Trang chủ / Cẩm nang / Cập nhật thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự – Chi phí hợp pháp hóa lãnh sự

Cập nhật thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự – Chi phí hợp pháp hóa lãnh sự

24/12/2024 | Trương Vũ Anh

Hợp pháp hóa lãnh sự là thủ tục bắt buộc để giấy tờ Việt Nam được công nhận ở nước ngoài và ngược lại. Bài viết này Visa Phương Đông sẽ giúp Quý khách nắm rõ quy trình hợp pháp hóa lãnh sự một cách chi tiết nhất!

Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?

Hợp pháp hóa lãnh sự là thủ tục chứng nhận con dấu, chữ ký và chức danh trên giấy tờ, tài liệu nước ngoài do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam thực hiện. Quy định này được nêu rõ tại khoản 2 Điều 2 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, nhằm đảm bảo các giấy tờ, tài liệu nước ngoài được công nhận và sử dụng hợp pháp tại Việt Nam.

Chứng nhận lãnh sự là gì?

Chứng nhận lãnh sự là thủ tục chứng nhận con dấu, chữ ký và chức danh trên giấy tờ, tài liệu của Việt Nam do cơ quan có thẩm quyền thực hiện. Quy định này được nêu rõ tại khoản 2 Điều 2 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, nhằm đảm bảo các giấy tờ, tài liệu được công nhận và sử dụng hợp pháp tại nước ngoài.

Lưu ý: Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự chỉ xác nhận tính pháp lý của chữ ký, con dấu và chức danh, không bao gồm việc chứng nhận nội dung hay hình thức của giấy tờ, tài liệu.

Thời hạn hiệu lực của hợp pháp hóa lãnh sự

Nghị định 111/2011/NĐ-CP và Thông tư 01/2012/TT-BNG không quy định cụ thể thời hạn hiệu lực của giấy tờ, tài liệu nước ngoài sau khi được hợp pháp hóa lãnh sự. Tuy nhiên, thời hạn công nhận của giấy tờ đã hợp pháp hóa lãnh sự sẽ phụ thuộc vào yêu cầu của từng cơ quan tiếp nhận và mục đích sử dụng cụ thể.

Giấy tờ nào cần hợp pháp hóa lãnh sự?

Các giấy tờ phải hợp pháp hóa lãnh sự bao gồm:

Giấy tờ cá nhân: giấy khai sinh, giấy chứng tử, giấy đăng ký kết hôn, quyết định ly hôn, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, phán quyết của tòa án, bằng lái xe, thẻ căn cước, hộ chiếu, bằng cấp, chứng chỉ, thư tuyển dụng, sơ yếu lý lịch, quyết định bổ nhiệm, giấy khám sức khỏe,…
Giấy tờ doanh nghiệp: giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, biên bản báo cáo, chứng chỉ thuế, sổ kế toán, báo cáo kiểm toán, hợp đồng kinh doanh,…

Hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự gồm những gì?

Theo quy định tại Điều 14 và Điều 15 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự được chia thành 2 loại chính: hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ cấp tại Việt Nam để sử dụng ở nước ngoài và hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ cấp tại nước ngoài để sử dụng tại Việt Nam. Chi tiết thành phần từng loại hồ sơ như sau:

Hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam sử dụng tại nước ngoài

1 tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu LS/HPH-2012/TK hoặc tờ khai online đã in kèm hồ sơ nộp trực tiếp tại Cục Lãnh sự/Sở Ngoại vụ.
Giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân/hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu): Yêu cầu xuất trình bản chính khi nộp trực tiếp hoặc nộp bản chụp khi gửi qua bưu điện. Giấy tờ này không cần chứng thực.
Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận.
1 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh nếu giấy tờ không được lập bằng các ngôn ngữ này.
1 bản chụp các giấy tờ, tài liệu bao gồm: giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự và 1 bản dịch giấy tờ tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự để lưu tại Bộ Ngoại giao.
1 phong bì có dán tem và ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu hồ sơ gửi qua đường bưu điện và yêu cầu trả kết quả qua đường bưu điện).

Lưu ý: Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ thể yêu cầu xuất trình bản chính và nộp 1 bản chụp các giấy tờ liên quan để kiểm tra tính xác thực khi cần thiết.

Hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ cấp tại nước ngoài để sử dụng tại Việt Nam

1 tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu LS/HPH-2012/TK.
Giấy tờ tùy thân (chứng minh nhân dân/hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu): Yêu cầu xuất trình bản chính khi nộp trực tiếp hoặc nộp bản chụp khi gửi qua bưu điện. Giấy tờ này không cần chứng thực.
Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận.
1 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh (nếu giấy tờ không được lập bằng các ngôn ngữ này). Bản dịch không phải chứng thực. Người nộp hồ sơ chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản dịch.
1 bản chụp bản dịch giấy tờ, tài liệu bao gồm: giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự và 1 bản dịch giấy tờ tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự để lưu tại Bộ Ngoại giao.
1 phong bì có dán tem và ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu hồ sơ gửi qua đường bưu điện và yêu cầu trả kết quả qua đường bưu điện).

Chi tiết thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự

Để tránh mất thời gian và chi phí không cần thiết, trước tiên Quý khách cần kiểm tra tài liệu của mình có cần hợp pháp hóa lãnh sự không bằng cách liên hệ với Đại sứ quán/Lãnh sự quán hoặc cơ quan có thẩm quyền của quốc gia nơi văn bản được sử dụng để xác nhận. Visa Phương Đông xin hướng dẫn thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự như sau:

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu cấp tại Việt Nam để sử dụng tại nước ngoài

Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ cấp tại Việt Nam để sử dụng hợp pháp tại nước ngoài gồm 2 bước:

Bước 1. Dịch thuật công chứng tài liệu Việt Nam cần hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Anh hoặc tiếng quốc gia nơi văn bản cần sử dụng.

Bước 2. Xin chứng nhận lãnh sự của cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của Việt Nam.

Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, tài liệu theo như hướng dẫn của Visa Phương Đông tại mục “Hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam sử dụng tại nước ngoài”.

Quý khách có thể xin chứng nhận lãnh sự của cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của Việt Nam theo 2 cách:

– Cách 1. Đối với trường hợp quốc gia mà Quý khách muốn sử dụng giấy tờ, tài liệu không có cơ quan đại diện tại Việt Nam.

Mang giấy tờ, tài liệu cần hợp pháp hóa để xin chứng nhận con dấu, chữ ký tại Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam hoặc Sở Ngoại vụ địa phương được ủy quyền.
Xin chứng nhận con dấu, chữ ký tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam ở nước ngoài.
Xin chứng nhận con dấu, chữ ký cho giấy tờ, tài liệu cần hợp pháp hóa tại Bộ Ngoại giao của quốc gia nơi Quý khách sử dụng giấy tờ.

– Cách 2. Đối với trường hợp quốc gia mà Quý khách muốn sử dụng giấy tờ, tài liệu có cơ quan đại diện tại Việt Nam.

Mang giấy tờ, tài liệu cần hợp pháp hóa để xin chứng nhận con dấu, chữ ký tại Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam hoặc Sở Ngoại vụ địa phương được ủy quyền.
Xin chứng nhận con dấu, chữ ký tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán nước ngoài tại Việt Nam.

Sau khi hoàn tất quy trình trên, giấy tờ của Quý khách sẽ được công nhận và sử dụng hợp pháp tại nước ngoài.

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu cấp tại nước ngoài để sử dụng tại Việt Nam

Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam để sử dụng hợp pháp tại nước ngoài gồm 2 bước:

Bước 1. Chứng thực giấy tờ, tài liệu cấp tại nước ngoài tại cơ quan công chứng có thẩm quyền của quốc gia cấp văn bản.

Bước 2. Xin chứng nhận lãnh sự từ cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của nước ngoài.

Chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, tài liệu theo như hướng dẫn của Visa Phương Đông tại mục “Hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ cấp tại nước ngoài để sử dụng tại Việt Nam”.

Quý khách có thể xin chứng nhận lãnh sự của cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của nước ngoài theo 2 cách:

– Cách 1. Đối với trường hợp tại quốc gia cấp giấy tờ, tài liệu cần hợp pháp hóa không có cơ quan đại diện của Việt Nam

Mang giấy tờ, tài liệu cần hợp pháp hóa để xin chứng nhận con dấu, chữ ký tại Bộ Ngoại giao quốc gia cấp giấy tờ, tài liệu.
Xin chứng nhận con dấu, chữ ký tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán nước đó tại Việt Nam.
Xin chứng nhận con dấu, chữ ký cho giấy tờ, tài liệu cần hợp pháp hóa tại Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam hoặc Sở Ngoại vụ địa phương được ủy quyền.
Cuối cùng, dịch thuật công chứng tài liệu đã được hợp pháp hóa lãnh sự ra tiếng Việt để sử dụng tại Việt Nam.

– Cách 2. Đối với trường hợp tại quốc gia cấp giấy tờ, tài liệu cần hợp pháp hóa có cơ quan đại diện của Việt Nam

Mang giấy tờ, tài liệu cần hợp pháp hóa để xin chứng nhận con dấu, chữ ký tại Bộ Ngoại giao quốc gia cấp giấy tờ, tài liệu.
Xin chứng nhận con dấu, chữ ký tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam tại nước đó.
Cuối cùng, dịch thuật công chứng tài liệu đã được hợp pháp hóa lãnh sự ra tiếng Việt để sử dụng tại Việt Nam.

Sau khi hoàn tất quy trình, giấy tờ sẽ được công nhận và sử dụng hợp pháp tại Việt Nam.

Cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự

Điều 5 Nghị định 111/2011/NĐ-CP quy định cụ thể các cơ quan có thẩm quyền thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự gồm:

– Tại Việt Nam:

Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam và Sở Ngoại vụ TP.HCM là hai đơn vị chính thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự trong nước.
Ngoài ra, Bộ Ngoại giao cũng ủy quyền cho 26 Sở/Phòng/Bộ phận Ngoại vụ tại các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương tiếp nhận hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự.

– Tại nước ngoài: Các cơ quan có thẩm quyền chứng nhận và hợp pháp hóa lãnh sự bao gồm cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự và các cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam (gọi chung là Cơ quan đại diện).

Hợp pháp hóa lãnh sự ở đâu?

Tại Việt Nam: Nộp hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự tại Cục Lãnh sự (Bộ Ngoại giao) hoặc các Sở/Phòng/Bộ phận Ngoại vụ tại các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương được Bộ Ngoại giao ủy quyền. Địa chỉ của hai đơn vị chính thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự:

– Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam:

Địa chỉ: Số 40 Trần Phú, Quận Ba Đình, Thành phố Hà Nội
Điện thoại: (+84 4) 3799 3660
Địa chỉ: cls.mfa@mofa.gov.vn

– Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh:

Địa chỉ: Số 184 bis đường Pasteur, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh
Điện thoại: (84-28) 3822 4224 – 3822 3055
Email: sngoaivu@tphcm.gov.vn

Tại nước ngoài: Nộp hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự tại các cơ quan đại diện Việt Nam, thường là Đại sứ quán hoặc Tổng Lãnh sự quán Việt Nam. Các cơ quan này bao gồm cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự và các đơn vị được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự.

Hợp pháp hóa lãnh sự mất bao lâu?

Thời gian làm thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự được quy định tại Nghị định 111/2011/NĐ-CP, tối đa không quá 1 tuần làm việc tùy theo tính chất và số lượng hồ sơ, tài liệu cần hợp pháp hóa.

Cụ thể các trường hợp như sau:

– Hồ sơ hợp lệ: Thời gian xử lý 1 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.

– Hồ sơ có từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên: Thời gian xử lý không quá 5 ngày làm việc.

– Hồ sơ cần xác minh tính xác thực:

Bộ Ngoại giao sẽ gửi văn bản đề nghị xác minh ngay sau khi nhận hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền lập, công chứng, chứng thực hoặc cơ quan cấp trên.
Cơ quan được đề nghị có trách nhiệm trả lời bằng văn bản trong vòng 5 ngày làm việc.
Bộ Ngoại giao sẽ giải quyết và thông báo kết quả ngay sau khi nhận được phản hồi.

Cập nhật phí hợp pháp hóa lãnh sự

Chi phí hợp pháp hóa lãnh sự được quy định trong thông tư 157/2016/TT-BTC, cụ thể như sau:

Phí hợp pháp hóa lãnh sự: 30.000 VND/bản/lần.
Phí chứng nhận lãnh sự: 30.000 VND/bản/lần.
Phí cấp bản sao giấy tờ, tài liệu: 5.000 VND/bản/lần.
Phí bưu điện (nếu nộp hồ sơ qua bưu điện): Theo quy định của đơn vị bưu chính.

Lưu ý:

Chỉ chấp nhận thanh toán lệ phí hợp pháp hóa bằng tiền Việt Nam (VND).
Nộp lệ phí cùng lúc với hồ sơ và nhận biên lai khi có kết quả.
Mức phí áp dụng theo quy định của từng quốc gia.
Một số loại giấy tờ đặc biệt được miễn lệ phí hợp pháp hóa lãnh sự.

Kinh nghiệm hợp pháp hóa lãnh sự

Visa Phương Đông xin chia sẻ một số kinh nghiệm hữu ích khi thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự:

Xác định loại giấy tờ cần hợp pháp hóa và nắm rõ yêu cầu cụ thể của quốc gia tiếp nhận bằng cách liên hệ trực tiếp với Đại sứ quán/Lãnh sự quán hoặc cơ quan có thẩm quyền tại quốc gia đó.
Kiểm tra tính hợp lệ của tài liệu, đảm bảo không có sai sót hoặc tẩy xóa để tránh trường hợp bị từ chối hợp pháp hóa lãnh sự.
Chuẩn bị bản dịch công chứng nếu tài liệu không được soạn thảo bằng ngôn ngữ yêu cầu.
Hoàn tất công chứng tại cơ quan có thẩm quyền trước khi nộp hồ sơ tại các đơn vị tiếp nhận hợp pháp hóa lãnh sự như: Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao, Đại sứ quán/Lãnh sự quán,…
Dự trù thời gian hợp pháp hóa từ vài ngày đến vài tuần và chuẩn bị chi phí hợp pháp hóa đầy đủ.

Câu hỏi thường gặp về hợp pháp hóa lãnh sự

Hợp pháp hoá lãnh sự có chứng nhận hay xác thực điều gì không?

Theo Điều 3 của Nghị định số 111/2011/NĐ-CP, việc chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự chỉ nhằm chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu. Quy trình này không bao gồm việc chứng nhận nội dung và hình thức của giấy tờ, tài liệu.

Khi nào cần hợp pháp hóa giấy tờ, tài liệu?

Để giấy tờ, tài liệu nước ngoài được công nhận và sử dụng hợp pháp tại Việt Nam, chúng cần được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ các trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo Điều 9 của Nghị định số 111/2011/NĐ-CP.

Hợp pháp hóa lãnh sự có nhờ người khác làm hộ được không?

Theo quy định tại Nghị định số 111/2011/NĐ-CP, việc hợp pháp hóa lãnh sự có thể được thực hiện bởi người khác mà không cần giấy ủy quyền. Cụ thể:

Cơ quan, tổ chức và cá nhân có thể yêu cầu chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu cho chính mình hoặc người khác.

Hồ sơ có thể nộp trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền hoặc thông qua cơ quan ngoại vụ được ủy quyền theo Khoản 1, Điều 5 của Nghị định này. Ngoài ra, người nộp cũng có thể sử dụng hình thức gửi qua đường bưu điện.

Hy vọng những thông tin về quy định hợp pháp hóa lãnh sự từ Visa Phương Đông sẽ giúp Quý khách chuẩn bị hồ sơ một cách đầy đủ và chính xác. Nếu Quý khách có bất kỳ thắc mắc nào hoặc cần hỗ trợ dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự, vui lòng liên hệ HOTLINE 1900 63 63 50 để được tư vấn miễn phí!