Xin giấy phép lao động tại Hà Nội: Hồ sơ và thủ tục mới nhất
Xin giấy phép lao động tại Hà Nội là thủ tục bắt buộc đối với người nước ngoài muốn làm việc hợp pháp tại thủ đô. Quy trình xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Hà Nội có những yêu cầu và điều kiện cụ thể về hồ sơ, thời hạn xử lý. Visa Phương Đông xin chia sẻ hướng dẫn chi tiết trong bài viết này.
Điều kiện xin giấy phép lao động tại Hà Nội là gì?
Người lao động nước ngoài muốn xin cấp giấy phép lao động tại Hà Nội cần đáp ứng 4 điều kiện sau:
- Đủ 18 tuổi trở lên, có năng lực hành vi dân sự (Bộ luật Dân sự 2015).
- Có sức khỏe phù hợp theo tiêu chuẩn quy định của Bộ Y tế (Thông tư 14/2013/TT-BYT)
- Không trong diện bị truy cứu trách nhiệm hình sự, không đang thi hành án phạt tù hoặc bị cấm hành nghề
- Người lao động nước ngoài phải thuộc một trong 4 nhóm vị trí làm việc sau đây theo quy định tại Điều 3 Nghị định 219/2025/NĐ-CP:
- Chuyên gia
- Nhà quản lý
- Giám đốc điều hành
- Lao động kỹ thuật
- Bằng tốt nghiệp đại học trở lên (bản sao có công chứng và hợp pháp hóa lãnh sự).
- Giấy tờ xác nhận tối thiểu 2 năm kinh nghiệm công tác có liên quan (hoặc 1 năm đối với lĩnh vực được ưu tiên: tài chính, khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số – có xác nhận của bộ/ngành/UBND tỉnh).
>> Xem thêm: Đối với giấy tờ xác nhận kinh nghiệm làm việc, Quý Doanh nghiệp có thể tham khảo mẫu giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc cho người nước ngoài để soạn thảo đúng chuẩn theo yêu cầu của cơ quan chức năng.
- Điều lệ hoạt động của công ty hoặc quy chế hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp
- Văn bản bổ nhiệm hoặc quyết định điều động cho các chức vụ quản lý theo khoản 24 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020 số 59/2020/QH14
- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy chứng nhận/quyết định thành lập hoặc giấy tờ pháp lý tương đương
>> Xem thêm: Nếu Quý Doanh nghiệp cần cấp giấy phép lao động cho nhà quản lý, hãy tham khảo hướng dẫn chi tiết về điều kiện và hồ sơ cụ thể cho vị trí này.
- Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh
- Điều lệ công ty hoặc tài liệu quy định về cơ cấu tổ chức
- Giấy tờ xác nhận từ người sử dụng lao động nước ngoài về tối thiểu 3 năm kinh nghiệm phù hợp với công việc (thư xác nhận được chứng thực hoặc tài liệu điện tử)
Trường hợp đặc biệt: Nếu nhân sự đã có thời gian làm việc tại Việt Nam, có thể dùng giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận miễn giấy phép lao động trước đây để thay thế chứng minh kinh nghiệm.
>> Quý Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm về quy trình giấy phép lao động cho giám đốc công ty để chuẩn bị hồ sơ chính xác hơn.
- Phương án 1:
- Được đào tạo tối thiểu 1 năm trong chuyên môn liên quan và có tối thiểu 2 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực đó.
- Hồ sơ cần có:
- Văn bằng/chứng chỉ đào tạo nghề ít nhất 1 năm (bản sao có công chứng, chấp nhận từ công ty/tổ chức được công nhận).
- Giấy tờ xác nhận tối thiểu 2 năm kinh nghiệm làm việc (thư xác nhận có chứng thực/tài liệu điện tử).
- Phương án 2:
- Có tối thiểu 3 năm kinh nghiệm làm việc trong chuyên môn liên quan.
- Hồ sơ cần có:
- Giấy tờ xác nhận tối thiểu 3 năm kinh nghiệm (thư xác nhận có chứng thực).
- Không bắt buộc phải có chứng chỉ đào tạo, tuy nhiên có thể bổ sung chứng nhận đào tạo nếu cơ quan có yêu cầu.
Lưu ý quan trọng: Trong trường hợp nhân sự của Quý Doanh nghiệp có đủ thời gian kinh nghiệm (tối thiểu 3 năm) nhưng chưa có chứng chỉ đào tạo chuyên môn, vui lòng liên hệ trực tiếp với Visa Phương Đông qua HOTLINE 1900 63 63 50 để chuyên viên tư vấn phương án phù hợp cho từng tình huống cụ thể.
>> Xem thêm: Đối với các vị trí chuyên môn kỹ thuật như kỹ sư, thợ kỹ thuật, Quý Doanh nghiệp cần lưu ý các điều kiện đặc thù khi làm giấy phép lao động cho lao động kỹ thuật để đảm bảo hồ sơ đầy đủ.
>> Đối với các ngành nghề giáo dục, Quý Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm về thủ tục giấy phép lao động cho giáo viên nước ngoài hoặc xin giấy phép lao động cho giáo viên yoga với những yêu cầu đặc thù riêng.
Quy trình xin giấy phép lao động tại Hà Nội
Thủ tục xin giấy phép lao động tại Hà Nội được thực hiện qua 3 bước sau:
Bước 1. Thông báo tuyển dụng lao động Việt Nam
Đây là bước quan trọng giúp chứng minh doanh nghiệp đã nỗ lực tìm kiếm nhân sự Việt Nam nhưng không có ứng viên đáp ứng yêu cầu.
- Thời gian: Tối thiểu 05 ngày làm việc trước thời điểm nộp hồ sơ xin cấp giấy phép lao động
- Địa điểm đăng:
- Cục Việc làm (moha.gov.vn)
- Trung tâm dịch vụ việc làm Hà Nội: vieclam.hanoi.gov.vn
- Nội dung thông báo phải có
- Vị trí, chức danh cần tuyển
- Mô tả công việc cụ thể
- Số lượng lao động cần tuyển
- Yêu cầu về trình độ, kinh nghiệm
- Mức lương dự kiến
- Thời gian, địa điểm thực hiện công việc
- Cách thực hiện: Đăng tải trực tuyến trên các cổng thông tin nêu trên (miễn phí). Quý Doanh nghiệp cần lưu giữ biên bản xác nhận đã đăng tải để đính kèm vào Mẫu số 3 khi có yêu cầu.
- Các trường hợp được miễn: Nhà thầu nước ngoài, người lao động nước ngoài thuộc diện miễn giấy phép lao động (như chuyên gia ngắn hạn dưới 90 ngày/năm), hoặc trường hợp di chuyển nội bộ trong doanh nghiệp.
Bước 2. Nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động
Hiện tại, việc giải trình nhu cầu sử dụng lao động và đề nghị cấp giấy phép lao động được hợp nhất trong một hồ sơ, giúp Quý Doanh nghiệp tiết kiệm thời gian.
- Thời điểm nộp: Từ 60 ngày đến 10 ngày trước ngày người lao động nước ngoài dự kiến bắt đầu công việc
- Hồ sơ cần chuẩn bị:
- Văn bản báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp giấy phép lao động (Mẫu số 03 Phụ lục)
>> Quý Doanh nghiệp có thể tải về mẫu đơn giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài và xin cấp giấy phép lao động (Mẫu số 03) để tham khảo và chuẩn bị trước khi nộp hồ sơ.
- Giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế có thẩm quyền cấp, còn hiệu lực 12 tháng. Người lao động nước ngoài có thể tham khảo danh sách các bệnh viện khám sức khỏe làm giấy phép lao động uy tín tại Hà Nội để thực hiện thủ tục khám nhanh chóng.
- Hộ chiếu còn giá trị sử dụng (bản sao có công chứng, thời hạn còn lại tối thiểu 6 tháng)
- Phiếu lý lịch tư pháp: Xác nhận không có hành vi vi phạm pháp luật, còn hiệu lực 6 tháng (miễn nếu có liên thông qua Cổng Dịch vụ công)
- 02 ảnh màu 4×6 cm, nền trắng, chụp nghiêm chỉnh, không đeo kính
- Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc: Văn bản cử đi công tác, hợp đồng, hoặc xác nhận kinh nghiệm
- Giấy tờ chứng minh vị trí công việc theo hướng dẫn tại mục 4 “Điều kiện cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài” ở phía trên
Lưu ý quan trọng về phiếu lý lịch tư pháp: Theo quy định mới tại Nghị định 219/2025/NĐ-CP, Quý Doanh nghiệp có thể lựa chọn để cơ quan tự động liên thông truy xuất phiếu lý lịch tư pháp khi xin giấy phép lao động thay vì phải nộp riêng. Tuy nhiên, chúng tôi khuyến nghị nên xin riêng phiếu lý lịch tư pháp trước khi nộp hồ sơ để chủ động hơn về mặt thời gian và tránh rủi ro bị kéo dài do thời gian cấp giấy phép lao động thường lâu hơn giấy phép lao động. Người lao động nước ngoài đang sinh sống tại Việt Nam có thể xin lý lịch tư pháp tại Công an Hà Nội nơi đăng ký tạm trú với thời gian xử lý khoảng 3 tuần.
- Cách nộp hồ sơ: Qua Cổng Dịch vụ công quốc gia (dichvucong.gov.vn), tìm kiếm “cấp giấy phép lao động người nước ngoài”). Đăng ký tài khoản doanh nghiệp, tải hồ sơ điện tử (bao gồm Mẫu số 03), ký số và nộp. Hệ thống sẽ liên thông với cơ quan công an để cấp lý lịch tư pháp điện tử.
>> Để tiết kiệm thời gian và đảm bảo hồ sơ được xử lý nhanh chóng, Quý Doanh nghiệp nên tham khảo hướng dẫn nộp hồ sơ online work permit với các bước chi tiết và dễ thực hiện.
- Thời hạn xử lý: 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Nếu không chấp thuận, cơ quan sẽ có văn bản trả lời và nêu rõ lý do trong 03 ngày làm việc.
- Sau khi nộp:
- Ký kết hợp đồng lao động (điểm a, m khoản 1 Điều 2) và gửi bản sao nếu được yêu cầu.
- Nếu nhân viên nước ngoài đã có giấy phép lao động và làm việc cho cùng công ty tại nhiều tỉnh/thành phố (công ty phải có chi nhánh với giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp tại từng địa điểm và ghi rõ địa chỉ trên giấy phép kinh doanh), cần gửi thông báo cho cơ quan có thẩm quyền (UBND/Sở Nội vụ) tại Hà Nội tối thiểu 03 ngày làm việc trước (Khoản 5 Điều 22).
Bước 3. Nhận kết quả
- Hình thức nhận: Trực tuyến qua dichvucong.gov.vn hoặc trực tiếp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công Hà Nội. Quý Doanh nghiệp sẽ đóng phí và nhận phiếu hẹn (1-2 ngày sau khi hoàn tất xử lý).
- Thời hạn giấy phép lao động: Tối đa 02 năm, căn cứ vào hợp đồng lao động, văn bản cử đi công tác, thỏa thuận quốc tế, hoặc giấy phép kinh doanh.
- Trường hợp hồ sơ thiếu sót: Cơ quan sẽ có thông báo trong 03 ngày để Quý Doanh nghiệp bổ sung trực tuyến hoặc trực tiếp.
>> Xem thêm: Khi giấy phép lao động hết hạn hoặc bị mất, Quý Doanh nghiệp cần biết về thủ tục gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài và cấp lại giấy phép lao động để đảm bảo quyền lợi cho nhân viên.
Visa Phương Đông cam kết hỗ trợ doanh nghiệp hoàn thiện hồ sơ nhanh chóng, chính xác với hơn 10 năm kinh nghiệm. Liên hệ ngay để nhận tư vấn miễn phí và báo giá minh bạch, giúp nhân sự nước ngoài của Quý Doanh nghiệp sẵn sàng làm việc hợp pháp!
Phí xin giấy phép lao động tại Hà Nội là bao nhiêu?
Chi phí cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài tại Hà Nội được áp dụng như sau:
| Loại thủ tục | Mức phí | Căn cứ pháp lý |
| Cấp giấy phép lao động mới | 600.000 VND/giấy phép | Nghị quyết số 06/2021/NQ-HĐND |
| Cấp lại giấy phép lao động | 300.000 VND/giấy phép | Nghị quyết số 06/2021/NQ-HĐND |
| Gia hạn giấy phép lao động | 450.000 VND/giấy phép.Khi nộp hồ sơ gia hạn giấy phép lao động qua mạng (dịch vụ công mức 3) mức phí là 250.000 VND/giấy phép. | Nghị quyết số 06/2021/NQ-HĐND |
Ngoài chi phí trên, người sử dụng lao động cần chuẩn bị thêm các khoản phí:
- Phí khám sức khoẻ (tuỳ vào bệnh viện mà người lao động nước ngoài khám)
- Phí xin lý lịch tư pháp
- Phí dịch thuật, chứng thực hồ sơ
- Phí hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ do cơ quan, tổ chức của nước ngoài cấp như bằng cấp của Người nước ngoài
- Chi phí dịch vụ tư vấn và hỗ trợ thủ tục xin giấy phép lao động tại Hà Nội (nếu Quý Doanh nghiệp sử dụng dịch vụ làm work permit)
Lưu ý: Người sử dụng lao động bắt buộc phải chi trả mức lệ phí cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài.
>> Để biết thêm thông tin chi tiết về các khoản phí phát sinh khác, Quý khách có thể tham khảo bài viết về chi phí làm work permit cho người nước ngoài để chuẩn bị ngân sách phù hợp.
Lỗi thường gặp khi xin giấy phép lao động tại Hà Nội
Các lỗi phổ biến khiến hồ sơ xin giấy phép lao động tại Hà Nội bị chậm trễ hoặc từ chối bao gồm:
– Về phiếu lý lịch tư pháp
- Phải chứng minh người lao động không đang chấp hành hình phạt, không có án tích chưa xóa và không bị truy cứu trách nhiệm hình sự
- Còn hiệu lực trong vòng 6 tháng tính từ ngày cấp đến thời điểm nộp hồ sơ
- Người nước ngoài đang tạm trú tại Việt Nam có thể xin cấp tại Sở Tư pháp nơi cư trú
– Về giấy tờ nước ngoài: Tất cả giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp cần hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng sang tiếng Việt.
>> Khi không còn sử dụng lao động nước ngoài, doanh nghiệp cần chú ý thủ tục trả giấy phép lao động cho người nước ngoài để tránh các vấn đề pháp lý phát sinh về sau.
Dịch vụ xin giấy phép lao động tại Hà Nội uy tín, chuyên nghiệp
Với hơn 10 năm kinh nghiệm, Visa Phương Đông đã hỗ trợ thành công trên 1.000 doanh nghiệp mỗi năm trong việc làm giấy phép lao động cho người nước ngoài. Khi sử dụng dịch vụ của chúng tôi, Quý Doanh nghiệp sẽ nhận được:
- Tư vấn chính xác về lĩnh vực công việc theo 242 danh mục nghề nghiệp cấp 3 của Việt Nam, đảm bảo hồ sơ tuân thủ đúng quy định, giảm thiểu sai sót.
- Hỗ trợ lựa chọn thời điểm nộp hồ sơ tối ưu, tư vấn văn bằng và kinh nghiệm phù hợp với ngành nghề, kiểm tra sự phù hợp với giấy phép kinh doanh.
- Soạn thảo mẫu đơn chuẩn theo quy định, hỗ trợ đăng thông báo tuyển dụng đúng yêu cầu, tiết kiệm thời gian chỉnh sửa.
- Đội ngũ chuyên nghiệp, sẵn sàng tư vấn và giải đáp thắc mắc cả ngoài giờ hành chính, cam kết xử lý hồ sơ một cách nhanh chóng.
- Hỗ trợ đa quốc tịch (Hàn Quốc, Trung Quốc, Đài Loan, Nhật Bản, Mỹ, châu Âu,…) và nhiều ngành nghề (xuất nhập khẩu, FDI, trường quốc tế,…).
- Báo giá trọn gói minh bạch ngay từ đầu (không có phí phát sinh) và xuất hóa đơn VAT cho doanh nghiệp khi có yêu cầu.
>> Visa Phương Đông chuyên hỗ trợ làm giấy phép lao động cho nhiều quốc tịch như giấy phép lao động cho người Philippines, làm giấy phép lao động cho người Trung Quốc, giấy phép lao động Đài Loan, thủ tục xin giấy phép lao động cho người Hàn Quốc và xin giấy phép lao động cho người Nhật Bản.
Visa Phương Đông hy vọng những thông tin về thủ tục xin giấy phép lao động tại Hà Nội sẽ hữu ích cho Quý Doanh nghiệp. Nếu có thắc mắc hoặc cần tư vấn về dịch vụ làm giấy phép lao động, hãy liên hệ với chúng tôi qua HOTLINE 1900 63 63 50 để được hỗ trợ miễn phí!
Bài viết liên quan
