Địa chỉ Bộ Ngoại Giao Nhật Bản: South Building 1 F, Kasumigaseki 2-2-1, Chiyoda-ku, Tokyo 100-8919
• Tel: 03-3580-3311 – số máy lẻ 2308
• Thời gian làm việc từ thứ 2 đến thứ 6 trừ ngày nghỉ lễ, có thể gọi trong khoảng thời gian 9:00-12:30, 13:30-17:00

Lưu ý:

• Quý khách vui lòng nộp hồ sơ và nhận kết quả qua đường bưu điện (không áp dụng cho bưu điện quốc tế).
• Lưu lại số tracking number được cung cấp trên bì thư gửi đến Đại sứ quán và bì thư nhận lại để tự theo dõi tình trạng hồ sơ và chủ động nhận thông báo khi Đại sứ quán gửi trả giấy tờ đã hoàn thành.

Bước 3: Hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản

– Chuẩn bị hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự bao gồm:

• Tờ khai xin đề nghị hợp pháp hóa số LS/HPH-2012/TK.
• Bản gốc và bản copy giấy tờ tài liệu cần hợp pháp hóa đã được Bộ Ngoại giao Nhật bản chứng nhận lãnh sự.
• Tờ khai đề nghị dịch qua ngôn ngữ tiếng Việt và công chứng bản dịch.
• Bì thư cỡ A4, dán sẵn yupack loại chakubarai xin ở Combini, ghi sẵn địa chỉ nhà và số điện thoại di động liên lạc.

– Nộp hồ sơ tới Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại Nhật Bản để xin dấu hợp pháp hóa lãnh sự để sử dụng tại Việt Nam.

Bước 4: Dịch thuật công chứng sang tiếng Việt để sử dụng tại Việt Nam

– Giấy tờ của Nhật Bản đã được hợp pháp hóa lãnh sự cần được dịch thuật công chứng sang tiếng Việt trước khi sử dụng tại Việt Nam.

– Quý khách có thể thực hiện dịch thuật công chứng tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam tại Nhật Bản, Phòng Pháp lý của Ủy ban Nhân dân Quận tại Việt Nam hoặc tại phòng dịch thuật công chứng hợp pháp ở Việt Nam.

– Để tiết kiệm thời gian và thuận tiện hơn, quý khách nên dịch thuật công chứng trực tiếp tại Đại sứ quán Việt Nam tại Nhật Bản. Khi đó, trong hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự ở bước 3, cần bổ sung Tờ khai đề nghị dịch sang tiếng Việt và công chứng bản dịch.

Hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản ở đâu?

1. Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam sử dụng tại Nhật Bản:

– Văn phòng Công chứng Nhà nước hoặc Sở Tư pháp

– Bộ Ngoại giao Việt Nam

• Đối với các tỉnh từ Đà Nẵng trở ra Bắc:
  • Cục Lãnh sự – Bộ Ngoại giao Việt Nam
  • Địa chỉ: Số 40 Trần Phú, Quận Ba Đình, Thành phố Hà Nội
  • Điện thoại: (+84 4) 3799 3660
  • Email: cls.mfa@mofa.gov.vn
• Đối với các tỉnh từ Quảng Ngãi trở vào Nam:
  • Sở Ngoại vụ TP.HCM
  • Địa chỉ: Số 6 đường Alexandre De Rhodes, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh
  • Điện thoại: (84-28) 3822 4224 – 3822 3055
  • Email: sngoaivu@tphcm.gov.vn

2. Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Nhật Bản sử dụng tại Việt Nam:

– Đại sứ quán Việt Nam tại Tokyo

• Địa chỉ: Tokyo 151-0062, Shibuya-ku, Motoyoyogi-cho 50-11
• Điện thoại: +81-3-34663311/13

– Lãnh sự quán Việt Nam tại Osaka

• Địa chỉ: 4-2-15 Ichinocho Higashi, Sakai-ku, Sakai-shi, Thành phố Osaka 590-0952
• Điện thoại: +81-72-2216666 | +81-72-2216603

– Lãnh sự quán Việt Nam tại Fukuoka

• Địa chỉ: Tầng 4, Aqua Hakata, 5-3-8 Nakasu, Hakata-ku, Thành phố Fukuoka, Nhật Bản 810-08
• Điện thoại: +81-3-34663311/13

– Cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự tại Nhật Bản:

• Văn phòng công chứng tại các tỉnh Tokyo, Kanaagawa, Shizouka, Aichi, Osaka (có thẩm quyền xin chứng nhận lãnh sự của Bộ Ngoại giao Nhật Bản).
• Bộ Ngoại giao Nhật Bản
  • Địa chỉ: South Building 1 F, Kasumigaseki 2-2-1, Chiyoda-ku, Tokyo 100-8919
  • Điện thoại: 03-3580-3311 (số máy lẻ 2308).
• Văn phòng liên lạc Osaka
  • Địa chỉ: Tầng 4, Osaka National Government Building Số 4, 4-1-76 Otemae Chuo-ku, Osaka, 540-0008
  • Điện thoại: 06-6941-4700

Thời gian hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản

– Thời gian làm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản tối đa không quá 1 tuần làm việc, tùy thuộc vào tính chất và số lượng hồ sơ, tài liệu cần hợp pháp hóa. Cụ thể:

• Hồ sơ hợp lệ: Xử lý trong 1 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.
• Hồ sơ có từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên: Thời gian xử lý không quá 5 ngày làm việc.
• Hồ sơ cần xác minh tính xác thực:
  • Bộ Ngoại giao sẽ gửi văn bản yêu cầu xác minh ngay sau khi tiếp nhận hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền lập, công chứng, chứng thực hoặc cơ quan cấp trên.
  • Cơ quan được yêu cầu có trách nhiệm phản hồi bằng văn bản trong 5 ngày làm việc.
  • Bộ Ngoại giao sẽ xử lý và thông báo kết quả ngay sau khi nhận được phản hồi.

Lệ phí hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản

Chi phí hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản cụ thể như sau:

– Phí hợp pháp hóa lãnh sự: 30.000 VND/bản/lần.

– Phí chứng nhận lãnh sự: 30.000 VND/bản/lần.

– Phí cấp bản sao giấy tờ, tài liệu: 5.000 VND/bản/lần.

– Phí bưu điện (nếu nộp hồ sơ qua bưu điện): Theo quy định của đơn vị bưu chính.

Lưu ý:

• Chỉ chấp nhận thanh toán lệ phí hợp pháp hóa bằng tiền Việt Nam (VND).
• Nộp lệ phí cùng lúc với hồ sơ và nhận biên lai khi có kết quả.
• Mức phí áp dụng theo quy định của từng quốc gia.
• Một số loại giấy tờ đặc biệt được miễn lệ phí hợp pháp hóa lãnh sự.

Lưu ý khi thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản

– Thủ tục và chi phí có thể thay đổi, Quý khách nên thường xuyên cập nhật thông tin trên website chính thức của Đại sứ quán Nhật Bản tại Việt Nam để đảm bảo thông tin chính xác và tránh sai sót.

– Thời gian xử lý hồ sơ phụ thuộc vào số lượng và tính chất từng trường hợp, có thể thay đổi linh hoạt tùy theo tình hình thực tế.

Câu hỏi thường gặp về hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản

Hợp pháp hóa lãnh sự có nhờ người khác làm hộ được không?

Theo Nghị định số 111/2011/NĐ-CP, việc hợp pháp hóa lãnh sự hoàn toàn có thể nhờ người khác thực hiện mà không cần giấy ủy quyền. Cụ thể:

Người nộp có thể lựa chọn một trong các hình thức: nộp trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền, thông qua cơ quan ngoại vụ được ủy quyền theo Khoản 1, Điều 5 của Nghị định này hoặc gửi qua đường bưu điện.

Cơ quan, tổ chức, hoặc cá nhân được quyền yêu cầu chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu cho bản thân hoặc người khác mà không cần giấy ủy quyền.

Khi nào cần hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản?

Hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản là thủ tục bắt buộc khi Quý khách muốn sử dụng giấy tờ Việt Nam tại Nhật Bản hoặc giấy tờ Nhật Bản tại Việt Nam.

Tại sao nên sử dụng dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản?

Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán Nhật Bản thường phức tạp, đòi hỏi người thực hiện phải nắm rõ các quy định pháp luật hiện hành. Khi sử dụng dịch vụ, Quý khách sẽ nhận được các lợi ích sau:

Không cần tự nghiên cứu quy trình hay xử lý các thủ tục rườm rà.

Được hỗ trợ bởi chuyên viên giàu kinh nghiệm, giúp hiểu rõ hồ sơ và quy định pháp lý.

Không cần nộp hồ sơ nhiều lần, tiết kiệm được thời gian và chi phí.

Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản trọn gói tại visa Phương Đông

Visa Phương Đông tự hào là đối tác đáng tin cậy của hơn 500+ doanh nghiệp trên toàn quốc, chuyên cung cấp dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự tại các quốc gia như Đức, Nhật Bản, Ba Lan, Úc, Hàn Quốc và nhiều quốc gia khác. Dưới đây là những lý do khiến khách hàng tin tưởng lựa chọn chúng tôi:

• Đội ngũ chuyên viên tận tậm:
  • Tư vấn chi tiết về tính pháp lý và mục đích sử dụng hồ sơ, đồng hành cùng khách hàng trong suốt quá trình thực hiện thủ tục.
  • Cập nhật liên tục các quy định mới nhất từ cơ quan chức năng.
  • Hỗ trợ 24/7 cho các trường hợp khẩn cấp
• Quy trình nhanh chóng, tiết kiệm thời gian:
  • Cung cấp danh sách giấy tờ chi tiết, giúp chuẩn bị hồ sơ đầy đủ ngay từ đầu, tránh thiếu hoặc thừa giấy tờ.
  • Hướng dẫn cách điền hồ sơ chuẩn xác, giảm thiểu sai sót và chỉnh sửa.
  • Hỗ trợ dịch thuật công chứng tài liệu (nếu cần)
• Miễn phí giao nhận hồ sơ tại TP.HCM, hỗ trợ chuyển phát nhanh toàn quốc.

Hy vọng những thông tin trên sẽ hỗ trợ Quý khách thực hiện quy trình hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản một cách dễ dàng và tiết kiệm thời gian. Nếu Quý khách còn bất kỳ thắc mắc nào hoặc cần tìm hiểu thêm về dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản, hãy liên hệ ngay HOTLINE 1900 63 63 50 để được tư vấn hoàn toàn miễn phí.