Hướng dẫn chi tiết thủ tục hợp pháp hoá lãnh sự giấy khai sinh

Hợp pháp hóa lãnh sự giấy khai sinh giúp đảm bảo tính pháp lý và công nhận giá trị sử dụng của giấy tờ này tại quốc gia khác với quốc gia cấp giấy khai sinh, tạo điều kiện thuận lợi cho các thủ tục hành chính và pháp lý có yếu tố nước ngoài. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn đầy đủ về quy trình, thủ tục, chi phí cùng những lưu ý quan trọng về hợp pháp hoá lãnh sự giấy khai sinh. Mời Quý khách cùng theo dõi.

Hợp pháp hóa lãnh sự giấy khai sinh là gì?

– Theo khoản 2 Điều 2 Nghị định 111/2011/NĐ-CP thì hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.

– Hợp pháp hóa lãnh sự giấy khai sinh là thủ tục xác nhận con dấu, chữ ký và chức danh trên giấy khai sinh bởi cơ quan có thẩm quyền, nhằm công nhận tính pháp lý của giấy tờ này khi sử dụng ở quốc gia khác với quốc gia cấp giấy khai sinh. Cụ thể:

• Đối với giấy khai sinh Việt Nam sử dụng ở nước ngoài: cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài chứng nhận chữ ký, con dấu và chức danh trên giấy khai sinh đã được cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận lãnh sự
• Đối với giấy khai sinh nước ngoài sử dụng tại Việt Nam: cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận chữ ký, con dấu và chức danh trên giấy khai sinh đã được cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài chứng nhận lãnh sự

– Mục đích của việc hợp pháp hóa lãnh sự giấy khai sinh là để giấy tờ này được công nhận và sử dụng hợp pháp tại quốc gia khác với quốc gia cấp giấy khai sinh, đảm bảo tính hợp pháp, công nhận giá trị, tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng giấy tờ này trong các hoạt động quốc tế, đặc biệt là các thủ tục hành chính và pháp lý có yếu tố nước ngoài.

Các trường hợp cần hợp pháp hoá lãnh sự giấy khai sinh

Việc hợp pháp hóa lãnh sự giấy khai sinh thường được yêu cầu trong các trường hợp phổ biến sau:

– Hồ sơ du học: khi xin học bổng hoặc nhập học tại các trường đại học nước ngoài, giấy khai sinh là một trong những giấy tờ quan trọng cần được hợp pháp hóa, nhằm xác minh độ tuổi và thông tin cá nhân trong quá trình xét duyệt hồ sơ.

– Hồ sơ định cư ở nước ngoài: quá trình làm thủ tục xin thị thực dài hạn hoặc thẻ cư trú, cơ quan di trú thường yêu cầu giấy khai sinh được hợp pháp hóa để chứng minh nguồn gốc và thông tin cá nhân của người xin định cư.

– Kết hôn với người nước ngoài: giấy khai sinh cần được hợp pháp hóa để đảm bảo tính pháp lý của hồ sơ hôn nhân quốc tế, nhằm chứng minh thông tin cá nhân trong quá trình đăng ký kết hôn.

– Người nước ngoài đăng ký hộ tịch tại Việt Nam: cần phải hợp pháp hóa giấy khai sinh để chứng minh thông tin cá nhân và tình trạng hộ tịch của mình.

– Người nước ngoài nhận con nuôi ở Việt Nam: người nước ngoài cần hợp pháp hóa giấy khai sinh để hoàn thiện hồ sơ theo quy định của pháp luật về nuôi con nuôi có yếu tố nước ngoài.

Quy định về hợp pháp hóa lãnh sự giấy khai sinh

Khi công dân Việt Nam muốn sử dụng giấy khai sinh ở nước ngoài hoặc công dân nước ngoài muốn sử dụng giấy khai sinh của họ tại Việt Nam thì các giấy tờ này cần được công nhận bởi cơ quan có thẩm quyền của nước sử dụng. Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy khai sinh không quá phức tạp nhưng có thể mất nhiều thời gian. Tuy nhiên, không phải mọi trường hợp đều yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự giấy khai sinh. Một số trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự giấy khai sinh, cụ thể:

1. Giấy khai sinh được miễn theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước liên quan đều là thành viên, theo nguyên tắc có đi có lại.
2. Giấy khai sinh được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa các cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và nước ngoài.
3. Giấy khai sinh được miễn chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự trong một số hồ sơ theo quy định của pháp luật Việt Nam.
4. Khi cơ quan tiếp nhận ở Việt Nam hoặc ở nước ngoài không yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự.
5. Đối với 30 quốc gia mà Việt Nam đã ký hiệp định tương trợ tư pháp và hiệp định lãnh sự liên quan đến việc miễn hợp pháp hóa lãnh sự, trong đó có giấy khai sinh.

Cập nhật thủ tục hợp pháp hoá lãnh sự giấy khai sinh

Quy trình hợp pháp hóa lãnh sự giấy khai sinh để sử dụng ở nước ngoài được thực hiện qua hai bước chính:

– Chứng nhận lãnh sự

– Hợp pháp hóa lãnh sự

Hồ sơ chuẩn bị gồm có:

• Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK (có thể điền online)
• Giấy tờ tùy thân (căn cước công dân/hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu)
• 1 bản chính giấy khai sinh
• 1 bản sao giấy khai sinh hoặc sao y công chứng không quá 6 tháng
• 1 bản dịch giấy khai sinh sang tiếng Anh hoặc ngôn ngữ của quốc gia nơi văn bản cần sử dụng (nếu được yêu cầu)

Bước 1. Chứng nhận lãnh sự giấy khai sinh

• Cách 1. Chứng nhận lãnh sự tại nước cấp giấy khai sinh.
  • Chuẩn bị hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan chứng nhận lãnh sự
  • Xin chứng nhận con dấu, chữ ký tại Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao nước sở tại hoặc Sở Ngoại vụ địa phương được ủy quyền.
  • Nộp hồ sơ, lệ phí theo quy định và nhận kết quả chứng nhận lãnh sự
• Cách 2. Chứng nhận lãnh sự giấy khai sinh tại nước ngoài.
  • Chuẩn bị hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan chứng nhận lãnh sự
  • Xin chứng nhận con dấu, chữ ký tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán nước cấp giấy khai sinh tại nước ngoài
  • Nộp hồ sơ, lệ phí theo quy định và nhận kết quả chứng nhận lãnh sự

Bước 2. Hợp pháp hóa lãnh sự giấy khai sinh để sử dụng tại nước ngoài

• Cách 1. Hợp pháp hóa lãnh sự tại nước cấp giấy khai sinh.
  • Xin chứng nhận con dấu, chữ ký tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán nước ngoài tại nước sở tại.
  • Nộp hồ sơ, lệ phí theo quy định và nhận kết quả hợp pháp hoá lãnh sự
• Cách 2. Hợp pháp hóa lãnh sự giấy khai sinh tại nước ngoài.
  • Xin chứng nhận con dấu, chữ ký cho giấy khai sinh cần hợp pháp hóa tại Bộ Ngoại giao của quốc gia nơi Quý khách sử dụng.
  • Nộp hồ sơ, lệ phí theo quy định và nhận kết quả hợp pháp hoá lãnh sự

Sau khi hoàn tất quy trình trên, giấy tờ của Quý khách sẽ được công nhận giấy khai sinh và sử dụng hợp pháp tại nước ngoài.

Lưu ý: Quy trình cụ thể có thể khác nhau tùy theo quy định của từng quốc gia. Nên kiểm tra thông tin chi tiết từ cơ quan có thẩm quyền tại nơi cấp và nơi sử dụng giấy khai sinh.

Hợp pháp hóa lãnh sự giấy khai sinh ở đâu?

Việc hợp pháp hóa lãnh sự giấy khai sinh có thể được thực hiện tại một số cơ quan có thẩm quyền, tùy thuộc vào nơi cấp và nơi sử dụng giấy tờ.

Tại Việt Nam

Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam và Sở Ngoại vụ TP.HCM là hai đơn vị chính thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự trong nước.

– Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam:

• Địa chỉ: Số 40 Trần Phú, Quận Ba Đình, Thành phố Hà Nội
• Điện thoại: (+84 4) 3799 3660
• Địa chỉ: cls.mfa@mofa.gov.vn

– Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh:

• Địa chỉ: Số 184 bis đường Pasteur, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh
• Điện thoại: (84-28) 3822 4224 – 3822 3055
• Email: sngoaivu@tphcm.gov.vn

Ngoài ra, Bộ Ngoại giao cũng ủy quyền cho 26 Sở/Phòng/Bộ phận Ngoại vụ tại các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương tiếp nhận hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự.

Tại nước ngoài

– Các cơ quan có thẩm quyền chứng nhận và hợp pháp hóa lãnh sự bao gồm cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự và các cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam (gọi chung là cơ quan đại diện).

– Khi cần hợp pháp hóa giấy khai sinh tại nước ngoài, Quý khách có thể liên hệ với cơ quan đại diện ngoại giao của nước cấp giấy tờ tại nước sở tại. Cụ thể, đây có thể là Đại sứ quán hoặc Tổng Lãnh sự quán của quốc gia đã cấp giấy khai sinh. Các cơ quan này được trao thẩm quyền xác nhận tính pháp lý của giấy tờ theo quy định quốc tế và hiệp định song phương giữa các quốc gia. Ngoài ra, tại một số quốc gia, việc hợp pháp hóa lãnh sự còn có thể được thực hiện tại Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền tương đương của nước sở tại. Điều này đặc biệt phổ biến tại các quốc gia đã tham gia Công ước La Hay, nơi áp dụng quy trình Apostille thay cho hợp pháp hóa lãnh sự truyền thống.

– Quý khách có thể chủ động liên hệ với cơ quan đại diện ngoại giao để được hướng dẫn cụ thể về quy trình, thủ tục và các giấy tờ cần thiết, vì yêu cầu có thể khác nhau tùy theo quy định của từng quốc gia và mục đích sử dụng giấy tờ. Việc đặt lịch hẹn trước khi đến làm thủ tục cũng là điều cần thiết tại hầu hết các cơ quan ngoại giao.

Thời gian hợp pháp hoá lãnh sự giấy khai sinh

Thời gian hoàn thành thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy khai sinh phụ thuộc vào cơ quan thực hiện và tính chất của từng trường hợp cụ thể. Dưới đây là thông tin chi tiết về thời gian xử lý tại các cơ quan khác nhau:

Thời gian xử lý thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy khai sinh tại Việt Nam:

• Tại Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao và Sở Ngoại vụ TP.HCM, theo quy định, thời hạn giải quyết chuẩn là 1 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
• Trường hợp hồ sơ có từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên, thời hạn có thể kéo dài nhưng không quá 5 ngày làm việc.

Thời gian xử lý thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy khai sinh tại nước ngoài:

• Khi thực hiện tại các Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán, thời gian xử lý thường dao động từ 3-5 ngày làm việc, tùy theo quy định của từng cơ quan đại diện ngoại giao.
• Một số quốc gia có thể yêu cầu thời gian dài hơn, đặc biệt trong trường hợp cần thẩm định thêm thông tin hoặc vào các thời điểm cao điểm.

Chi phí hợp pháp hóa lãnh sự giấy khai sinh là bao nhiêu?

Chi phí hợp pháp hóa lãnh sự giấy khai sinh được quy định cụ thể như sau:

– Đối với thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam:

• Phí hợp pháp hóa lãnh sự: 30.000 VND/bản/lần.
• Phí chứng nhận lãnh sự: 30.000 VND/bản/lần.
• Phí cấp bản sao giấy tờ, tài liệu: 5.000 VND/bản/lần.
• Phí bưu điện (nếu nộp hồ sơ qua bưu điện): Theo quy định của đơn vị bưu chính.

– Đối với thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan đại diện ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài:

• Mức phí sẽ được áp dụng theo quy định của từng quốc gia.
• Chi phí này thường khác nhau, tùy thuộc vào chính sách của mỗi nước và loại dịch vụ Quý khách lựa chọn. Để đảm bảo tính chính xác, Quý khách nên liên hệ trực tiếp với cơ quan tiếp nhận hồ sơ để biết mức phí áp dụng cho trường hợp cụ thể của mình.

Lưu ý: Ngoài các khoản phí nêu trên, Quý khách cần dự trù thêm các chi phí phát sinh theo yêu cầu của quốc gia tiếp nhận hồ sơ.

Lưu ý quan trọng khi hợp pháp hóa lãnh sự giấy khai sinh

– Tình trạng giấy khai sinh cần được bảo quản nguyên vẹn, không có dấu hiệu tẩy xóa, chỉnh sửa hay hư hỏng. Mọi thông tin trên giấy khai sinh phải rõ ràng và chính xác.

– Quý khách cần lưu ý công chứng và chứng thực bản sao từ bản chính là hai hoạt động thường bị nhầm lẫn với nhau. Giấy khai sinh không phải là loại giấy tờ được công chứng mà phải chứng thực. Cụ thể, chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính (theo Điều 2 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP). Theo đó, pháp luật không cho phép chứng thực từ bản sao mà chỉ có thể chứng thực từ bản chính. Tức được chứng thực bản photo của bản chính giấy khai sinh nhưng không được chứng thực bản photo của bản sao.

Câu hỏi thường gặp khi hợp pháp hoá lãnh sự giấy khai sinh

Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự giấy khai sinh

Với kinh nghiệm trên 6 năm trong lĩnh vực hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ hộ tịch, đội ngũ chuyên viên của chúng tôi rất am hiểu quy trình – thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy khai sinh. Với mạng lưới văn phòng trải rộng tại TPHCM, Bình Dương và Hà Nội, Visa Phương Đông luôn sẵn sàng phục vụ Quý khách mọi lúc, mọi nơi với những thông tin tư vấn luôn được cập nhật chính xác.

• Đội ngũ chuyên viên tư vấn giàu kinh nghiệm, có kiến thức chuyên sâu trong lĩnh vực
• Quy trình làm việc rõ ràng, cam kết bảo mật mọi thông tin của khách hàng
• Chi phí dịch vụ được báo ngay từ đầu, đảm bảo không phát sinh

Trên đây là toàn bộ về thủ tục hợp pháp hoá lãnh sự giấy khai sinh. Nếu Quý khách có bất kỳ thắc mắc nào hoặc cần hỗ trợ dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự giấy khai sinh, vui lòng liên hệ ngay HOTLINE 1900 63 63 50 để được tư vấn miễn phí.

Bài viết liên quan

Chi tiết điều kiện, hồ sơ và thủ tục làm thẻ tạm trú cho người nước ngoài

Hướng dẫn thủ tục xin cấp thẻ tạm trú cho nhà đầu tư nước ngoài

Cập nhật thủ tục xin cấp thẻ tạm trú thăm thân cho người nước ngoài tại Việt Nam

Chi tiết thủ tục cấp lại thẻ tạm trú cho người nước ngoài tại Việt Nam

Cách điền mẫu NA6 tờ khai đề nghị cấp thẻ tạm trú cho người nước ngoài

Cách điền đơn bảo lãnh cấp thẻ tạm trú NA7 chi tiết

Hướng dẫn điền mẫu đơn xin gia hạn visa cho người nước ngoài cập nhật

Chi tiết thủ tục gia hạn visa cho người nước ngoài tại Việt Nam

Các trường hợp được miễn work permit – Thủ tục xin miễn giấy phép lao động

Quy trình xin giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Việt Nam

Cập nhật hồ sơ và thủ tục gia hạn work permit cho người nước ngoài

Tất tần tật thông tin về các loại visa Úc thường gặp