Trang chủ / Cẩm nang / Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự lý lịch tư pháp – Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự lý lịch tư pháp

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự lý lịch tư pháp – Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự lý lịch tư pháp

11/01/2025 | Trương Vũ Anh

Hợp pháp hóa lãnh sự lý lịch tư pháp là một bước cần thiết để đảm bảo rằng các tài liệu này được công nhận và sử dụng hợp pháp tại Việt Nam hoặc ở nước ngoài. Quy trình này không chỉ bảo vệ quyền lợi cá nhân mà còn đảm bảo tính minh bạch trong các giao dịch quốc tế liên quan đến lý lịch tư pháp. Visa Phương Đông xin mời Quý khách cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

Hợp pháp hóa lãnh sự lý lịch tư pháp là gì?

– Hợp pháp hóa lãnh sự lý lịch tư pháp là quá trình mà cơ quan đại diện ngoại giao Việt Nam và nhà chức trách của quốc gia nơi phiếu lý lịch tư pháp sẽ được sử dụng xác nhận tính xác thực của chữ ký, tư cách của người ký và con dấu của cơ quan cấp phiếu đó. Mục đích chính là đảm bảo rằng thông tin trong lý lịch tư pháp được sử dụng một cách minh bạch và có trách nhiệm.

– Quá trình hợp pháp hóa hồ sơ tư pháp tại lãnh sự bao gồm nhiều giai đoạn quan trọng, từ việc tập hợp, lưu trữ thông tin pháp lý đến việc xây dựng một hệ thống quản lý và bảo vệ dữ liệu chuyên nghiệp. Đồng thời, thiết lập các tiêu chí và điều kiện cụ thể để kiểm tra, cung ứng thông tin lý lịch tư pháp cho các tổ chức và cá nhân có thẩm quyền yêu cầu truy cập. Điều này giúp đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy của thông tin pháp lý trong các giao dịch và mối quan hệ quốc tế.

– Quy trình được thiết kế để bảo vệ quyền riêng tư và lợi ích của mọi cá nhân liên quan, với nguyên tắc xử lý thông tin tuân thủ nghiêm ngặt các quy định hiện hành, nhằm tránh mọi hình thức lạm dụng.

Hồ sơ làm hợp pháp hóa lãnh sự lý lịch tư pháp

Đối với công dân Việt Nam

Tờ khai bản gốc yêu cầu cấp phiếu lý lịch tư pháp đã được quy định theo mẫu số 03/2024/LLTP cho cá nhân yêu cầu cấp phiếu lý lịch tư pháp (theo mẫu) và 1 bản photo để lưu
Bản sao kèm bản gốc của căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn giá trị sử dụng
Bản sao kèm bản gốc của sổ hộ khẩu, giấy thường trú hoặc giấy xác nhận tạm trú
Tờ khai xin chứng nhận lãnh sự
Bản dịch phiếu lý lịch tư pháp sang tiếng Anh hoặc ngôn ngữ của quốc gia nơi tài liệu sẽ được sử dụng (trong trường hợp ở nước ngoài yêu cầu)

Đối với công dân nước ngoài

Tờ khai bản gốc yêu cầu cấp phiếu lý lịch tư pháp đã được quy định theo mẫu số 03/2024/LLTP cho người nước ngoài yêu cầu cấp phiếu lý lịch tư pháp (theo mẫu) và 1 bản photo để lưu
Bản sao kèm bản chính của hộ chiếu, visa Việt Nam hoặc thẻ tạm trú/thường trú
Tờ khai xin chứng nhận lãnh sự

Lưu ý: Cả hai nhóm đối tượng (người Việt Nam và người nước ngoài) đều sử dụng mẫu tờ khai giống nhau để yêu cầu cấp phiếu lý lịch tư pháp số 1 nhưng sẽ nộp tại các cơ quan khác nhau tùy thuộc vào tình trạng cư trú của họ.

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự lý lịch tư pháp nước ngoài

Bước 1. Chứng thực giấy tờ, tài liệu lý lịch tư pháp

– Lý lịch tư pháp được cấp tại nước ngoài cần được chứng thực tại cơ quan công chứng có thẩm quyền của quốc gia cấp văn bản

Bước 2. Xin chứng nhận lãnh sự từ cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của nước ngoài

– Mang tài liệu cấp tại nước ngoài đã được công chứng đến chứng thực tại:

Cơ quan ngoại giao thẩm quyền tại quốc gia ban hành văn bản
Bộ phận ngoại giao có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự tại Việt Nam (áp dụng khi văn bản đã hoàn thành bước 1 và có sẵn tại Việt Nam)

Bước 3. Dịch thuật công chứng tài liệu đã được hợp pháp hóa lãnh sự

– Dịch thuật công chứng giấy tờ, tài liệu đã được hợp pháp hóa lãnh sự ra tiếng Việt để sử dụng tại Việt Nam

– Sau khi hoàn tất quy trình, giấy tờ sẽ được công nhận và sử dụng hợp pháp tại Việt Nam

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự lý lịch tư pháp Việt Nam

Bước 1. Dịch thuật công chứng tài liệu Việt Nam

– Dịch thuật công chứng tài liệu Việt Nam cần hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Anh hoặc ngôn ngữ của quốc gia nơi văn bản cần sử dụng.

Bước 2. Xin chứng nhận lãnh sự của cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của nước ngoài

– Cách 1. Đối với trường hợp quốc gia mà Quý khách muốn sử dụng giấy tờ, tài liệu không có cơ quan đại diện tại Việt Nam.

Mang giấy tờ, tài liệu cần hợp pháp hóa để xin chứng nhận con dấu, chữ ký tại Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam hoặc Sở Ngoại vụ địa phương được ủy quyền.
Xin chứng nhận con dấu, chữ ký tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam ở nước ngoài.
Xin chứng nhận con dấu, chữ ký cho giấy tờ, tài liệu cần hợp pháp hóa tại Bộ Ngoại giao của quốc gia nơi Quý khách sử dụng giấy tờ.

– Cách 2. Đối với trường hợp quốc gia mà Quý khách muốn sử dụng giấy tờ, tài liệu có cơ quan đại diện tại Việt Nam.

Mang giấy tờ, tài liệu cần hợp pháp hóa để xin chứng nhận con dấu, chữ ký tại Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam hoặc Sở Ngoại vụ địa phương được ủy quyền.
Xin chứng nhận con dấu, chữ ký tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán nước ngoài tại Việt Nam.

– Sau khi hoàn tất quy trình trên, giấy tờ của Quý khách sẽ được công nhận và sử dụng hợp pháp tại nước ngoài.

Làm hợp pháp hóa lãnh sự lý lịch tư pháp ở đâu?

– Công dân Việt Nam nộp hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự lý lịch tư pháp tại các cơ quan có thẩm quyền sau đây:

Trường hợp có địa chỉ thường trú rõ ràng thì nộp tại Sở Tư pháp nơi cá nhân thường trú
Trường hợp không có nơi thường trú thì nộp tại Sở Tư pháp nơi cá nhân tạm trú
Trường hợp không xác định được nơi thường trú hoặc nơi tạm trú thì nộp tại Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia
Trường hợp cư trú ở nước ngoài thì nộp tại Sở Tư pháp nơi cư trú trước khi xuất cảnh

– Người nước ngoài có thể nộp tờ khai yêu cầu cấp phiếu lý lịch tư pháp và các giấy tờ kèm theo tại các cơ quan sau đây:

Trường hợp đang cư trú tại Việt Nam thì nộp tại Sở Tư pháp nơi cư trú
Trường hợp đã rời Việt Nam, đã từng cư trú tại Việt Nam thì nộp tại Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia

Thời gian hợp pháp hóa lãnh sự lý lịch tư pháp

Thời gian hợp pháp hóa lãnh sự lý lịch tư pháp sẽ được cơ quan có thẩm quyền cấp trong vòng 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trường hợp đương sự là người nước ngoài, công dân Việt Nam đã cư trú ở nhiều nơi hoặc có thời gian cư trú ở nước ngoài, thời gian sẽ kéo dài hơn nhưng không quá 15 ngày.

Phí hợp pháp hóa lãnh sự lý lịch tư pháp là bao nhiêu?

– Chi phí hợp pháp hóa lãnh sự lý lịch tư pháp được quy định cụ thể như sau:

Phí hợp pháp hóa lãnh sự: 30.000 VND/bản/lần.
Phí chứng nhận lãnh sự: 30.000 VND/bản/lần.
Phí cấp bản sao giấy tờ, tài liệu: 5.000 VND/bản/lần.
Phí bưu điện (nếu nộp hồ sơ qua bưu điện): Theo quy định của đơn vị bưu chính.

Lưu ý:

Chỉ chấp nhận thanh toán lệ phí hợp pháp hóa bằng tiền Việt Nam (VND).
Nộp lệ phí cùng lúc với hồ sơ và nhận biên lai khi có kết quả.
Mức phí áp dụng theo quy định của từng quốc gia.
Một số loại giấy tờ đặc biệt được miễn lệ phí hợp pháp hóa lãnh sự.

– Đối với thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự sơ yếu lý lịch tại cơ quan đại diện ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài:

Mức phí sẽ được áp dụng theo quy định của từng quốc gia.
Chi phí này thường khác nhau, tùy thuộc vào chính sách của mỗi nước và loại dịch vụ Quý khách lựa chọn. Để đảm bảo tính chính xác, Quý khách nên liên hệ trực tiếp với cơ quan tiếp nhận hồ sơ để biết mức phí áp dụng cho trường hợp cụ thể của mình.

Lưu ý: Ngoài các khoản phí nêu trên, Quý khách cần dự trù thêm các chi phí phát sinh theo yêu cầu của quốc gia tiếp nhận hồ sơ.

Câu hỏi thường gặp về hợp pháp hóa lãnh sự lý lịch tư pháp

Những lý do nào thường khiến hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự lý lịch tư pháp bị từ chối?

– 3 lý do phổ biến thường khiến hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự lý lịch tư pháp bị từ chối:

Thứ nhất, giấy tờ không đảm bảo tính hợp lệ hoặc có dấu hiệu bị chỉnh sửa, tẩy xóa, bao gồm các trường hợp như giấy tờ bị nhàu nát, mờ chữ, có vết tẩy xóa hoặc các dấu hiệu làm giả khác. Cơ quan chức năng sẽ từ chối những hồ sơ này để đảm bảo tính xác thực và độ tin cậy của tài liệu.
Thứ hai, thông tin được kê khai trong hồ sơ không chính xác hoặc không trùng khớp với các giấy tờ gốc. Ví dụ như sai lệch thông tin cá nhân giữa các loại giấy tờ, không khớp địa chỉ thường trú, hoặc khai báo không đúng về thời gian cư trú. Những sai lệch này có thể gây ảnh hưởng đến tính chính xác của phiếu lý lịch tư pháp.
Thứ ba, hồ sơ thiếu một hoặc nhiều giấy tờ bắt buộc theo quy định. Đây là trường hợp phổ biến nhất khi người nộp không chuẩn bị đầy đủ các tài liệu cần thiết như tờ khai, giấy tờ tùy thân, hoặc các giấy tờ chứng minh tư cách pháp lý. Việc thiếu các giấy tờ này sẽ khiến hồ sơ không đủ căn cứ để xác minh thông tin và tiến hành hợp pháp hóa.

– Trong trường hợp hồ sơ bị từ chối, người nộp không nên quá lo lắng mà cần thực hiện một số bước sau để khắc phục tình huống.

Với trường hợp thông tin không chính xác, cần kiểm tra và đối chiếu kỹ lưỡng trước khi kê khai lại. Nếu thiếu giấy tờ, cần bổ sung đầy đủ theo danh mục quy định. Quan trọng nhất là cần lưu giữ biên nhận và các văn bản từ chối để thuận tiện cho việc nộp lại hồ sơ sau khi đã hoàn thiện.

Cần đọc kỹ văn bản từ chối để hiểu rõ lý do và yêu cầu cụ thể từ cơ quan chức năng.

Nên tham khảo ý kiến từ cán bộ tiếp nhận hồ sơ để được hướng dẫn chi tiết cách khắc phục.

Đối với giấy tờ không hợp lệ, cần làm lại bản mới hoặc xin cấp lại từ cơ quan có thẩm quyền.

Trường hợp nào lý lịch tư pháp được yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự?

Lý lịch tư pháp được yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự trong một số trường hợp phổ biến như làm hồ sơ du học, xin việc tại công ty nước ngoài hoặc cho người nước ngoài đang cư trú tại Việt Nam khi cần chứng minh không có án tích trong thời gian cư trú,…

Hợp pháp hóa lãnh sự lý lịch tư pháp có cần dịch thuật không?

Cần phải dịch thuật tài liệu, giấy tờ lý lịch tư pháp. Cụ thể, quy trình này bao gồm các bước sau:

Nếu Quý khách cần sử dụng tài liệu này ở nước ngoài, phải dịch thuật sang ngôn ngữ của quốc gia đó (thường là tiếng Anh)
Công chứng bản dịch: sau khi dịch thuật, bản dịch cần được công chứng để đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của tài liệu
Hợp pháp hóa lãnh sự: cuối cùng, Quý khách cần thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan có thẩm quyền, như Sở Ngoại vụ hoặc Bộ Ngoại giao

Việc dịch thuật và công chứng là rất quan trọng để đảm bảo rằng các cơ quan chức năng tại nước ngoài có thể hiểu và công nhận nội dung của giấy tờ.

Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự lý lịch tư pháp nhanh chóng, uy tín

Với hơn 6 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hợp pháp hóa lãnh sự, Visa Phương Đông tự hào là đối tác tin cậy của khách hàng trên toàn quốc, đặc biệt tại TP.HCM, Bình Dương, Đồng Nai, Long An, Hà Nội,… Chúng tôi luôn cập nhật những thông tin pháp lý mới và sẵn sàng hỗ trợ Quý khách một cách nhanh chóng.

Đội ngũ chuyên viên được đào tạo bài bản, thành thạo ngoại ngữ và am hiểu sâu rộng về các quy định, thủ tục
Kinh nghiệm dày dặn trong việc làm việc với các cơ quan lãnh sự nước ngoài, cam kết hỗ trợ Quý khách hoàn thành thủ tục một cách suôn sẻ, từ khâu chuẩn bị hồ sơ đến khi nhận kết quả, tuân thủ tuyệt đối quy định pháp luật hiện hành
Chi phí dịch vụ minh bạch, rõ ràng, cam kết theo đúng tư vấn ban đầu

Trên đây là toàn bộ thông tin về hợp pháp hóa lãnh sự lý lịch tư pháp. Nếu Quý Khách hàng có bất kỳ thắc mắc nào cần hỗ trợ và tìm kiếm công ty dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự lý lịch tư pháp uy tín, vui lòng liên hệ ngay Visa Phương Đông qua HOTLINE 1900 63 63 50 để được tư vấn miễn phí.