Hướng dẫn điền tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự trực tuyến mới nhất
Hiện nay, công dân Việt Nam có thể chọn lựa điền tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự trực tuyến hoặc mẫu LS/HPH-2012/TK. Để hoàn thiện hồ sơ nhanh chóng và chính xác, mời Quý khách tham khảo hướng dẫn cách điền tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự dưới đây của Visa Phương Đông.
Các mẫu tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự
Quý khách có thể chọn 1 trong 2 loại mẫu tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự sau:
– Điền 1 tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK theo Phụ lục của Thông tư 01/2012/TT–BNG
– Điền tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự online. Trước đây, tờ khai này được sử dụng chung cho các đương đơn yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự hoặc chứng nhận lãnh sự tại Cục lãnh sự tại Hà Nội hay Sở Ngoại vụ tại thành phố Hồ Chí Minh. Tuy nhiên, theo văn bản hiện hành hiện nay, tất cả những tờ khai điện tử của các thủ tục hành chính tiếp nhận tại Bộ phận Một cửa của Bộ Ngoại giao tại Cục Lãnh sự (Hà Nội) được thực hiện trên Cổng Dịch vụ công của Bộ Ngoại giao, còn những tờ khai điện tử của các thủ tục hành chính tiếp nhận tại Sở ngoại vụ (TP.HCM) được thực hiện trên Cổng thông tin điện tử về công tác Lãnh sự – Bộ Ngoại giao.
Cách điền tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự trực tuyến
Bước 1. Truy cập vào cổng thông tin của Bộ Ngoại giao Việt Nam
– Truy cập vào website Cổng thông tin điện tử về công tác Lãnh sự – Bộ Ngoại giao
– Tại thanh menu, chọn “thủ tục lãnh sự trực tuyến”, sau đó chọn tiếp “hợp pháp hóa chứng nhận lãnh sự”
– Tiếp theo, hãy chọn “Tờ khai chứng nhận lãnh sự/hợp pháp hóa lãnh sự” và xác định địa điểm nộp hồ sơ, bao gồm Cục Lãnh sự tại Hà Nội hoặc Sở Ngoại vụ TP.HCM
– Đánh dấu vào ô “Đồng ý” ở mục “Tôi đã đọc kỹ nội dung trên và muốn đăng ký trực tuyến xin chứng nhận lãnh sự/hợp pháp hóa lãnh sự các hồ sơ” để tiến hành điền tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự
Bước 2. Điền đầy đủ thông tin được yêu cầu của tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự
Phần 1: Giấy tờ cần chứng nhận lãnh sự/hợp pháp hóa lãnh sự. Người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự cần điền đầy đủ thông tin sau:
- Tên giấy tờ: chọn tên giấy tờ cần hợp pháp hóa lãnh sự phù hợp với nhu cầu và mục đích (bản dịch, bằng cấp, bằng cao đẳng, bằng chuyên khoa, báo cáo tài chính, chứng nhận độc thân, lý lịch tư pháp,…)
- Loại giấy tờ: Quý khách cần chọn loại giấy tờ phù hợp, bao gồm bản chính, bản dịch, bản sao hoặc bản trích lục, tùy thuộc vào mục đích sử dụng. Nếu muốn chọn kết hợp, trước tiên hãy chọn bản dịch, sau đó nhấn vào nút mũi tên xanh hướng xuống. Khi thông tin hiển thị, tiếp tục nhấn vào “sao chép” và chỉnh sửa “loại giấy tờ” thành “bản dịch”. Tiếp theo, chọn mũi tên xuống để hiển thị hai dòng là bản sao và bản dịch.
- Tổng số bản: nhập số lượng bản cần được hợp pháp hóa lãnh sự.
- Số hiệu của giấy tờ:
– Nếu Quý khách chọn bản chính, vui lòng điền số hiệu của bản gốc. Nếu không có số hiệu, hãy ghi số “01”.
Ví dụ:
- Đối với giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Quý khách có thể điền 01 hoặc mã số doanh nghiệp
- Đối với giấy khai sinh, điền số giấy khai sinh (số hiệu thường nằm ở góc trên bên phải hoặc trên bìa quyển sổ).
– Nếu giấy tờ là bản sao, Quý khách cần ghi số chứng thực của dấu sao y bản chính do Ủy ban Nhân dân Phường/quận nơi cư trú cấp.
- Tên người được cấp giấy tờ:
– Khi điền thông tin về tên người được cấp giấy tờ trong tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự, Quý khách cần ghi rõ tên cá nhân hoặc tên công ty tùy thuộc vào loại giấy tờ.
- Nếu giấy tờ liên quan đến một tổ chức (như giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh,…) thì điền tên công ty
- Nếu giấy tờ liên quan đến cá nhân (như giấy khai sinh) thì điền tên cá nhân.
Lưu ý: những nội dung có dấu (*) tức là bắt buộc phải điền thông tin.
- Cơ quan cấp/sao chứng thực:
– Dựa vào loại giấy tờ đã chọn ở mục 2, Quý khách cần xác định cơ quan cấp hoặc nơi chứng thực như sau:
- Bản chính: tìm tên cơ quan trên chữ ký và con dấu của tài liệu.
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: cơ quan cấp thường là Sở Kế hoạch và Đầu tư.
- Giấy khai sinh: nơi cấp là Ủy ban Nhân dân hoặc Phòng Tư pháp.
- Bản dịch: kiểm tra tên cơ quan xác nhận bản dịch, thường là Phòng Tư pháp (nhà nước) hoặc Văn phòng công chứng (tư nhân).
- Bản sao: xác định tên người ký trong dấu/mộc chứng nhận sao y trùng khớp với bản chính hoặc bản sao y bản chính. Đối với bản trích lục, hãy tìm tên cơ quan trên chữ ký và con dấu của người ký trích lục, thường là Ủy ban Nhân dân hoặc Phòng Đăng ký kinh doanh.
- Người ký: Quý khách cần chọn người ký phù hợp dựa trên loại giấy tờ đã chọn ở mục 2:
- Bản chính: Người ký là người có thẩm quyền cấp giấy tờ, thường là đại diện của cơ quan cấp.
- Bản dịch: Người ký thường là trưởng hoặc phó phòng tư pháp, người có thẩm quyền xác nhận bản dịch.
- Bản sao: Người ký trong dấu/mộc chứng nhận sao y phải là người có thẩm quyền xác nhận tính chính xác của bản sao so với bản chính.
- Bản trích lục: Người ký trích lục cũng phải là người có thẩm quyền và có chữ ký cùng con dấu rõ ràng.
- Chức danh: Quý khách điền thông tin tương tự như ở mục 7 – người ký.
- Ngày ký: Đối với giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, điền ngày cấp lần thứ nhất. Còn đối với giấy khai sinh, ngày ký cần được ghi ở phần gốc bên dưới giấy tờ.
Sau khi hoàn tất thông tin ở mục 9, Quý khách nhấn vào mũi tên xanh để tiếp tục với tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự online tại Cục Lãnh sự.
Phần 2: Họ và tên người nộp hồ sơ.
Phần 3: Chọn điền 1 trong 2 số chứng minh nhân dân hoặc số hộ chiếu (bằng lái xe,…) còn hiệu lực.
Phần 4: Địa chỉ liên lạc: cung cấp địa chỉ nhà cụ thể, số điện thoại và thư điện tử của người nộp đơn để nhận thông báo hoặc phản hồi khi cần thiết.
Phần 5: Trong trường hợp giấy tờ không đủ điều kiện để chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định pháp luật, Quý khách hãy nhấp vào ô “tôi đề nghị chứng nhận giấy tờ đã được xuất trình tại Bộ Ngoại giao” và đánh dấu vào ô vuông “đồng ý”.
Phần 6: Giấy tờ trên sẽ sử dụng tại nước: Quý khách điền tên quốc gia mà văn bản hợp pháp hóa lãnh sự dự định sử dụng (có thể chọn nhiều quốc gia).
Phần 7: Chọn mục đích sử dụng văn bản hợp pháp hóa lãnh sự (học tập, du lịch, lao động,con nuôi, xin visa,…).
Phần 8: Nơi khai đơn hợp pháp hóa lãnh sự trực tuyến
Phần 9: Nơi nộp hồ sơ là Cục Lãnh sự Hà Nội hoặc Sở Ngoại vụ TP Hồ Chí Minh hoặc các địa chỉ được ủy quyền hợp pháp hóa lãnh sự. Sau đó, Quý khách cần điền mã bảo vệ chính xác (lưu ý gõ đúng chữ hoa, chữ thường)
- Chọn vào ô vuông “Tôi xin cam đoan những lời khai trên là sự thật và hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về sự chính xác của hồ sơ này” và nhấn nút “hoàn thành” để chuyển sang ô tiếp theo.
Sau khi hoàn thành phần 9, Quý khách sẽ nhận được xác nhận đã đăng ký thành công và máy tính sẽ tự động tải tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự về. Nếu không thấy tờ khai, Quý khách có thể chọn tải tờ khai hoặc tải xuống lại. Ngoài ra, Quý khách nên lưu lại mã tờ khai và hai mã chứng thực.
Nếu không có bút hoặc không muốn viết tay, Quý khách có thể nhập email để nhận thông tin tờ khai và mẫu tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự để tiện cho việc in ấn.
Bước 3. In tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự trực tuyến
– Khi đã tải xong tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự về máy, Quý khách hãy in ra 1 bản để kèm vào bộ hồ sơ xin hợp pháp hóa lãnh sự.
– Trường hợp, nếu đã in nhưng bị mất tờ khai, Quý khách có thể in lại theo các bước sau:
- Đầu tiên, Quý khách truy cập vào đường link.
- Sau đó, điền 2 mã thông tin mà Quý khách đã lưu ở bước 2, chọn “tùy chọn” tải về để lấy lại tờ khai.
Lưu ý khi điền tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự online
– Quý khách cần đảm bảo rằng cơ quan cấp giấy tờ của mình nằm trong danh sách các cơ quan được liệt kê trong tờ khai. Nếu cơ quan cấp không có trong danh sách, Quý khách cần thực hiện việc công chứng giấy tờ tại một cơ quan công chứng hoặc tư pháp được chỉ định để đảm bảo tính hợp lệ của giấy tờ.
– Cung cấp đầy đủ thông tin về địa chỉ liên lạc, số điện thoại và địa chỉ email của Quý khách. Điều này rất quan trọng để nhận kết quả và để cơ quan có thể liên hệ khi có vấn đề liên quan đến hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự, giúp đảm bảo quá trình xử lý hồ sơ diễn ra thuận lợi.
– Thống nhất ngôn ngữ được sử dụng trong tờ khai, không nên ghi mỗi mục bằng một ngôn ngữ khác nhau.
– Khi điền thông tin cá nhân, Quý khách cần cung cấp đầy đủ thông tin trong mục họ và tên, số chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu, và ngày cấp. Những thông tin này phải khớp với thông tin trên giấy tờ tùy thân mà Quý khách mang theo khi nộp hồ sơ để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ của hồ sơ.
Câu hỏi thường gặp khi điền tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự
Trường hợp điền sai thông tin tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự, có thể chỉnh sửa không hay phải làm tờ khai mới?
Khi điền tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự, nếu Quý khách phát hiện thông tin đã điền sai, có thể thực hiện các bước sau:
- Chỉnh sửa thông tin: nếu tờ khai vẫn chưa được nộp hoặc chưa hoàn tất quá trình xử lý, Quý khách có thể chỉnh sửa thông tin trực tiếp trên tờ khai. Điều này có thể thực hiện trên hệ thống online nếu Quý khách đã điền tờ khai trực tuyến.
- Tạo tờ khai mới: nếu tờ khai đã được nộp và Quý khách không thể chỉnh sửa thông tin, thì cần phải tạo một tờ khai mới. Việc này đảm bảo rằng tất cả thông tin đều chính xác và đầy đủ trước khi nộp lại hồ sơ.
- Thông báo với cơ quan tiếp nhận: trong trường hợp Quý khách đã nộp hồ sơ nhưng phát hiện sai sót, nên liên hệ với cơ quan tiếp nhận (Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ) để thông báo về sai sót và hỏi về quy trình cần thiết để điều chỉnh hoặc nộp lại hồ sơ mới.
- Lưu ý về thời gian: quá trình chỉnh sửa hay nộp lại hồ sơ có thể ảnh hưởng đến thời gian xử lý, vì vậy Quý khách nên thực hiện càng sớm càng tốt để tránh chậm trễ trong việc hợp pháp hóa lãnh sự.
Việc kiểm tra kỹ lưỡng thông tin trước khi nộp sẽ giúp tránh những rắc rối không cần thiết trong quá trình hợp pháp hóa lãnh sự.
Làm thế nào để tra cứu số seri tem và ngày cấp chứng nhận lãnh sự/hợp pháp hóa lãnh sự trên hệ thống?
Khi hồ sơ được dán tem chứng nhận lãnh sự hoặc hợp pháp hóa lãnh sự, nếu muốn kiểm tra số seri tem và ngày cấp có tồn tại trên hệ thống hay không, Quý khách có thể làm theo các bước sau:
- Bước 1: Truy cập vào Cổng thông tin điện tử về công tác Lãnh sự – Bộ Ngoại giao
- Bước 2: Điền số seri tem và ngày cấp
- Bước 3: Nhấn vào nút “xem thông tin” để kiểm tra kết quả
Việc thực hiện các bước này sẽ giúp Quý khách dễ dàng xác minh thông tin cần thiết liên quan đến chứng nhận lãnh sự hoặc hợp pháp hóa lãnh sự.
Ngoài tờ khai, cần chuẩn bị những giấy tờ, tài liệu gì để hợp pháp hóa lãnh sự khi sử dụng tại nước ngoài?
Ngoài điền tờ khai, người đề nghị cần chuẩn bị một số giấy tờ, tài liệu hợp pháp hóa lãnh sự khác để sử dụng tại nước ngoài:
- Giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân/hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu): Yêu cầu xuất trình bản chính khi nộp trực tiếp hoặc nộp bản chụp khi gửi qua bưu điện. Giấy tờ này không cần chứng thực.
- Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận.
- 1 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự tiếng Anh nếu giấy tờ không được lập bằng các ngôn ngữ này.
- 1 bản chụp các giấy tờ, tài liệu bao gồm: giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự và 1 bản dịch giấy tờ tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự để lưu tại Bộ Ngoại giao.
- 1 phong bì có dán tem và ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu hồ sơ gửi qua đường bưu điện và yêu cầu trả kết quả qua đường bưu điện).
Lưu ý: Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ thể yêu cầu xuất trình bản chính và nộp 1 bản chụp các giấy tờ liên quan để kiểm tra tính xác thực khi cần thiết.
Hy vọng bài viết đã cung cấp thông tin hữu ích về cách điền tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự trực tuyến, đảm bảo Quý khách có thể thực hiện một cách nhanh chóng và chính xác. Nếu Quý khách cần hỗ trợ hoặc tư vấn dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự, hãy liên hệ ngay qua HOTLINE 1900 63 63 50 để đội ngũ chuyên viên của Visa Phương Đông kịp thời giải đáp.
Bài viết liên quan
