Trang chủ / Cẩm nang / Hướng dẫn chi tiết hồ sơ, thủ tục hợp pháp hoá lãnh sự giấy ủy quyền

Hướng dẫn chi tiết hồ sơ, thủ tục hợp pháp hoá lãnh sự giấy ủy quyền

10/01/2025 | Trương Vũ Anh

Hợp pháp hóa lãnh sự giấy ủy quyền là thủ tục quan trọng nhằm đảm bảo tài liệu được công nhận giá trị pháp lý khi sử dụng tại Việt Nam hoặc quốc tế. Để đảm bảo thủ tục diễn ra suôn sẻ, việc nắm rõ các quy định, hồ sơ cần thiết và quy trình thực hiện là vô cùng cần thiết. Visa Phương Đông xin hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự giấy ủy quyền trong bài viết dưới đây. Mời Quý khách cùng theo dõi.

Có cần hợp pháp hóa lãnh sự giấy ủy quyền không?

Cần hợp pháp hóa lãnh sự giấy ủy quyền vì nếu tài liệu này từ nước ngoài chỉ có chữ ký, dấu vân tay mà không được công chứng thì không thể sử dụng tại Việt Nam. Để văn bản có giá trị pháp lý, người ủy quyền cần ký và công chứng tại cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam tại nước sở tại hoặc ký và công chứng tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài, sau đó thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự khi chuyển về Việt Nam. Điều này được thể hiện qua các văn bản pháp lý sau:

– Căn cứ quy định tại khoản 1 Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP về thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính thì người yêu cầu chứng thực cần xuất trình đầy đủ bản chính của giấy tờ, văn bản làm căn cứ chứng thực cùng với bản sao cần được chứng thực. Đối với các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài ban hành, công chứng hoặc xác nhận, việc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định pháp luật là bắt buộc trước khi tiến hành chứng thực bản sao; ngoại trừ các trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự dựa trên điều ước quốc tế mà Việt Nam tham gia hoặc nguyên tắc có đi có lại,…

– Điều 9 Nghị định 111/2011/NĐ-CP quy định chi tiết về các văn bản, tài liệu thuộc phạm vi điều ước quốc tế mà cả Việt Nam và quốc gia liên quan cùng tham gia, hoặc dựa trên nguyên tắc đối đẳng. Văn bản được chuyển giao trực tiếp hoặc thông qua kênh ngoại giao giữa cơ quan thẩm quyền của Việt Nam và nước ngoài. Các loại giấy tờ được pháp luật Việt Nam quy định miễn chứng nhận và hợp pháp hóa lãnh sự. Những văn bản mà cơ quan tiếp nhận của hai bên không yêu cầu thủ tục hợp pháp hóa hay chứng nhận lãnh sự, phù hợp với quy định pháp luật tương ứng.

– Theo Điều 6 Thông tư 01/2020/TT-BTP quy định về yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự đối với một số giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp. Các loại giấy tờ cá nhân do cơ quan nước ngoài cấp như: hộ chiếu, thẻ căn cước, thẻ thường trú, thẻ cư trú, giấy phép lái xe, văn bằng tốt nghiệp và các chứng chỉ, bảng điểm đi kèm được miễn hợp pháp hóa lãnh sự khi thực hiện chứng thực bản sao. Quy định này cũng áp dụng cho việc chứng thực chữ ký của người dịch trên bản dịch các giấy tờ nêu trên.

Quy định về hợp pháp hóa lãnh sự giấy ủy quyền

– Theo quy định tại Nghị định 111/2011/NĐ-CP, các giấy tờ, tài liệu của nước ngoài muốn được công nhận và sử dụng tại Việt Nam phải trải qua thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, trừ một số trường hợp đặc biệt được quy định. Phòng Lãnh sự của Đại sứ quán Việt Nam có thẩm quyền công chứng, chứng thực các loại văn bản, trong đó có giấy ủy quyền. Cụ thể:

Công chứng di chúc và văn bản từ chối nhận di sản với điều kiện việc từ chối phải thực hiện trước thời điểm phân chia di sản
Văn bản ủy quyền và các hợp đồng, giao dịch
Chứng thực bản sao từ bản chính
Công chứng văn bản từ chối nhận di sản thừa kế
Dịch và chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản

– Do đó, việc yêu cầu hợp pháp hóa lãnh là cần thiết để đảm bảo tính hợp lệ và hiệu lực của tài liệu này khi sử dụng tại Việt Nam và nước ngoài.

Quy định về hợp pháp hóa lãnh sự giấy ủy quyền

Hồ sơ cần chuẩn bị để hợp pháp hóa lãnh sự giấy ủy quyền gồm những gì?

– Theo quy định tại khoản 1 Điều 15 Nghị định số 111/2011/NĐ-CP, người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự cần nộp 1 bộ hồ sơ bao gồm:

1 tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK hoặc điền tờ khai online đã in kèm hồ sơ nộp trực tiếp tại Cục Lãnh sự/Sở Ngoại vụ
Xuất trình bản chính giấy tờ tùy thân (căn cước công dân/hộ chiếu còn hiệu lực hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu) khi nộp trực tiếp hoặc nộp 1 bản chụp khi gửi qua bưu điện, giấy tờ này không cần chứng thực
Giấy tờ được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được chứng nhận bởi Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước ngoài nơi có Cơ quan đại diện Việt Nam hoặc Cơ quan đại diện Việt Nam kiêm nhiệm
1 bản dịch giấy tờ đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt, tiếng Anh hoặc tiếng nước ngoài mà cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể hiểu được, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên
1 bản chụp các giấy tờ, tài liệu nêu tại điểm d và điểm đ để lưu tại Cơ quan đại diện
1 phong bì có dán tem và ghi rõ địa chỉ người nhận (nếu hồ sơ gửi qua đường bưu điện và yêu cầu trả kết quả qua đường bưu điện)

Lưu ý: Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực, cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể yêu cầu xuất trình bản chính và nộp 1 bản chụp các giấy tờ liên quan để kiểm tra tính xác thực khi cần thiết.

Các bước hợp pháp hoá lãnh sự giấy ủy quyền

Bước 1. Dịch thuật công chứng giấy ủy quyền

– Giấy ủy quyền nước ngoài cần hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Anh hoặc tiếng quốc gia nơi văn bản cần sử dụng

– Bản dịch cần phải được công chứng tại văn phòng công chứng có thẩm quyền

Bước 2. Xin chứng nhận lãnh sự của cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của Việt Nam.

– Quý khách có thể xin chứng nhận lãnh sự của cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của Việt Nam theo 2 cách:

Cách 1. Đối với trường hợp quốc gia mà Quý khách muốn sử dụng giấy ủy quyền không có cơ quan đại diện tại Việt Nam.

Mang giấy tờ cần hợp pháp hóa để xin chứng nhận con dấu, chữ ký tại Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam hoặc Sở Ngoại vụ địa phương được ủy quyền.
Xin chứng nhận con dấu, chữ ký tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam ở nước ngoài.
Xin chứng nhận con dấu, chữ ký cho giấy ủy quyền cần hợp pháp hóa tại Bộ Ngoại giao của quốc gia nơi Quý khách sử dụng giấy tờ.

Cách 2. Đối với trường hợp quốc gia mà Quý khách muốn sử dụng giấy ủy quyền có cơ quan đại diện tại Việt Nam.

Mang giấy tờ cần hợp pháp hóa để xin chứng nhận con dấu, chữ ký tại Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam hoặc Sở Ngoại vụ địa phương được ủy quyền.
Xin chứng nhận con dấu, chữ ký tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán nước ngoài tại Việt Nam.

Sau khi hoàn tất quy trình trên, giấy ủy quyền của Quý khách sẽ được công nhận và sử dụng hợp pháp tại nước ngoài.

Địa điểm nộp hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự giấy ủy quyền

Quý khách có thể nộp hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự giấy ủy quyền tại Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam và Sở Ngoại vụ TP.HCM

– Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam:

Địa chỉ: Số 40 Đường Trần Phú, Phường Điện Biên, Quận Ba Đình, Hà Nội
Điện thoại: (+84) 24 3799 3388
Địa chỉ: cls.mfa@mofa.gov.vn

– Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh:

Địa chỉ: Số 184 bis Đường Pasteur, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh
Điện thoại: (84-28) 3822 4224 – 3822 3055
Email: sngoaivu@tphcm.gov.vn

Ngoài hai đơn vị chính trên, Bộ Ngoại giao cũng ủy quyền cho 26 Sở/Phòng/Bộ phận Ngoại vụ tại các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương tiếp nhận hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự. Điều này giúp mở rộng khả năng tiếp nhận và xử lý hồ sơ cho người dân ở nhiều địa phương khác nhau.

Thời gian xử lý hợp pháp hóa lãnh sự giấy ủy quyền

– Thời gian xử lý hợp pháp hóa lãnh sự giấy ủy quyền là 1 ngày làm việc, kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền nhận được đầy đủ hồ sơ hợp lệ.

– Nếu hồ sơ có từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên, thời gian giải quyết có thể kéo dài hơn nhưng không quá 5 ngày làm việc.

– Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của con dấu, chữ ký, chức danh trên bằng đại học, bằng cấp nước ngoài đề nghị được chứng nhận lãnh sự thì ngay sau khi nhận hồ sơ, Bộ Ngoại giao có văn bản đề nghị cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập, công chứng, chứng thực, chứng nhận giấy tờ, tài liệu đó hoặc cơ quan, tổ chức cấp trên xác minh. Trong thời hạn 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị, cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho Bộ Ngoại giao. Ngay sau khi nhận được trả lời, Bộ Ngoại giao giải quyết và thông báo kết quả cho người đề nghị chứng nhận lãnh sự.

Phí hợp pháp hóa lãnh sự giấy ủy quyền là bao nhiêu?

Chi phí hợp pháp hóa lãnh sự giấy ủy quyền được quy định cụ thể như sau:

– Đối với thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự bằng cấp nước ngoài tại Việt Nam:

Phí hợp pháp hóa lãnh sự: 30.000 VND/bản/lần.
Phí chứng nhận lãnh sự: 30.000 VND/bản/lần.
Phí cấp bản sao giấy tờ, tài liệu: 5.000 VND/bản/lần.
Phí bưu điện (nếu nộp hồ sơ qua bưu điện): Theo quy định của đơn vị bưu chính.

Lưu ý:

Chỉ chấp nhận thanh toán lệ phí hợp pháp hóa bằng tiền Việt Nam (VND).
Nộp lệ phí cùng lúc với hồ sơ và nhận biên lai khi có kết quả.
Mức phí áp dụng theo quy định của từng quốc gia.
Một số loại giấy tờ đặc biệt được miễn lệ phí hợp pháp hóa lãnh sự.

Câu hỏi thường gặp về hợp pháp hóa lãnh sự giấy ủy quyền

Trường hợp nào giấy tờ nước ngoài được miễn hợp pháp hóa lãnh sự?

Một số trường hợp giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự cụ thể:

Cơ quan tiếp nhận tại Việt Nam hoặc nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự, phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.
Nếu thuộc phạm vi điều ước quốc tế mà cả Việt Nam và quốc gia liên quan đều là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
Một số giấy tờ, tài liệu có thể được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định cụ thể của pháp luật Việt Nam.
Chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao: Giấy ủy quyền được chuyển giao trực tiếp hoặc thông qua kênh ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.

Những lưu ý quan trọng khi hợp pháp hóa lãnh sự giấy ủy quyền

Xác định mục đích sử dụng để đánh giá cần thiết hợp pháp hóa lãnh sự (sử dụng trong nước hay nước ngoài)

Đảm bảo tính hợp lệ của giấy ủy quyền: văn bản còn nguyên vẹn, có chữ ký gốc và nội dung phải rõ ràng, hợp pháp

Chuẩn bị đầy đủ và chính xác hồ sơ để đảm bảo không bị từ chối

Thời gian và chi phí sẽ tùy thuộc vào từng cơ quan thực hiện thủ tục

Một số trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo các điều ước quốc tế hiện hành: Quý khách có thể kiểm tra giấy tờ trên những thông tin nhà nước về tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự trước khi tiến hành thủ tục.

Trường hợp nào không được hợp pháp hóa lãnh sự giấy ủy quyền ?

Theo Điều 11 Nghị định 111/2011/NĐ-CP, các giấy tờ, tài liệu không được hợp pháp hóa lãnh sự nếu vi phạm một trong những điều sau:

Giấy tờ, tài liệu có nội dung xâm phạm lợi ích của Nhà nước Việt Nam.

Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật.

Giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự có các chi tiết mâu thuẫn nhau.

Giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định pháp luật.

Giấy tờ, tài liệu có chữ ký, con dấu không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc.

Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự giấy ủy quyền uy tín

Với hơn 6 năm kinh nghiệm, Visa Phương Đông tự hào mang đến dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự chuyên nghiệp và nhanh chóng, luôn đảm bảo tuân thủ đúng các quy định pháp luật. Đội ngũ chuyên viên tận tâm tại Visa Phương Đông cam kết đồng hành và hỗ trợ khách hàng, từ khâu tư vấn pháp lý đến hoàn thiện hồ sơ.

Hướng dẫn cách điền hồ sơ chuẩn xác, giúp giảm thiểu sai sót.
Đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng
Cam kết bảo mật mọi thông tin khách hàng trong quá trình xử lý hồ sơ
Báo giá trọn gói ngay từ đầu, cam kết không phát sinh thêm chi phí

Việc hợp pháp hóa lãnh sự là cần thiết để đảm bảo tài liệu khi sử dụng tại Việt Nam hoặc nước ngoài. Lựa chọn Visa Phương Đông, Quý khách sẽ tiết kiệm thời gian, công sức và yên tâm về độ chính xác của quy trình thực hiện.

Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự giấy ủy quyền

Trên đây là những thông tin cần thiết về hợp pháp hóa lãnh sự giấy ủy quyền được tổng hợp bởi Visa Phương Đông. Nếu Quý khách có bất kỳ câu hỏi nào, hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua HOTLINE 1900 63 63 50 để nhận tư vấn hoàn toàn miễn phí.