Hướng dẫn cách nộp hồ sơ giấy phép lao động trực tuyến
Nộp hồ sơ trực tuyến work permit đã trở thành xu hướng mới giúp đơn giản hóa quy trình làm giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam. Hãy theo dõi hướng dẫn chi tiết về cách nộp hồ sơ trực tuyến và danh sách giấy tờ cần chuẩn bị qua bài viết dưới đây!
Việc nộp hồ sơ trực tuyến yêu cầu hiểu rõ quy trình và chuẩn bị tài liệu đúng định dạng. Visa Phương Đông với kinh nghiệm hơn 10 năm sẽ hỗ trợ Quý khách thực hiện toàn bộ thủ tục online một cách nhanh chóng và chính xác.
Đối tượng nào được phép nộp hồ sơ online work permit?
Theo quy định tại Điều 2 Thông tư 23/2017/TT-BLĐTBXH có 5 đối tượng chính được phép nộp hồ sơ online work permit bao gồm:
- Người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam (theo Khoản 1 Điều 2 Nghị định 11/2016/NĐ-CP).
- Doanh nghiệp/tổ chức sử dụng lao động nước ngoài (theo Khoản 2 Điều 2 Nghị định 11/2016/NĐ-CP).
- Các cơ quan có thẩm quyền chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài:
- Cục Việc làm (Bộ Nội vụ)
- Chủ tịch UBND tỉnh/thành phố trực thuộc Trung ương
- Sở Nội vụ
- Ban Quản lý các khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế và khu công nghệ cao (trong trường hợp được ủy quyền)
- Cơ quan cấp giấy phép lao động theo Điều 3 Thông tư 40/2016/TT-BLĐTBXH.
- Các cơ quan, tổ chức và cá nhân có liên quan khác.
>> Xem thêm: Đối với các doanh nghiệp cần nộp hồ sơ tại thủ đô, quy trình xin giấy phép lao động tại Hà Nội có một số đặc thù riêng mà Quý khách cần lưu ý.
Nộp hồ sơ trực tuyến giấy phép lao động cần những giấy tờ gì?
Quy định về hồ sơ xin giấy phép lao động online theo Điều 5 Thông tư 23/2017/TT-BLĐTBXH bao gồm:
– Hồ sơ cấp phép lao động cho người nước ngoài bao gồm tờ khai và các giấy tờ kèm theo phải tuân thủ quy định về giao dịch điện tử và quản lý lao động nước ngoài tại Việt Nam.
– Đối với các giấy tờ kèm theo dạng bản giấy, người sử dụng lao động cần chuyển đổi sang định dạng điện tử:
- PDF (portable document format)
- DOC/DOCX (document)
- JPG (joint photographic experts group)
– Việc chuyển đổi cần đảm bảo hai yêu cầu:
- Phản ánh toàn vẹn nội dung của chứng từ giấy
- Được chuyển từ chứng từ giấy sang chứng từ điện tử
– Hiệu lực pháp lý của tài liệu điện tử sẽ hết hiệu lực khi chứng từ giấy gốc hết giá trị pháp lý.
>> Một trong những giấy tờ quan trọng trong bộ hồ sơ là giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc. Đối với người lao động nước ngoài thuộc diện chuyên gia, giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc là minh chứng không thể thiếu để chứng minh năng lực chuyên môn và kinh nghiệm trong lĩnh vực hoạt động.
Quy trình nộp hồ sơ online work permit
Quy trình nộp hồ sơ online work permit cho người lao động nước ngoài gồm 3 bước:
Bước 1. Đăng ký tài khoản
– Truy cập vào Cổng Dịch vụ công thuộc tỉnh/thành nơi người lao động nước ngoài sẽ làm việc.
Bài viết sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình nộp hồ sơ xin giấy phép lao động trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công TP.HCM. Quy trình này cũng áp dụng tương tự cho các tỉnh thành khác trên cả nước.
- Nhấn chọn nút “Đăng ký” tài khoản
- Hoàn thành form đăng ký tài khoản với các thông tin yêu cầu
>> Đối với doanh nghiệp đang hoạt động tại Long An, quy trình có một số đặc thù riêng. Để thực hiện làm work permit cho người nước ngoài ở Tây Ninh (gồm Long An cũ) hiệu quả, Quý khách cần lưu ý một số yêu cầu bổ sung từ Sở Nội vụ tỉnh Long An.
Bước 2. Truy cập hệ thống và tiến hành nộp hồ sơ
- Tìm kiếm và chọn dịch vụ:
- Nhập “cấp giấy phép lao động” vào ô tìm kiếm
- Chọn “Nộp trực tuyến” của tên thủ tục “Cấp giấy phép lao động cho người lao động nước ngoài”
- Điền thông tin hồ sơ:
- Thông tin người nộp hồ sơ
- Thông tin doanh nghiệp/tổ chức sử dụng lao động nước ngoài
- Thông tin người lao động nước ngoài
Sau đó chọn “Tiếp tục” để qua mục mới.
- Tải lên hồ sơ yêu cầu:
Tải đầy đủ các tài liệu cần thiết, bao gồm:
- Văn bản trình bày lý do tuyển dụng lao động nước ngoài và yêu cầu cấp giấy phép (theo Mẫu số 03 đính kèm Nghị định 219/2025/NĐ-CP)
- Giấy xác nhận tình trạng sức khỏe từ cơ sở y tế được phép cấp, có giá trị trong vòng 12 tháng kể từ ngày phát hành. Quý khách có thể tham khảo thêm các bệnh viện khám sức khỏe cho người nước ngoài được Bộ Y tế cấp phép thực hiện khám sức khỏe cho người nước ngoài.
- Hộ chiếu phải còn hiệu lực (bản sao được công chứng, còn ít nhất 6 tháng trước khi hết hạn)
- Văn bản chứng minh không có tiền án tiền sự, có hiệu lực 6 tháng (được miễn trừ nếu tra cứu qua Cổng Dịch vụ công quốc gia)
- 02 ảnh kích thước 4x6cm, chụp màu trên nền trắng, khuôn mặt nghiêm chỉnh, không sử dụng kính
- Các tài liệu như giấy cử công tác, hợp đồng lao động, hoặc giấy xác nhận thời gian công tác
- Giấy tờ chứng minh vị trí công việc, cụ thể như sau:
- Chuyên gia
- Nhà quản lý
- Giám đốc điều hành
- Lao động kỹ thuật
- Văn bằng tốt nghiệp đại học trở lên (bản sao đã công chứng và hợp pháp hóa lãnh sự)
- Giấy xác nhận thời gian công tác tối thiểu 2 năm trong ngành nghề liên quan (giảm xuống 1 năm đối với các ngành ưu tiên như: tài chính, khoa học công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số – được xác nhận bởi bộ/ngành/UBND cấp tỉnh)
- Bản điều lệ công ty hoặc quy chế hoạt động của tổ chức/doanh nghiệp
- Quyết định bổ nhiệm hoặc điều chuyển cho các chức vụ quản lý theo khoản 24 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020 (số 59/2020/QH14)
- Giấy đăng ký thành lập doanh nghiệp hoặc quyết định thành lập cơ quan/tổ chức hoặc các giấy tờ có giá trị pháp lý tương đương
- Giấy phép hoạt động của chi nhánh/văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh
- Bản điều lệ công ty hoặc văn bản quy định về cơ cấu tổ chức
- Thư xác nhận từ người sử dụng lao động về thời gian làm việc tối thiểu 3 năm phù hợp với vị trí tuyển dụng (có chứng thực hoặc dưới dạng tài liệu số)
Trường hợp đặc biệt: Đối với người đã từng làm việc tại Việt Nam, có thể dùng giấy phép lao động cũ hoặc giấy xác nhận miễn giấy phép đã được cấp trước đó để thay thế cho chứng từ kinh nghiệm.
- Phương án 1:
- Yêu cầu: Hoàn thành khóa đào tạo chuyên môn tối thiểu 1 năm + có ít nhất 2 năm làm việc thực tế trong lĩnh vực tương ứng
- Hồ sơ cần có:
- Chứng chỉ/văn bằng đào tạo nghề từ 1 năm trở lên (bản sao công chứng, chấp nhận từ tổ chức/công ty có tư cách pháp nhân)
- Giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc tối thiểu 2 năm (có chứng thực/định dạng điện tử)
- Phương án 2:
- Yêu cầu: Có từ 3 năm kinh nghiệm thực tế trở lên trong chuyên môn
- Hồ sơ cần có:
- Văn bản xác nhận thời gian công tác ít nhất 3 năm (có chứng thực)
- Không bắt buộc phải có chứng chỉ đào tạo, tuy nhiên có thể chuẩn bị thêm nếu cơ quan có yêu cầu bổ sung
Lưu ý đặc biệt: Trường hợp nhân viên của Quý khách đáp ứng đủ về mặt kinh nghiệm (từ 3 năm trở lên) nhưng chưa có chứng chỉ chuyên môn, đề nghị liên hệ ngay với Visa Phương Đông qua số HOTLINE 1900 63 63 50 để được chuyên viên phân tích và đưa ra phương án xử lý tối ưu cho từng tình huống cụ thể.
Kiểm tra kỹ toàn bộ hồ sơ trước khi nhấn “Tiếp tục” để chuyển sang bước kế tiếp.
Lưu ý: Thành phần hồ sơ có thể khác nhau tùy từng trường hợp cụ thể. Quý khách có thể liên hệ với Visa Phương Đông qua HOTLINE 1900 63 63 50 để được hỗ trợ miễn phí.
- Thanh toán phí và nộp hồ sơ
– Chọn hình thức thanh toán
– Đề nghị cá nhân/doanh nghiệp/cơ sở lựa chọn chọn loại biên lai:
- Xuất biên lai cho cá nhân
- Xuất biên lai cho doanh nghiệp/cơ sở
– Tích chọn “Tôi chắc chắn rằng các thông tin khai báo trên là đúng sự thật và đồng ý chịu trách nhiệm trước pháp luật về lời khai trên”
– Nhập “Mã xác nhận”
– Cuối cùng chọn “Nộp hồ sơ”
>> Một khâu quan trọng trong quá trình làm giấy phép lao động là việc khám sức khỏe. Để đảm bảo giấy chứng nhận sức khỏe hợp lệ, người lao động nước ngoài cần đến các bệnh viện khám sức khỏe cho người nước ngoài được Bộ Y tế cấp phép thực hiện khám sức khỏe cho người nước ngoài.
Bước 3. Theo dõi kết quả
Sau khi hoàn tất việc nộp hồ sơ xin giấy phép lao động trực tuyến, doanh nghiệp cần chờ cơ quan chức năng tiếp nhận và xử lý. Trong quá trình này, có thể phát sinh yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ hoặc nhận kết quả cuối cùng của thủ tục xin cấp giấy phép lao động online.
Trong trường hợp giấy phép lao động đã được cấp nhưng bị mất, hư hỏng hoặc cần thay đổi nội dung, người lao động nước ngoài cần thực hiện thủ tục cấp lại giấy phép lao động. Quy trình này cũng được thực hiện online tương tự như cấp mới, nhưng yêu cầu hồ sơ sẽ đơn giản hơn.
Đặc biệt, khi giấy phép lao động sắp hết hạn, người sử dụng lao động cần chuẩn bị sớm thủ tục gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài để đảm bảo tính liên tục trong hoạt động lao động.
Quy trình nộp hồ sơ online work permit có nhiều bước phức tạp, dễ sai sót nếu không có kinh nghiệm. Visa Phương Đông thực hiện toàn bộ quy trình nộp hồ sơ trực tuyến, theo dõi tiến độ và nhận kết quả thay Quý khách.
>> Mời Quý khách xem thêm:
- Làm giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Đồng Nai (gồm Bình Phước cũ) – Hướng dẫn chi tiết về quy trình và yêu cầu đặc thù khi xin work permit tại tỉnh Đồng Nai
- Xin giấy phép lao động tại Hà Nội – Thông tin cập nhật về quy định và thủ tục nộp hồ sơ online tại thủ đô
Trên đây là hướng dẫn chi tiết cách nộp hồ sơ trực tuyến giấy phép lao động cho người nước ngoài từ Visa Phương Đông. Nếu cần hỗ trợ hoặc muốn sử dụng dịch vụ xin giấy phép lao động, liên hệ ngay HOTLINE 1900 63 63 50 để được tư vấn chi tiết!
Bài viết liên quan
