Trang chủ / Cẩm nang / Cập nhật thủ tục hợp pháp hoá lãnh sự giấy đăng ký kết hôn

Cập nhật thủ tục hợp pháp hoá lãnh sự giấy đăng ký kết hôn

07/01/2025 | Trương Vũ Anh

Hợp pháp hóa lãnh sự giấy đăng ký kết hôn là bước quan trọng để đảm bảo giá trị pháp lý của giấy tờ hôn nhân khi sử dụng ở nước ngoài hoặc tại Việt Nam. Bài viết này sẽ cung cấp thông tin chi tiết về lý do cần thiết, hồ sơ yêu cầu, quy trình thực hiện, thời gian và lệ phí liên quan thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy kết hôn, giúp Quý khách thực hiện một cách nhanh chóng và chính xác.

Vì sao cần hợp pháp hóa lãnh sự giấy đăng ký kết hôn?

– Hợp pháp hóa lãnh sự giấy đăng ký kết hôn việc xác nhận tính xác thực của con dấu, chữ ký và chức danh trên giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp để được công nhận và sử dụng tại Việt Nam hoặc ngược lại, giấy đăng ký kết hôn do cơ quan Việt Nam cấp để được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.

Giấy đăng ký kết hôn do cơ quan một nước cấp chỉ có giá trị pháp lý trong phạm vi quốc gia đó. Để được công nhận và sử dụng hợp pháp tại một quốc gia khác, cần phải thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự. Điều này nhằm đảm bảo tính pháp lý và công nhận quốc tế cho giấy tờ.
Việc hợp pháp hóa lãnh sự giấy đăng ký kết hôn giúp bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các cặp vợ chồng trong các giao dịch và thủ tục pháp lý. Nếu không thực hiện thủ tục này, giấy đăng ký kết hôn có thể không được công nhận, dẫn đến những khó khăn và rắc rối pháp lý, ảnh hưởng đến quyền lợi của các bên liên quan.
Nhiều quốc gia yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự giấy đăng ký kết hôn để thực hiện các thủ tục như xin visa, bảo lãnh hoặc đăng ký kết hôn lại. Nếu không có thủ tục này, giấy tờ sẽ không được chấp nhận, gây khó khăn trong việc thực hiện các giao dịch pháp lý.

– Bên cạnh đó, để hợp pháp hóa giấy kết hôn cần đảm bảo tài liệu đủ các điều kiện sau:

Giấy chứng nhận kết hôn phải còn nguyên vẹn, không bị sửa chữa, tẩy xóa và được đính chính theo quy định pháp luật
Giấy chứng nhận kết hôn trong hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự không chứa các chi tiết mâu thuẫn với các tài liệu liên quan
Giấy chứng nhận kết hôn không phải giấy tờ giả hoặc được cấp sai thẩm quyền theo quy định pháp luật
Giấy chứng nhận kết hôn có chữ ký, con dấu phải là chữ ký gốc và con dấu gốc
Nội dung giấy chứng nhận kết hôn không xâm phạm đến lợi ích của Nhà nước Việt Nam hoặc nước tiếp nhận tài liệu

– Việc hợp pháp hóa lãnh sự giấy đăng ký kết hôn không chỉ là một bước quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp của tài liệu mà còn là một yêu cầu bắt buộc trong nhiều tình huống để bảo vệ quyền lợi cá nhân và gia đình, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho các giao dịch hành chính và pháp lý quốc tế.

Điều kiện hợp pháp hoá lãnh sự giấy đăng ký kết hôn

Hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự giấy kết hôn

– Theo Nghị định 01/2020/NĐ-CP của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Điều 11 Nghị định số 111/2011/NĐ-CP hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự giấy đăng ký kết hôn bao gồm:

1 tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK hoặc điền tờ khai online đã in kèm hồ sơ nộp trực tiếp tại Cục Lãnh sự/Sở Ngoại vụ
Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân (căn cước công dân/hộ chiếu còn hiệu lực hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) khi nộp trực tiếp hoặc nộp bản chụp khi gửi qua bưu điện. (giấy tờ này không cần chứng thực)
Giấy đăng ký kết hôn đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận và 1 bản chụp các giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự để lưu tại Bộ Ngoại giao/Cơ quan đại diện
1 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh nếu giấy tờ không được lập bằng các ngôn ngữ này
1 phong bì có dán tem và ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu hồ sơ gửi qua đường bưu điện và yêu cầu trả kết quả qua đường bưu điện)

Lưu ý: Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu xuất trình bản chính và nộp 1 bản chụp các giấy tờ liên quan để kiểm tra tính xác thực khi cần thiết.

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy đăng ký kết hôn nước ngoài để sử dụng tại Việt Nam

Bước 1. Chứng nhận lãnh sự giấy đăng ký kết hôn để sử dụng tại Việt Nam

– Cách 1. Chứng nhận lãnh sự giấy kết hôn tại nước ngoài

Mang giấy tờ, tài liệu cần hợp pháp hóa để xin chứng nhận con dấu, chữ ký tại Bộ Ngoại giao quốc gia cấp giấy tờ, tài liệu
Xin tem chứng nhận lãnh sự của nước cấp (tùy theo yêu cầu chứng thực trên bản gốc hay bản dịch)

– Cách 2. Chứng nhận lãnh sự giấy kết hôn tại Việt Nam

Mang giấy tờ, tài liệu cần hợp pháp hóa để xin chứng nhận con dấu, chữ ký tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán nước đó tại Việt Nam hoặc cơ quan ngoại giao kiêm nhiệm sóc chức năng chứng nhận lãnh sự
Xin tem chứng nhận lãnh sự của nước cấp (tùy theo yêu cầu chứng thực trên bản gốc hay bản dịch)

Bước 2. Hợp pháp hóa lãnh sự giấy đăng ký kết hôn để sử dụng tại Việt Nam

– Cách 1. Hợp pháp hóa lãnh sự giấy kết hôn tại nước ngoài

Xin chứng nhận con dấu, chữ ký tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam tại nước đó
Cuối cùng, dịch thuật công chứng tài liệu đã được hợp pháp hóa lãnh sự ra tiếng Việt để sử dụng tại Việt Nam

– Cách 2. Hợp pháp hóa lãnh sự giấy kết hôn tại Việt Nam

Xin chứng nhận con dấu, chữ ký cho giấy tờ, tài liệu cần hợp pháp hóa tại Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam hoặc Sở Ngoại vụ địa phương được ủy quyền
Cuối cùng, dịch thuật công chứng tài liệu đã được hợp pháp hóa lãnh sự ra tiếng Việt để sử dụng tại Việt Nam

Bước 3. Hoàn tất thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy đăng ký kết hôn

– Đóng lệ phí theo quy định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

– Sau khi hoàn tất quy trình hợp pháp hóa lãnh sự giấy đăng ký kết hôn, giấy tờ sẽ được công nhận và sử dụng hợp pháp tại Việt Nam

Thủ tục hợp pháp hoá lãnh sự giấy đăng ký kết hôn

Thủ tục chứng nhận lãnh sự giấy đăng ký kết hôn Việt Nam để sử dụng tại nước ngoài

Bước 1. Dịch thuật công chứng

– Giấy đăng ký kết hôn Việt Nam cần hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Anh hoặc tiếng quốc gia nơi văn bản cần sử dụng – Bản dịch cần phải được công chứng tại văn phòng công chứng có thẩm quyền

Bước 2. Xin chứng nhận lãnh sự của cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của Việt Nam.

– Quý khách có thể xin chứng nhận lãnh sự của cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của Việt Nam theo 2 cách:

Cách 1. Đối với trường hợp quốc gia mà Quý khách muốn sử dụng giấy tờ, tài liệu không có cơ quan đại diện tại Việt Nam.

Mang giấy tờ, tài liệu cần hợp pháp hóa để xin chứng nhận con dấu, chữ ký tại Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam hoặc Sở Ngoại vụ địa phương được ủy quyền.
Xin chứng nhận con dấu, chữ ký tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam ở nước ngoài.
Xin chứng nhận con dấu, chữ ký cho giấy tờ, tài liệu cần hợp pháp hóa tại Bộ Ngoại giao của quốc gia nơi Quý khách sử dụng giấy tờ.

Cách 2. Đối với trường hợp quốc gia mà Quý khách muốn sử dụng giấy tờ, tài liệu có cơ quan đại diện tại Việt Nam.

Mang giấy tờ, tài liệu cần hợp pháp hóa để xin chứng nhận con dấu, chữ ký tại Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam hoặc Sở Ngoại vụ địa phương được ủy quyền.
Xin chứng nhận con dấu, chữ ký tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán nước ngoài tại Việt Nam.

Sau khi hoàn tất quy trình trên, giấy tờ của Quý khách sẽ được công nhận và sử dụng hợp pháp tại nước ngoài.

Hợp pháp hóa lãnh sự giấy kết hôn ở đâu?

Việc hợp pháp hóa lãnh sự giấy đăng ký kết hôn có thể được thực hiện tại một số cơ quan có thẩm quyền, phụ thuộc vào nơi cấp và nơi sử dụng giấy tờ.

Tại Việt Nam

Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam và Sở Ngoại vụ TP.HCM là hai đơn vị chính thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự trong nước.

– Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam:

Địa chỉ: Số 40 Trần Phú, Quận Ba Đình, Thành phố Hà Nội
Điện thoại: (+84 4) 3799 3660
Địa chỉ: cls.mfa@mofa.gov.vn

– Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh:

Địa chỉ: Số 184 bis đường Pasteur, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh
Điện thoại: (84-28) 3822 4224 – 3822 3055
Email: sngoaivu@tphcm.gov.vn

Ngoài ra, Bộ Ngoại giao cũng ủy quyền cho 26 Sở/Phòng/Bộ phận Ngoại vụ tại các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương tiếp nhận hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự.

Tại nước ngoài

– Các cơ quan có thẩm quyền chứng nhận và hợp pháp hóa lãnh sự bao gồm cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự và các cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam (gọi chung là cơ quan đại diện).

– Khi cần hợp pháp hóa lãnh sự giấy đăng ký kết hôn tại nước ngoài, Quý khách có thể liên hệ với cơ quan đại diện ngoại giao của nước cấp giấy tờ tại nước sở tại, là Đại sứ quán hoặc Tổng Lãnh sự quán của quốc gia đã cấp giấy kết hôn. Các cơ quan này được trao thẩm quyền xác nhận tính pháp lý của giấy tờ theo quy định quốc tế và hiệp định song phương giữa các quốc gia. Ngoài ra, tại một số quốc gia, việc hợp pháp hóa lãnh sự còn có thể được thực hiện tại Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền tương đương của nước sở tại.

– Quý khách có thể chủ động liên hệ với cơ quan đại diện ngoại giao để được hướng dẫn cụ thể về quy trình, thủ tục và các giấy tờ cần thiết, vì yêu cầu có thể khác nhau tùy theo quy định của từng quốc gia và mục đích sử dụng giấy tờ. Việc đặt lịch hẹn trước khi đến làm thủ tục cũng là điều cần thiết tại hầu hết các cơ quan ngoại giao.

Thời gian hợp pháp hóa lãnh sự giấy đăng ký kết hôn là bao lâu?

Thời gian hoàn thành thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy đăng ký kết hôn phụ thuộc vào cơ quan thực hiện và tính chất của từng trường hợp cụ thể. Dưới đây là thông tin về thời gian xử lý tại các cơ quan khác nhau:

Thời gian xử lý thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy đăng ký kết hôn tại Việt Nam:

Tại Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao và Sở Ngoại vụ TP.HCM, theo quy định, thời hạn giải quyết chuẩn là 1 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Trường hợp hồ sơ có từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên, thời hạn có thể kéo dài nhưng không quá 5 ngày làm việc.
Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự thì ngay sau khi nhận hồ sơ, Bộ Ngoại giao có văn bản đề nghị cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập, công chứng, chứng thực, chứng nhận giấy tờ, tài liệu đó hoặc cơ quan, tổ chức cấp trên xác minh. Trong thời hạn 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị, cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho Bộ Ngoại giao. Ngay sau khi nhận được trả lời, Bộ Ngoại giao giải quyết và thông báo kết quả cho người đề nghị chứng nhận lãnh sự.

Thời gian xử lý thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy đăng ký kết hôn tại nước ngoài:

Khi thực hiện tại các Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán, thời gian xử lý thường dao động 3-5 ngày, tùy theo quy định của từng cơ quan đại diện ngoại giao.
Một số quốc gia có thể yêu cầu thời gian dài hơn, đặc biệt trong trường hợp cần thẩm định thêm thông tin hoặc vào các thời điểm cao điểm.

Lệ phí hợp pháp hóa lãnh sự giấy kết hôn

Chi phí hợp pháp hóa lãnh sự giấy đăng ký kết hôn được quy định cụ thể như sau:

– Đối với thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy kết hôn tại Việt Nam:

Phí hợp pháp hóa lãnh sự: 30.000 VND/bản/lần.
Phí chứng nhận lãnh sự: 30.000 VND/bản/lần.
Phí cấp bản sao giấy tờ, tài liệu: 5.000 VND/bản/lần.
Phí bưu điện (nếu nộp hồ sơ qua bưu điện): Theo quy định của đơn vị bưu chính.

Lưu ý:

Chỉ chấp nhận thanh toán lệ phí hợp pháp hóa bằng tiền Việt Nam (VND).
Nộp lệ phí cùng lúc với hồ sơ và nhận biên lai khi có kết quả.
Mức phí áp dụng theo quy định của từng quốc gia.
Một số loại giấy tờ đặc biệt được miễn lệ phí hợp pháp hóa lãnh sự.

– Đối với thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan đại diện ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài:

Mức phí sẽ được áp dụng theo quy định của từng quốc gia.
Chi phí này thường khác nhau, tùy thuộc vào chính sách của mỗi nước và loại dịch vụ Quý khách lựa chọn. Để đảm bảo tính chính xác, Quý khách nên liên hệ trực tiếp với cơ quan tiếp nhận hồ sơ để biết mức phí áp dụng cho trường hợp cụ thể của mình.

Lưu ý: Ngoài các khoản phí nêu trên, Quý khách cần dự trù thêm các chi phí phát sinh theo yêu cầu của quốc gia tiếp nhận hồ sơ.

Câu hỏi thường gặp về hợp pháp hóa lãnh sự giấy kết hôn

Trường hợp nào được miễn hợp pháp hóa lãnh sự giấy kết hôn?

Một số trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự giấy kết hôn, theo quy định của pháp luật Việt Nam. Cụ thể:

Giấy tờ thuộc điều ước quốc tế được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi có lại. Điều này có nghĩa là nếu hai quốc gia có thỏa thuận về việc miễn hợp pháp hóa, giấy tờ sẽ không cần phải thực hiện thủ tục này.
Giấy tờ chuyển giao qua đường ngoại giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cũng được miễn hợp pháp hóa lãnh sự.
Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.
Một số giấy tờ liên quan đến việc kết hôn, khai sinh, nhận cha mẹ con có yếu tố nước ngoài do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp tại khu vực biên giới giữa Việt Nam và Trung Quốc cũng có thể được miễn hợp pháp hóa lãnh sự

Ngoài ra, còn có danh sách 30 quốc gia mà giấy tờ được cấp từ các quốc gia này cũng được miễn hợp pháp hóa lãnh sự, trong đó bao gồm các loại giấy tờ liên quan đến hôn nhân, khai sinh và các vấn đề dân sự khác.

Có cần hợp pháp hóa lãnh sự giấy đăng ký kết hôn?

Cần hợp pháp hoá lãnh sự giấy đăng ký kết hôn vì theo quy định tại khoản 1 Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP và Điều 6 Thông tư 01/2020/TT-BTP như sau:

Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực. Trong trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật trước khi yêu cầu chứng thực bản sao; trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại.
Các giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp cho cá nhân như hộ chiếu, thẻ căn cước, thẻ thường trú, thẻ cư trú, giấy phép lái xe, bằng tốt nghiệp, chứng chỉ và bảng điểm kèm theo bằng tốt nghiệp, chứng chỉ thì không phải hợp pháp hóa lãnh sự khi chứng thực bản sao từ bản chính. Trường hợp yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch trên bản dịch các giấy tờ này cũng không phải hợp pháp hóa lãnh sự.

Như vậy, giấy chứng nhận đăng ký kết hôn bắt buộc phải được hợp pháp hóa lãnh sự khi muốn thực hiện chứng thực.

Nguyên nhân khiến giấy đăng ký kết hôn bị từ chối hợp pháp hóa lãnh sự?

Theo Điều 10 Nghị định 111/2011/NĐ-CP và Điều 4 Thông tư 01/2012/TT-BNG, giấy kết hôn không được hợp pháp hóa lãnh sự nếu:

Giấy đăng ký kết hôn có nội dung xâm phạm quyền và lợi ích của Nhà nước Việt Nam, không phù hợp với chủ trương, chính sách của Nhà nước Việt Nam hoặc các trường hợp khác có thể gây bất lợi cho Nhà nước Việt Nam.

Giấy đăng ký kết hôn bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật.

Giấy đăng ký kết hôn có các chi tiết trong bản thân giấy tờ, tài liệu đó mâu thuẫn với nhau hoặc mâu thuẫn với giấy tờ, tài liệu khác trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.

Giấy đăng ký kết hôn giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

Giấy đăng ký kết hôn có chữ ký, con dấu không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc đồng thời có con dấu và chữ ký không được đóng trực tiếp và ký trực tiếp trên giấy tờ, tài liệu. Con dấu, chữ ký sao chụp dưới mọi hình thức đều không được coi là con dấu gốc, chữ ký gốc.

Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự giấy đăng ký kết hôn chuyên nghiệp

Với hơn 6 năm kinh nghiệm chuyên sâu trong lĩnh vực hợp pháp hóa giấy tờ hộ tịch, Visa Phương Đông tự hào là đối tác tin cậy của khách hàng trên toàn quốc, đặc biệt tại TPHCM, Bình Dương, Đồng Nai, Long An, Hà Nội,… Chúng tôi luôn cập nhật những thông tin pháp lý mới và sẵn sàng hỗ trợ Quý khách một cách nhanh chóng.

Đội ngũ chuyên viên của Visa Phương Đông được đào tạo bài bản, thành thạo ngoại ngữ và am hiểu sâu rộng về các quy định, thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy đăng ký kết hôn
Kinh nghiệm dày dặn trong việc làm việc với các cơ quan lãnh sự nước ngoài, cam kết hỗ trợ Quý khách hoàn thành thủ tục một cách suôn sẻ, từ khâu chuẩn bị hồ sơ đến khi nhận kết quả, tuân thủ tuyệt đối quy định pháp luật hiện hành
Chi phí dịch vụ minh bạch, rõ ràng, cam kết theo đúng tư vấn ban đầu

Dịch vụ hợp pháp hoá lãnh sự giấy đăng ký kết hôn

Trên đây là toàn bộ thông tin về hợp pháp hóa lãnh sự giấy đăng ký kết hôn. Nếu Quý Khách hàng có bất kỳ thắc mắc nào cần hỗ trợ và tìm kiếm công ty dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự đăng ký kết hôn uy tín, hãy liên hệ ngay Visa Phương Đông qua HOTLINE 1900 63 63 50 để được tư vấn ngay hôm nay.