Cập nhật thủ tục xin giấy phép lao động cho người Nhật Bản
Quá trình xin cấp giấy phép lao động cho công dân Nhật Bản tại Việt Nam đòi hỏi tuân thủ quy trình pháp lý nghiêm ngặt với nhiều yêu cầu cụ thể. Để được cấp giấy phép, người lao động cần đáp ứng các điều kiện cụ thể như có năng lực hành vi dân sự đầy đủ, sức khỏe phù hợp, và phải thuộc diện nhà quản lý, giám đốc, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật. Hồ sơ cần có văn bản đề nghị theo mẫu, giấy khám sức khỏe, lý lịch tư pháp, hộ chiếu và các giấy tờ chứng minh trình độ chuyên môn khác – tất cả đều phải được dịch sang tiếng Việt và hợp pháp hóa lãnh sự. Cũng giống như thủ tục xin work permit cho người nước ngoài, để xin work permit cho nhân sự Nhật Bản doanh nghiệp phải giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài ít nhất 30 ngày trước khi dự kiến tuyển dụng; chuẩn bị giấy tờ; nộp hồ sơ trực tuyến đầy đủ tại nơi người lao động sẽ làm việc và nhận kết quả sau 5 ngày làm việc kể từ khi hồ sơ được thẩm định.
Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước trong quy trình xin giấy phép lao động cho người Nhật Bản, từ điều kiện, hồ sơ cần thiết đến các thủ tục, thời gian, địa điểm và lệ phí, mời doanh nghiệp tham khảo chi tiết từng phần trong bài viết này.
Điều kiện cấp giấy phép lao động cho người Nhật Bản là gì?
Theo quy định hiện hành, người lao động Nhật Bản cần đáp ứng 4 điều kiện sau để có thể xin giấy phép lao động tại Việt Nam. Visa Phương Đông xin tổng hợp những yêu cầu cơ bản giúp Quý Doanh nghiệp dễ dàng kiểm tra trước khi tiến hành chuẩn bị hồ sơ cho người lao động Nhật Bản.
- Phải đủ 18 tuổi trở lên và có năng lực hành vi dân sự đầy đủ theo quy định của pháp luật.
- Có trình độ chuyên môn, kỹ thuật, tay nghề, kinh nghiệm làm việc và có đủ sức khỏe theo quy định của Bộ trưởng Bộ Y tế.
- Không phải là người đang trong thời gian chấp hành hình phạt, chưa được xóa án tích hoặc đang trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật nước ngoài hnoặc pháp luật Việt Nam.
- Phải là chuyên gia, nhà quản lý, giám đốc điều hành hoặc lao động kỹ thuật theo quy định tại Điều 3 Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2023/NĐ-CP sửa đổi như sau:
| Vị trí | Yêu cầu |
| Chuyên gia người Nhật Bản | – Phải tốt nghiệp đại học trở lên hoặc tương đương, có ít nhất 3 năm kinh nghiệm làm việc hoặc ít nhất 5 năm kinh nghiệm và có chứng chỉ hành nghề thông qua mẫu xác nhận kinh nghiệm làm việc. – Trường hợp đặc biệt do Thủ tướng Chính phủ quyết định theo đề nghị của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội. |
| Nhà quản lý người Nhật Bản | – Là quản lý doanh nghiệp hoặc là người đứng đầu, cấp phó của cơ quan, tổ chức theo quy định tại khoản 24 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020 số 59/2020/QH14 |
| Giám đốc điều hành người Nhật Bản | – Là người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh hoặc người đứng đầu điều hành trực tiếp một lĩnh vực trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp |
| Lao động kỹ thuật người Nhật Bản | Đáp ứng 1 trong các điều kiện sau: – Được đào tạo ít nhất 1 năm – Có ít nhất 3 năm hoặc 5 năm kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí công việc dự kiến tại Việt Nam |
Một điểm quan trọng cần lưu ý là người lao động Nhật Bản chỉ được cấp giấy phép lao động khi đáp ứng đủ các điều kiện nêu trên và không thuộc diện miễn giấy phép lao động theo quy định tại Điều 7 Nghị định 152/2020/NĐ-CP. Nếu thuộc diện miễn giấy phép lao động, Quý Doanh nghiệp sẽ thực hiện thủ tục xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động.
>> Xem thêm: Tùy thuộc vào vai trò trong công ty, Quý khách có thể tham khảo thêm các quy định cụ thể về cấp giấy phép lao động cho nhà quản lý hoặc giấy phép lao động cho giám đốc công ty.
Thủ tục xin giấy phép lao động cho người Nhật Bản có thể phức tạp và tốn thời gian nếu doanh nghiệp không có kinh nghiệm và hiểu biết sâu về các quy định pháp luật. Với sự hỗ trợ từ Visa Phương Đông, Quý Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm thời gian, công sức và tăng tỷ lệ thành công khi xin cấp giấy phép lao động cho nhân sự người Nhật Bản.
Hồ sơ xin giấy phép lao động cho người Nhật Bản làm việc tại Việt Nam
Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ đúng quy định là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của thủ tục xin cấp giấy phép lao động cho người Nhật Bản. Với kinh nghiệm hỗ trợ hàng nghìn doanh nghiệp mỗi năm, Visa Phương Đông tổng hợp danh mục hồ sơ đầy đủ theo quy định mới nhất, được chia thành 3 giai đoạn chính trong quy trình xin giấy phép lao động.
- Hồ sơ thông báo tuyển dụng lao động nước ngoài
- Hồ sơ giải trình sử dụng lao động nước ngoài
- Hồ sơ xin giấy phép lao động cho người Nhật Bản
– Công văn đề nghị tuyển dụng người lao động nước ngoài
– Giấy phép đăng ký kinh doanh còn hiệu lực
– Thông tin đơn vị tuyển dụng:
- Thông tin liên hệ của nhân sự phụ trách
- Email và số điện thoại chính thức
- Số lượng lực lượng lao động hiện tại (cả nội địa và nước ngoài)
– Thông tin người lao động nước ngoài
- Bản scan hộ chiếu còn hạn
- Giấy tờ chứng minh trình độ phù hợp với từng vị trí:
- Chuyên gia: Bằng đại học và chứng nhận kinh nghiệm 3 năm trở lên
- Lao động kỹ thuật: Chứng chỉ đào tạo 1 năm và xác nhận 3 năm kinh nghiệm, hoặc minh chứng 5 năm kinh nghiệm
- Nhà quản lý/Giám đốc: Giấy tờ về đầu tư, điều lệ công ty, quyết định bổ nhiệm và các tài liệu liên quan
- Trường hợp gia hạn: Bản gốc giấy phép lao động hiện tại và hợp đồng đã được xác nhận
– Giấy đăng ký hoạt động của doanh nghiệp (bản sao)
– Công văn đăng ký nhu cầu tuyển dụng người Nhật Bản, có thể là:
- Báo cáo giải trình theo Mẫu số 01/PLI – nếu đây là lần đầu tiên người sử dụng lao động đăng ký và nhận được chấp thuận sử dụng người lao động nước ngoài
- Báo cáo giải trình thay đổi nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài theo Mẫu số 02/PLI – nếu người sử dụng lao động đã từng được chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài nhưng có thay đổi nhu cầu sử dụng
– Giấy giới thiệu/giấy ủy quyền (nếu người đi nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp)
– Văn bản đề nghị xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài (Mẫu số 11/PLI)
– Giấy chứng nhận sức khỏe hoặc giấy khám sức khỏe do cơ quan, tổ chức y tế có thẩm quyền của nước ngoài hoặc của Việt Nam cấp có giá trị trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày ký kết luận sức khỏe đến ngày nộp hồ sơ
– Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận lao động cho công dân Nhật Bản không thuộc trường hợp đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, được cấp không quá 6 tháng trước ngày nộp hồ sơ
– 2 ảnh thẻ 4x6cm nền trắng, không đeo kính, được chụp không quá 6 tháng
– Bản sao có chứng thực hộ chiếu người Nhật Bản còn giá trị theo quy định của pháp luật
– Các giấy tờ liên quan đến người lao động nước ngoài trừ trường hợp người lao động nước ngoài quy định tại điểm a khoản 1 Điều 2 Nghị định này
– Văn bản chứng minh công việc đối với vị trí nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật, có đầy đủ các giấy tờ chứng minh theo quy định tại khoản 3, 4, 5, 6 Điều 3 Nghị định này:
- Giấy tờ chứng minh là nhà quản lý và giám đốc điều hành người Nhật Bản:
- Điều lệ công ty hoặc quy chế hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy chứng nhận thành lập hoặc quyết định thành lập hoặc giấy tờ khác có giá trị pháp lý tương đương
- Nghị quyết hoặc quyết định bổ nhiệm của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp
- Giấy tờ chứng minh là chuyên gia và lao động kỹ thuật người Nhật Bản:
- Văn bằng hoặc chứng chỉ hoặc giấy chứng nhận là chuyên gia, lao động kỹ thuật người Nhật Bản
- Văn bản xác nhận của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp tại Nhật Bản về số năm kinh nghiệm của chuyên gia, lao động kỹ thuật hoặc giấy phép lao động đã được cấp hoặc xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động đã được cấp
– Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, trừ những trường hợp không phải xác định nhu cầu sử dụng người lao động Nhật Bản
>> Lưu ý quan trọng:
- Các giấy tờ bằng tiếng Nhật phải được dịch sang tiếng Việt và công chứng hoặc chứng thực
- Các giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của Nhật Bản cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế
- Bộ hồ sơ cần được nộp đầy đủ, không thiếu bất kỳ giấy tờ nào để tránh bị trả lại hoặc yêu cầu bổ sung, gây chậm trễ quá trình xét duyệt
- Đối với vị trí chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật, việc chuẩn bị giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc là yêu cầu quan trọng để chứng minh năng lực chuyên môn của người lao động nước ngoài. Nếu Quý khách cần làm thủ tục cho thủ tục xin giấy phép lao động cho lao động kỹ thuật, hãy tham khảo thông tin chi tiết.
Thủ tục xin work permit cho người Nhật Bản
Thủ tục xin giấy phép lao động cho người Nhật Bản gồm 4 bước chính. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước giúp Quý Doanh nghiệp thực hiện đúng quy trình, đảm bảo tiến độ và thành công trong việc xin cấp giấy phép lao động.
Bước 1. Đăng ký nhu cầu tuyển dụng lao động nước ngoài
Thông báo tuyển dụng người lao động Việt Nam vào vị trí dự kiến tuyển dụng người lao động Nhật Bản trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Cổng thông tin điện tử của Trung tâm dịch vụ việc làm trong thời gian ít nhất 15 ngày, kể từ ngày dự kiến báo cáo giải trình với Bộ Nội vụ.
Nội dung thông báo tuyển dụng bao gồm: vị trí và chức danh công việc, mô tả công việc, số lượng, yêu cầu về trình độ, kinh nghiệm, mức lương, thời gian và địa điểm làm việc.
Việc xin giấy phép lao động cho người Nhật Bản sẽ được xem xét thực hiện khi đã chứng minh không thể tuyển dụng được lao động Việt Nam đủ tiêu chuẩn theo quy định.
Bước 2. Giải trình và xin văn bản chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài
Sau khi không tuyển được người lao động Việt Nam vào các vị trí dự kiến, ít nhất 15 ngày trước khi dự định sử dụng người lao động Nhật Bản, Quý Doanh nghiệp cần thực hiện báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài và nộp trực tuyến lên Cổng Dịch vụ công ứng với tỉnh/thành phố mà người Nhật Bản sẽ làm việc.
Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được báo cáo giải trình, cơ quan có thẩm quyền sẽ xem xét, cấp văn bản chấp thuận hoặc không chấp thuận về việc sử dụng người lao động Nhật Bản.
Bước 3. Nộp hồ sơ xin giấy phép lao động cho người Nhật Bản
Sau khi nhận được văn bản chấp thuận sử dụng người lao động nước ngoài, Quý Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ xin cấp giấy phép lao động và nộp trên Cổng dịch vụ công trực tuyến của tỉnh/thành phố nơi người lao động Nhật Bản dự kiến làm việc.
Thời điểm nộp hồ sơ ít nhất 15 ngày làm việc trước ngày người lao động Nhật Bản dự kiến bắt đầu làm việc.
>> Xem thêm: Quý khách có thể tham khảo hướng dẫn nộp hồ sơ giấy phép lao động online để tiết kiệm thời gian và đảm bảo quy trình diễn ra thuận lợi.
Bước 4. Nhận giấy phép lao động cho người Nhật Bản
Trong 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, Bộ Nội vụ sẽ cấp giấy phép lao động cho nhân sự người Nhật Bản theo Mẫu số 12/PLI.
Sau khi người lao động Nhật Bản được cấp giấy phép lao động, Quý Doanh nghiệp và người lao động Nhật Bản phải ký kết hợp đồng lao động bằng văn bản theo quy định của pháp luật lao động Việt Nam trước ngày dự kiến làm việc.
Trong trường hợp bị từ chối cấp work permit cho người Nhật Bản, Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội sẽ có văn bản trả lời và nêu rõ lý do.
>> Xem thêm: Nếu Quý khách đang cần làm thủ tục cho người nước ngoài tại các tỉnh thành, hãy tham khảo thêm quy trình làm giấy phép lao động tại Bình Dương, thủ tục xin giấy phép lao động tại Đồng Nai, xin work permit tại Long An hoặc xin giấy phép lao động tại Hà Nội.
Nộp hồ sơ làm work permit cho người Nhật Bản ở đâu?
Hồ sơ xin giấy phép lao động cho người Nhật Bản được nộp hoàn toàn qua hình thức trực tuyến thông qua Cổng dịch vụ công của tỉnh/thành phố nơi người lao động Nhật Bản dự kiến làm việc tối thiểu 15 ngày, trước ngày dự kiến bắt đầu làm việc.
Có thể được yêu cầu nộp hồ sơ gốc lên Bộ Nội vụ tùy thuộc vào quy định của từng tỉnh/thành phố.
Xin giấy phép lao động cho người Nhật Bản mất bao lâu?
Thời gian xin giấy phép lao động cho người Nhật Bản thường kéo dài từ 9 – 12 tuần nếu Quý Khách hàng chuẩn bị hồ sơ chính xác. Tuy nhiên, thời gian xét duyệt có thể lâu hơn nếu có những vấn đề phát sinh.
| Giai đoạn | Thời gian (ngày làm việc) |
| Đăng tin tuyển dụng người lao động Việt Nam | 20 – 25 ngày |
| Xin chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài | 15 – 20 ngày |
| Xin cấp giấy phép lao động | 12 – 17 ngày |
| Hợp pháp hóa lãnh sự | Tùy từng loại hồ sơ |
| Ký, giao nhận, dịch thuật và công chứng hồ sơ | Tùy từng trường hợp |
Lệ phí làm work permit cho người Nhật Bản
Lệ phí xin giấy phép lao động cho người Nhật Bản được quy định bởi Hội đồng Nhân dân tỉnh/thành phố và có sự khác biệt giữa các địa phương. Chi phí làm work permit cho người nước ngoài tại Việt Nam có thể dao động từ 400.000 – 600.000 VND.
>> Lưu ý: Phí cấp work permit cho nhân sự người Nhật Bản chưa bao gồm các khoản phụ phí phát sinh trong quá trình làm thủ tục.
>> Xem thêm: Trước khi làm thủ tục, doanh nghiệp cần biết về danh sách bệnh viện khám sức khỏe làm giấy phép lao động để chuẩn bị đầy đủ giấy tờ y tế theo quy định.
Câu hỏi thường gặp về giấy phép lao động cho người Nhật Bản
Yêu cầu đối với mẫu giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc cho người Nhật Bản là gì?
– Phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng sang tiếng Việt.
– Giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc là loại giấy tờ yêu cầu rất cao về tính chính xác, doanh nghiệp cần lưu ý khi điền các thông tin sau:
Thông tin công ty xin cấp giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc cho người Nhật Bản:
Tên đầy đủ
Địa chỉ
Số điện thoại liên hệ, fax (nếu có)
Lĩnh vực kinh doanh chính
Vị trí, chức danh công việc trong giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc phải cụ thể và trùng khớp với thông tin trong hồ sơ xin work permit cho người Nhật Bản.
Thời gian làm việc tại công ty: điền rõ ngày bắt đầu và ngày kết thúc.
Các thông tin hộ chiếu của nhân sự Nhật Bản phải rõ ràng và trùng khớp (nếu có):
Họ và tên
Ngày sinh
Số hộ chiếu
Quốc tịch
Tất cả thông tin trên cần được ghi chính xác và nhất quán với các giấy tờ khác trong hồ sơ xin giấy phép lao động cho người Nhật Bản.
>> Ngoài ra, nếu Quý khách đang cần làm thủ tục cho giấy phép lao động cho giáo viên nước ngoài hoặc xin giấy phép lao động cho giáo viên yoga thì cần chuẩn bị thêm một số giấy tờ đặc thù.
Thời hạn của giấy phép lao động cho người Nhật Bản tại Việt Nam là bao lâu?
Thời hạn ghi trên work permit sẽ theo đề nghị của doanh nghiệp (không được quá 24 tháng).
Thời hạn này phù hợp với thời hạn của hợp đồng lao động hoặc văn bản thỏa thuận làm việc.
Quý Doanh nghiệp nên theo dõi thời hạn giấy phép lao động của người Nhật Bản để đảm bảo thực hiện thủ tục gia hạn work permit kịp thời, tránh gián đoạn trong quá trình làm việc hợp pháp tại Việt Nam.
>> Xem thêm: Doanh nghiệp có thể làm thủ tục gia hạn giấy phép lao động nếu tiếp tục sử dụng nhân sự Nhật Bản. Trong trường hợp người lao động không làm việc tại công ty nữa, doanh nghiệp cần tiến hành thu hồi giấy phép lao động theo đúng quy định pháp luật.
Khi xin giấy phép lao động cho người Nhật Bản, giấy tờ nào cần dịch thuật và công chứng sang tiếng Việt?
– Giấy chứng nhận sức khỏe được cấp ở nước ngoài (nếu có)
– Lý lịch tư pháp được cấp ở nước ngoài
– Văn bằng, chứng chỉ chứng minh trình độ chuyên môn
– Giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc ở nước ngoài
– Quyết định bổ nhiệm của công ty mẹ (nếu di chuyển nội bộ)
– Hợp đồng lao động ký với công ty mẹ ở nước ngoài (nếu có)
– Hợp đồng cung cấp dịch vụ (nếu là nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng)
– Các giấy tờ khác chứng minh vị trí công việc như quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia,… (nếu có)
>> Lưu ý: Các giấy tờ này không chỉ cần dịch thuật sang tiếng Việt mà còn phải được làm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam, trừ trường hợp giấy tờ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự. Để đảm bảo chính xác, Quý khách nên liên hệ trực tiếp với cơ quan có thẩm quyền hoặc dịch vụ hỗ trợ xin giấy phép lao động cho người Nhật Bản để được hướng dẫn cụ thể.
Dịch vụ xin giấy phép lao động cho người Nhật Bản uy tín
Với hơn 6 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực dịch vụ xin giấy phép lao động cho người Nhật Bản, Visa Phương Đông tự hào là đối tác tin cậy của hơn 500 doanh nghiệp trên toàn quốc.
Chúng tôi cam kết hỗ trợ và đồng hành cùng Quý Doanh nghiệp trong quá trình làm work permit cho người Nhật Bản.
- Đội ngũ chuyên viên với kinh nghiệm xử lý hàng trăm hồ sơ xin giấy phép lao động thành công, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức.
- Hướng dẫn chi tiết từ khâu chuẩn bị hồ sơ đến nộp giấy phép lao động cho người Nhật Bản, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật hiện hành.
- Quy trình làm việc minh bạch, công khai chi phí rõ ràng, không phát sinh.
Trên đây là tổng hợp toàn bộ thông tin về work permit cho nhân sự Nhật Bản. Nếu Quý Khách hàng đang tìm kiếm một dịch vụ tư vấn giấy phép lao động cho người Nhật Bản uy tín, hãy liên hệ ngay Visa Phương Đông qua HOTLINE 1900 63 63 50.
Bài viết liên quan
