Hướng dẫn thủ tục xin giấy phép lao động cho người nước ngoài mới nhất 2025
Work permit là văn bản pháp lý bắt buộc dành cho người nước ngoài muốn làm việc hợp pháp tại Việt Nam. Quy trình xin cấp giấy phép lao động bao gồm nhiều bước trình tự từ việc đăng ký giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, đến nộp đơn và nhận kết quả. Mỗi bước đều có những yêu cầu nghiêm ngặt về thành phần hồ sơ, thời hạn nộp và điều kiện cấp phép theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP.
Người lao động nước ngoài cần đáp ứng các điều kiện cụ thể về độ tuổi, năng lực pháp lý, trình độ chuyên môn và tình trạng tư pháp. Doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài cho nhiều vị trí khác nhau như giấy phép lao động cho giám đốc công ty hoặc cấp giấy phép lao động cho nhà quản lý cần chứng minh được nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và kế hoạch phát triển nguồn nhân lực nội địa.
Thời hạn của giấy phép lao động tối đa là 2 năm và có thể gia hạn giấy phép lao động một lần, mang đến khung thời gian đủ linh hoạt cho các dự án dài hạn. Việc không tuân thủ các quy định về giấy phép lao động có thể dẫn đến nhiều hệ lụy pháp lý nghiêm trọng cho cả người sử dụng lao động và người lao động. Trong các phần tiếp theo của bài viết, chúng tôi sẽ phân tích chi tiết từng khía cạnh của quy trình xin cấp giấy phép lao động, giúp Quý khách nắm vững mọi bước thực hiện và tránh những sai sót phổ biến trong quá trình làm thủ tục.
Giấy phép lao động là gì?
Work permit (giấy phép lao động) là văn bản pháp lý cho phép người lao động nước ngoài được làm việc hợp pháp tại Việt Nam. Trên giấy phép có ghi rõ thông tin cá nhân của người lao động nước ngoài, bao gồm:
- Họ và tên
- Số hộ chiếu
- Ngày/tháng/năm sinh
- Quốc tịch
- Tên và địa chỉ của tổ chức nơi làm việc
- Vị trí công việc
- Thời gian làm việc
Theo Điều 3 Thông tư 40/2016/TT-BLĐTBXH, giấy phép lao động cho người nước ngoài hợp lệ phải được cấp bởi Cơ quan quản lý Nhà nước về lao động tại Việt Nam, bao gồm:
- Cục việc làm thuộc Bộ Nội vụ
- Sở Nội vụ nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc
>> Nếu công ty có nhân sự quốc tế, Quý khách có thể tham khảo thêm quy trình làm thủ tục xin giấy phép lao động cho người Trung Quốc, thủ tục xin giấy phép lao động cho người Hàn Quốc hoặc thủ tục xin giấy phép lao động cho người Đài Loan để hiểu rõ hơn các yêu cầu đặc thù cho từng quốc tịch.
Lưu ý: Người nước ngoài không có giấy phép lao động sẽ không được làm việc tại Việt Nam, trừ khi thuộc diện được miễn giấy phép lao động. Trong trường hợp được miễn, người lao động nước ngoài vẫn cần xin xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động.
Thời hạn giấy phép lao động theo quy định mới nhất
Căn cứ Điều 9 Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2023/NĐ-CP sửa đổi, thời hạn của giấy phép lao động được cấp theo thời hạn của một trong các trường hợp sau đây nhưng không quá 2 năm:
- Thời hạn của hợp đồng lao động dự kiến sẽ ký kết
- Thời hạn của bên nước ngoài cử người lao động sang làm việc tại Việt Nam
- Thời hạn hợp đồng hoặc thỏa thuận ký kết giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài
- Thời hạn hợp đồng hoặc thỏa thuận cung cấp dịch vụ ký kết giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài
- Thời hạn nêu trong văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người lao động nước ngoài vào Việt Nam để đàm phán cung cấp dịch vụ
- Thời hạn đã được xác định trong giấy phép hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp
- Thời hạn trong văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người lao động nước ngoài vào Việt Nam để thành lập hiện diện thương mại
- Thời hạn trong văn bản chứng minh người lao động nước ngoài được tham gia vào hoạt động của doanh nghiệp nước ngoài đã thành lập hiện diện thương mại tại Việt Nam
- Thời hạn trong văn bản chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài (trừ trường hợp không phải thực hiện báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài)
>> Tùy vào địa điểm làm việc của người lao động, doanh nghiệp có thể tham khảo thông tin về thủ tục làm giấy phép lao động tại Long An, thủ tục xin giấy phép lao động tại Đồng Nai hoặc giấy phép lao động Bình Dương để hiểu rõ các quy định cụ thể của từng địa phương.
4 điều kiện quan trọng khi xin giấy phép lao động cho người nước ngoài
Theo Bộ luật lao động 2019 số 45/2019/QH14, để được cấp giấy phép lao động, người lao động nước ngoài phải đáp ứng 4 điều kiện xin giấy phép lao động sau:
- Đủ 18 tuổi trở lên và có năng lực hành vi dân sự đầy đủ.
- Có trình độ chuyên môn, kỹ thuật, tay nghề, kinh nghiệm và có đủ sức khỏe theo quy định của Bộ trưởng Bộ Y tế.
- Không phải là người đang trong thời gian chấp hành hình phạt, chưa được xóa án tích hoặc đang trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật nước ngoài hoặc pháp luật Việt Nam.
- Người lao động nước ngoài phải là chuyên gia, nhà quản lý, giám đốc điều hành hoặc lao động kỹ thuật theo quy định tại Điều 3 Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2023/NĐ-CP sửa đổi như sau:
– Chuyên gia:
- Tốt nghiệp đại học trở lên hoặc tương đương, có ít nhất 3 năm kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí công việc dự kiến tại Việt Nam.
- Có ít nhất 5 năm kinh nghiệm và có chứng chỉ hành nghề phù hợp với vị trí công việc mà người lao động nước ngoài dự kiến làm việc tại Việt Nam.
- Trường hợp đặc biệt do Thủ tướng Chính phủ quyết định theo đề nghị của Bộ Nội vụ.
– Nhà quản lý:
- Là người quản lý doanh nghiệp theo quy định tại khoản 24 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020 số 59/2020/QH14.
- Là người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu của cơ quan, tổ chức.
– Giám đốc điều hành:
- Người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp.
- Người đứng đầu và trực tiếp điều hành ít nhất một lĩnh vực của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và chịu sự chỉ đạo, điều hành trực tiếp của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.
– Lao động kỹ thuật:
- Được đào tạo ít nhất 1 năm và có ít nhất 3 năm kinh nghiệm phù hợp với vị trí công việc mà người lao động nước ngoài dự kiến làm việc tại Việt Nam.
- Có ít nhất 5 năm kinh nghiệm làm công việc phù hợp với vị trí công việc mà người lao động nước ngoài dự kiến làm việc tại Việt Nam.
>> Để chứng minh kinh nghiệm làm việc, người lao động cần chuẩn bị giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc theo đúng mẫu quy định và phải được hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài. Ngoài các vị trí chuyên gia, nhà quản lý, một số lĩnh vực đặc thù như giáo dục cũng cần tuân thủ quy định riêng. Nếu doanh nghiệp của Quý khách hoạt động trong lĩnh vực giáo dục, có thể tham khảo thông tin về giấy phép lao động cho giáo viên nước ngoài hoặc xin giấy phép lao động cho giáo viên yoga để nắm rõ các yêu cầu cụ thể.
Quy trình chi tiết 4 bước xin giấy phép lao động cho người nước ngoài
Thủ tục xin giấy phép lao động cho người nước ngoài làm việc tại Việt Nam gồm 4 bước chính:
Bước 1. Đăng ký nhu cầu tuyển dụng lao động nước ngoài
Trước ít nhất 15 ngày kể từ ngày dự kiến báo cáo giải trình với Bộ Nội vụ hoặc Sở Nội vụ, doanh nghiệp phải thông báo tuyển dụng người lao động Việt Nam trên:
- Cổng thông tin điện tử của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội (Cục Việc làm)
- Cổng thông tin điện tử của Trung tâm dịch vụ việc làm do Chủ tịch UBND tỉnh, thành phố quyết định thành lập
Nội dung thông báo tuyển dụng bao gồm:
- Vị trí và chức danh công việc
- Mô tả công việc
- Số lượng nhân sự cần tuyển
- Yêu cầu về trình độ, kinh nghiệm
- Mức lương
- Thời gian và địa điểm làm việc
Sau khi không tuyển được người lao động Việt Nam vào các vị trí đã đăng tuyển, người sử dụng lao động có trách nhiệm xác định nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài.
Bước 2. Giải trình và xin chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài
Trừ nhà thầu, các đơn vị sử dụng lao động cần chuẩn bị 1 bộ hồ sơ xin giấy phép lao động để giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài để nộp trực tuyến lên Cổng Dịch vụ công tại tỉnh/thành phố nơi người lao động nước ngoài sẽ làm việc, ít nhất 15 ngày trước ngày dự kiến sử dụng.
Hồ sơ làm giấy phép lao động cần chuẩn bị bao gồm:
– Công văn đăng ký nhu cầu tuyển dụng:
- Báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài (Mẫu số 01/PLI)
- Báo cáo giải trình thay đổi nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài (Mẫu số 02/PLI)
– Giấy phép kinh doanh
– Giấy chứng nhận đầu tư (nếu có)
– Giấy ủy quyền nộp và nhận kết quả
– Danh sách lao động nước ngoài
– Danh sách tham gia BHXH hoặc C12
– Điều lệ (trường hợp nhà quản lý/giám đốc điều hành)
– Hợp đồng thuê văn phòng/nhà xưởng
– Báo cáo thuế 3 tháng gần nhất
– Giấy phép lao động và hợp đồng lao động (trường hợp gia hạn)
– Chấp thuận lao động cũ (trường hợp xin mẫu 2)
- Trường hợp chỉ thay đổi 1 vị trí trong chấp thuận cũ, các vị trí còn lại vẫn tiếp tục sử dụng: bản sao y công chứng
- Trường hợp thay đổi tất cả các vị trí có trong chấp thuận cũ: bản gốc
– Giấy giới thiệu/giấy ủy quyền (nếu người đi nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp)
Thời gian xin chấp thuận sử dụng lao động nước ngoài là 15 ngày làm việc kể từ ngày nộp đủ hồ sơ.
Sau khi có văn bản thông báo chấp thuận vị trí công việc sử dụng người lao động nước ngoài, người sử dụng lao động sẽ bổ sung bản gốc văn bản này vào hồ sơ xin cấp giấy phép lao động để nộp.
>> Công ty có nhân sự quốc tế đến từ khu vực châu Á có thể tham khảo quy trình làm giấy phép lao động cho người Philippines hoặc xin giấy phép lao động cho người Nhật Bản để hiểu rõ các yêu cầu cụ thể cho mỗi quốc tịch.
Bước 3. Chuẩn bị và nộp hồ sơ xin giấy phép lao động
Hồ sơ cấp giấy phép lao động bao gồm:
– Văn bản đề nghị xin cấp giấy phép lao động (Mẫu số 11/PLI)
– Giấy phép kinh doanh
– Giấy chứng nhận đầu tư (nếu có)
– Lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận người lao động nước ngoài không phải người phạm tội hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự:
- Được cấp không quá 6 tháng, kể từ ngày cấp đến ngày nộp hồ sơ
- Hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật đối với giấy tờ được cấp bởi nước ngoài
– 2 ảnh màu kích thước 4x6cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính màu và ảnh chụp không quá 6 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ
– Hộ chiếu
– Giấy khám sức khỏe do cơ quan tổ chức y tế có thẩm quyền của nước ngoài hoặc của Việt Nam cấp
>> Để đảm bảo kết quả khám sức khỏe được chấp nhận, Quý khách nên tham khảo danh sách bệnh viện khám sức khỏe làm giấy phép lao động được cơ quan chức năng công nhận.
– Giấy tờ chứng minh trình độ chuyên môn phù hợp với vị trí công việc
- Hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng
- Đối với chuyên gia: bằng đại học trở lên và văn bản xác nhận kinh nghiệm làm việc từ đủ 03 năm trở lên
- Đối với giấy phép lao động cho lao động kỹ thuật: chứng chỉ đào tạo ít nhất 1 năm và văn bản xác nhận kinh nghiệm làm việc từ đủ 03 năm trở lên, hoặc văn bản xác nhận kinh nghiệm làm việc từ đủ 05 năm trở lên
– Điều lệ và quyết định bổ nhiệm (trường hợp nhà quản lý/giám đốc điều hành)
– Các giấy tờ liên quan đến người lao động nước ngoài (trừ trường hợp người lao động nước ngoài quy định tại điểm a khoản 1 Điều 2 Nghị định 152/2020/NĐ-CP)
Nộp hồ sơ online work permit trên Cổng Dịch vụ công ứng với tỉnh/thành phố nơi người lao động nước ngoài dự kiến làm việc tối thiểu 15 ngày trước ngày người lao động nước ngoài dự kiến bắt đầu làm việc. Sau đó có thể yêu cầu nộp hồ sơ gốc lên Bộ Nội vụ hoặc Ủy ban nhân dân tùy thuộc vào quy định của từng tỉnh/thành phố.
Dưới đây là địa chỉ của một số Sở Nội vụ nơi Quý Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ work permit:
- Thành phố Hồ Chí Minh: 86B Đường Lê Thánh Tôn, Bến Nghé, Quận 1, Hồ Chí Minh
- Long An: 19 Trần Hưng Đạo, Phường 1, Tân An, Long An
- Bình Dương: 3M4J+JVX Trung tâm hành chính, Tháp A, TP.Thủ Dầu Một, Bình Dương
- Đồng Nai: Số 2 đường Nguyễn Văn Trị, phường Thanh Bình, TP.Biên Hòa, Đồng Nai
- Hà Nội: 18 Lê Thánh Tông, Phan Chu Trinh, Hoàn Kiếm, Hà Nội
Nếu hồ sơ đủ và hợp lệ, người nộp sẽ nộp chi phí làm work permit cho người nước ngoài và nhận giấy hẹn trả kết quả. Nếu không, người nộp sẽ được hướng dẫn bổ sung hồ sơ.
>> Với thủ tục phức tạp và yêu cầu chi tiết, nhiều doanh nghiệp lựa chọn dịch vụ làm giấy phép lao động chuyên nghiệp để tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác của hồ sơ.
Quý khách đang tìm giải pháp xin giấy phép lao động cho lao động nước ngoài tại Việt Nam? Visa Phương Đông với đội ngũ tư vấn giàu kinh nghiệm, sẽ đồng hành cùng Quý khách trong toàn bộ quy trình. Chúng tôi cam kết mang đến dịch vụ chuyên nghiệp, hiệu quả và tiết kiệm thời gian.
Bước 4. Nhận giấy phép lao động
Trong thời hạn 5 ngày làm việc, Bộ Nội vụ hoặc Sở Nội vụ sẽ cấp giấy phép lao động theo mẫu 12/PLI ban hành kèm theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP. Nếu bị từ chối, Bộ Nội vụ hoặc Sở Nội vụ sẽ có văn bản trả lời và nêu rõ lý do.
>> Đối với doanh nghiệp hoạt động tại miền Bắc, thông tin về quy trình xin giấy phép lao động tại Hà Nội có thể giúp Quý khách hiểu rõ hơn về các quy định cụ thể của địa phương này.
Mức xử phạt khi người nước ngoài làm việc không có giấy phép lao động
Theo quy định tại Điều 22 Nghị định 88/2015/NĐ-CP, việc làm việc tại Việt Nam không có giấy phép lao động sẽ bị xử phạt nghiêm khắc đối với cả người lao động và doanh nghiệp sử dụng lao động.
Xử phạt đối với người lao động nước ngoài vi phạm quy định
Người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam không có giấy phép lao động theo quy định pháp luật (trừ trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép lao động) sẽ bị áp dụng hình thức xử phạt: Trục xuất khỏi Việt Nam
Xử phạt đối với doanh nghiệp sử dụng lao động không có giấy phép
Doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài không có giấy phép lao động, không có giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động hoặc sử dụng người lao động có giấy phép lao động đã hết hạn sẽ bị xử phạt:
– Mức phạt tiền:
- 30.000.000 VND đến 45.000.000 VND: Khi sử dụng từ 01-10 lao động nước ngoài không có giấy phép lao động hợp lệ
- 45.000.000 VND đến 60.000.000 VND: Khi vi phạm liên quan đến 11-20 người lao động nước ngoài
- 60.000.000 VND đến 75.000.000 VND: Khi vi phạm liên quan đến 21 người lao động nước ngoài trở lên
– Ngoài mức phạt tiền, doanh nghiệp vi phạm còn bị áp dụng hình thức xử phạt bổ sung là bị đình chỉ hoạt động từ 1-3 tháng.
Để tránh các rủi ro pháp lý và tổn thất tài chính nghiêm trọng, doanh nghiệp cần tuân thủ đúng quy định về sử dụng lao động nước ngoài và đảm bảo người lao động có đầy đủ giấy tờ pháp lý trước khi bắt đầu làm việc tại Việt Nam.
8 trường hợp giấy phép lao động hết hiệu lực doanh nghiệp cần biết
Theo Điều 156, Bộ luật lao động năm 2019, giấy phép lao động của người nước ngoài sẽ hết hiệu lực trong 8 trường hợp sau:
- Khi giấy phép lao động đã hết hạn nhưng người lao động vẫn tiếp tục đảm nhận vị trí cũ tại công ty, doanh nghiệp có thể xin gia hạn giấy phép lao động. Lưu ý rằng giấy phép lao động chỉ được gia hạn 1 lần duy nhất.
- Khi hợp đồng lao động giữa người lao động nước ngoài và doanh nghiệp chấm dứt, giấy phép lao động sẽ đương nhiên hết hiệu lực.
- Khi nội dung của hợp đồng lao động không đúng với nội dung của giấy phép lao động đã được cấp, cơ quan có thẩm quyền sẽ thông báo bằng văn bản cho người sử dụng lao động về việc giấy phép lao động hết hiệu lực.
- Người lao động nước ngoài làm việc không đúng với vị trí, chức danh hoặc phạm vi công việc đã được ghi trong giấy phép lao động.
- Khi hợp đồng trong các lĩnh vực là cơ sở phát sinh giấy phép lao động hết thời hạn hoặc chấm dứt.
- Khi có văn bản thông báo của phía nước ngoài về việc thôi cử người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam.
- Khi doanh nghiệp, tổ chức, đối tác phía Việt Nam hoặc tổ chức nước ngoài tại Việt Nam sử dụng lao động nước ngoài chấm dứt hoạt động.
- Khi có quyết định thu hồi giấy phép lao động từ cơ quan có thẩm quyền.
Doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài cần lưu ý theo dõi thời hạn và các điều kiện của giấy phép lao động để tránh vi phạm pháp luật lao động Việt Nam, đặc biệt là việc sử dụng lao động nước ngoài có giấy phép lao động hết hiệu lực có thể bị xử phạt hành chính nghiêm khắc.
Giải đáp thắc mắc thường gặp khi xin cấp mới giấy phép lao động
Những trường hợp phải xin cấp giấy phép lao động?
– Thực hiện hợp đồng lao động
– Di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp
– Thực hiện các loại hợp đồng hoặc thỏa thuận về kinh tế, thương mại, tài chính, ngân hàng, bảo hiểm, khoa học kỹ thuật, văn hóa, thể thao, giáo dục, giáo dục nghề nghiệp và y tế
– Nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng
– Chào bán dịch vụ
– Làm việc cho tổ chức phi chính phủ nước ngoài, tổ chức quốc tế tại Việt Nam được phép hoạt động theo quy định của pháp luật Việt Nam
– Nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật
– Tham gia thực hiện các gói thầu, dự án tại Việt Nam
Giấy phép lao động hết hạn có được gia hạn không?
Không có bằng cấp, người nước ngoài có thể xin giấy phép lao động Việt Nam không?
– Giám đốc điều hành, nhà quản lý
– Lao động kỹ thuật có chứng chỉ đào tạo chuyên ngành kỹ thuật hoặc chuyên ngành khác ít nhất 1 năm và xác nhận kinh nghiệm ít nhất 3 năm trong chuyên ngành được đào tạo, được hợp pháp hóa lãnh sự hoặc xác minh kinh nghiệm ít nhất 5 năm tại vị trí công việc phù hợp với vị trí công việc mà người lao động nước ngoài dự kiến làm việc tại Việt Nam
Thời gian cấp giấy phép lao động mất bao lâu?
Quy trình xin giấy phép lao động cho lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam tuy phức tạp, nhưng khi sử dụng dịch vụ làm giấy phép lao động cho người nước ngoài của Visa Phương Đông, Quý Khách hàng hoàn toàn có thể yên tâm. Hơn 1.000 doanh nghiệp mỗi năm đã tin tưởng lựa chọn dịch vụ xin giấy phép lao động cho người nước ngoài của chúng tôi. Gọi ngay HOTLINE 1900 63 63 50 để được tư vấn và hỗ trợ tận tình, giúp xua tan mọi lo lắng về work permit cho người nước ngoài.
Bài viết liên quan
