Thủ tục xin giấy phép lao động cho người nước ngoài mới nhất
Work permit (giấy phép lao động) là văn bản bắt buộc để cá nhân nước ngoài được phép làm việc tại Việt Nam. Bởi nhu cầu sử dụng lao động quốc tế ngày càng gia tăng tại Việt Nam, Visa Phương Đông xin cung cấp những thông tin cần thiết về thủ tục xin cấp giấy phép lao động qua bài viết sau đây.
Giấy phép lao động là gì?
Work permit là văn bản cho phép người lao động nước ngoài làm việc hợp pháp tại Việt Nam. Văn bản này được cấp bởi UBND cấp tỉnh hoặc Sở Nội vụ tùy theo phân cấp của từng địa phương.
Thông tin được ghi trên giấy phép lao động bao gồm:
- Họ và tên
- Số hộ chiếu
- Ngày/tháng/năm sinh
- Quốc tịch
- Tên và địa chỉ của tổ chức nơi làm việc
- Vị trí công việc
- Thời gian làm việc
>> Nếu công ty có nhân sự quốc tế, Quý khách có thể tham khảo thêm quy trình làm thủ tục xin giấy phép lao động cho người Trung Quốc, thủ tục xin giấy phép lao động cho người Hàn Quốc hoặc thủ tục xin giấy phép lao động cho người Đài Loan để hiểu rõ hơn các yêu cầu đặc thù cho từng quốc tịch.
Lưu ý: Người nước ngoài không có giấy phép lao động sẽ không được làm việc tại Việt Nam, trừ khi thuộc diện được miễn giấy phép lao động. Trong trường hợp được miễn, người lao động nước ngoài vẫn cần xin xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động.
Thời hạn giấy phép lao động là bao lâu?
Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, thời hạn của giấy phép lao động được cấp theo thời hạn của một trong các trường hợp sau nhưng không quá 2 năm và chỉ có thể gia hạn giấy phép lao động một lần duy nhất:
- Thời hạn của hợp đồng lao động dự kiến sẽ ký kết
- Thời hạn trong văn bản của bên nước ngoài cử nhân viên nước ngoài sang làm việc tại Việt Nam
- Thời hạn hợp đồng hoặc thỏa thuận ký kết giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài, giữa các đối tác Việt Nam
- Thời hạn hợp đồng hoặc thỏa thuận cung cấp dịch vụ ký kết giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài
- Thời hạn trong văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử nhân viên nước ngoài vào Việt Nam để đàm phán cung cấp dịch vụ
- Thời hạn đã được xác định trong giấy phép kinh doanh, thành lập, hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp
- Thời hạn trong văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử nhân viên nước ngoài vào Việt Nam để thành lập hiện diện thương mại
- Thời hạn trong văn bản chứng minh nhân viên nước ngoài được tham gia vào hoạt động của một doanh nghiệp nước ngoài đã thành lập hiện diện thương mại tại Việt Nam
- Thời hạn trong văn bản của bên nước ngoài cử nhân viên nước ngoài theo thỏa thuận hoặc điều ước quốc tế mà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên
- Thời hạn trong văn bản của bên nước ngoài cử nhân viên nước ngoài theo thỏa thuận quốc tế mà cơ quan, tổ chức ở Trung ương, cấp tỉnh ký kết
>> Tùy vào địa điểm làm việc của người lao động, doanh nghiệp có thể tham khảo thông tin về thủ tục làm giấy phép lao động tại Tây Ninh (gồm Long An cũ) hoặc thủ tục xin giấy phép lao động tại Đồng Nai (gồm Bình Phước cũ) để hiểu rõ các quy định cụ thể của từng địa phương.
Điều kiện cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài
Theo Bộ luật lao động 2019 số 45/2019/QH14, để được cấp giấy phép lao động, người lao động nước ngoài phải đáp ứng 4 điều kiện xin giấy phép lao động sau:
- Từ 18 tuổi trở lên, có năng lực hành vi dân sự (Bộ luật Dân sự 2015).
- Đảm bảo sức khỏe phù hợp theo tiêu chuẩn của Bộ Y tế (Thông tư 14/2013/TT-BYT)
- Không bị truy cứu trách nhiệm hình sự, không đang chấp hành án tù hoặc bị cấm hành nghề
- Người lao động nước ngoài cần thuộc một trong 4 nhóm vị trí sau theo quy định tại Điều 3 Nghị định 219/2025/NĐ-CP:
- Chuyên gia
- Nhà quản lý
- Giám đốc điều hành
- Lao động kỹ thuật
- Bằng đại học trở lên (bản sao công chứng, hợp pháp hóa lãnh sự).
- Văn bản xác nhận ít nhất 2 năm kinh nghiệm làm việc liên quan (hoặc 1 năm nếu thuộc lĩnh vực ưu tiên: tài chính, khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số – được bộ/ngành/UBND tỉnh xác nhận).
- Điều lệ công ty hoặc quy chế hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp
- Văn bản bổ nhiệm hoặc điều động đối với các vị trí là nhà quản lý theo quy định tại khoản 24 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020 số 59/2020/QH14
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy chứng nhận thành lập hoặc quyết định thành lập hoặc giấy tờ khác có giá trị pháp lý tương đương
- Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp
- Điều lệ công ty hoặc văn bản quy định cơ cấu tổ chức
- Văn bản xác nhận từ người sử dụng lao động nước ngoài về ít nhất 3 năm kinh nghiệm phù hợp với vị trí (thư xác nhận có chứng thực hoặc tài liệu điện tử)
Trường hợp đặc biệt: Nếu đã làm việc tại Việt Nam, sử dụng giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận miễn giấy phép lao động cũ để thay thế chứng minh kinh nghiệm.
- Lựa chọn 1:
- Được đào tạo ít nhất 1 năm trong lĩnh vực chuyên môn và có ít nhất 2 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực đó.
- Giấy tờ:
- Văn bằng/chứng chỉ đào tạo nghề 1 năm (bản sao công chứng, chấp nhận từ công ty/tổ chức hợp pháp).
- Văn bản xác nhận ít nhất 2 năm kinh nghiệm (thư xác nhận có chứng thực/tài liệu điện tử).
- Lựa chọn 2:
- Có ít nhất 3 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực chuyên môn.
- Giấy tờ:
- Văn bản xác nhận ít nhất 3 năm kinh nghiệm (thư xác nhận có chứng thực).
- Không cần chứng chỉ đào tạo, nhưng có thể bổ sung chứng nhận đào tạo nếu cơ quan yêu cầu.
Lưu ý quan trọng: Trong trường hợp nhân sự của Quý khách có đủ kinh nghiệm (ít nhất 3 năm) nhưng thiếu chứng chỉ đào tạo chuyên môn, vui lòng liên hệ trực tiếp với Visa Phương Đông qua HOTLINE 1900 63 63 50 để chuyên viên tư vấn giải pháp phù hợp cho từng trường hợp cụ thể.
>> Để chứng minh kinh nghiệm làm việc, người lao động cần chuẩn bị giấy xác nhận kinh nghiệm làm việc theo đúng mẫu quy định và phải được hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài. Ngoài các vị trí chuyên gia, nhà quản lý, một số lĩnh vực đặc thù như giáo dục cũng cần tuân thủ quy định riêng. Nếu doanh nghiệp của Quý khách hoạt động trong lĩnh vực giáo dục, có thể tham khảo thông tin về giấy phép lao động cho giáo viên nước ngoài hoặc xin giấy phép lao động cho giáo viên yoga để nắm rõ các yêu cầu cụ thể.
Với từng vị trí cụ thể, doanh nghiệp cần nắm rõ quy trình xin giấy phép lao động cho giám đốc công ty, cấp giấy phép lao động cho nhà quản lý hoặc giấy phép lao động cho lao động kỹ thuật để đảm bảo hồ sơ đầy đủ và chính xác theo từng nhóm đối tượng.
Thủ tục xin giấy phép lao động gồm mấy bước?
Quy trình làm giấy phép lao động được thực hiện qua 3 bước sau đây:
Bước 1. Thông báo tuyển dụng lao động Việt Nam
Đây là bước quan trọng giúp chứng minh doanh nghiệp đã cố gắng tuyển dụng nhân sự Việt Nam nhưng không tìm được ứng viên phù hợp.
- Thời gian: Ít nhất 05 ngày làm việc trước khi nộp hồ sơ xin cấp giấy phép lao động
- Nơi đăng:
- Cục Việc làm (moha.gov.vn)
- Trung tâm dịch vụ việc làm tỉnh: ví dụ, vieclam.hanoi.gov.vn (Hà Nội), vieclam.tphcm.gov.vn (TP.HCM), vieclam.dongnai.gov.vn (Đồng Nai)
- Nội dung thông báo cần có
- Vị trí, chức danh công việc
- Mô tả công việc chi tiết
- Số lượng nhân sự cần tuyển
- Yêu cầu trình độ, kinh nghiệm
- Mức lương đề xuất
- Thời gian, địa điểm làm việc
- Cách thực hiện: Đăng trực tuyến trên các cổng trên (miễn phí). Quý khách cần giữ biên bản xác nhận đăng tải để đính kèm vào Mẫu số 3 nếu cần.
- Các trường hợp được miễn: Nhà thầu nước ngoài, người lao động nước ngoài được miễn giấy phép lao động (như chuyên gia ngắn hạn dưới 90 ngày/năm), hoặc di chuyển nội bộ doanh nghiệp.
Bước 2. Nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động
Hiện tại, việc giải trình nhu cầu và đề nghị cấp giấy phép lao động được tích hợp trong một hồ sơ, giúp Quý khách tiết kiệm thời gian.
- Thời gian nộp: Từ 60 ngày đến 10 ngày trước ngày người lao động nước ngoài dự kiến làm việc
- Hồ sơ cần chuẩn bị:
- Văn bản báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng nhân viên nước ngoài và đề nghị cấp giấy phép lao động (Mẫu số 03 kèm theo Nghị định số 219/2025/NĐ-CP)
- Giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế có thẩm quyền cấp, thời hạn 12 tháng
- Hộ chiếu còn thời hạn (bản sao công chứng, hiệu lực tối thiểu 6 tháng)
- Phiếu lý lịch tư pháp: Xác nhận không vi phạm pháp luật, thời hạn 6 tháng (miễn nếu liên thông qua Cổng Dịch vụ công)
- 2 ảnh màu 4x6cm, nền trắng, mặt thẳng, không đeo kính
- Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc: Văn bản cử, hợp đồng, hoặc xác nhận kinh nghiệm
- Giấy tờ chứng minh vị trí làm việc theo hướng dẫn tại mục 4 “Điều kiện cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài” ở phía trên
>> Xem thêm: Để chuẩn bị hồ sơ chính xác, doanh nghiệp nên tham khảo mẫu đơn giải trình nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài và cấp giấy phép lao động theo quy định mới nhất. Đồng thời, để đảm bảo giấy khám sức khỏe hợp lệ, Quý khách có thể tham khảo danh sách bệnh viện khám sức khỏe làm giấy phép lao động được Bộ Y tế công nhận.
Lưu ý quan trọng về phiếu lý lịch tư pháp: Theo quy định mới tại Nghị định 219/2025/NĐ-CP, Quý khách có thể lựa chọn để cơ quan liên thông tự động lấy phiếu lý lịch tư pháp khi xin giấy phép lao động thay vì nộp riêng. Tuy nhiên, chúng tôi khuyến nghị nên xin riêng phiếu lý lịch tư pháp trước khi nộp hồ sơ để chủ động hơn về thời gian và tránh rủi ro kéo dài do thời gian cấp giấy phép lao động thường lâu hơn giấy phép lao động. Người lao động nước ngoài đang cư trú tại Việt Nam có thể xin lý lịch tư pháp tại Công an tỉnh/thành phố nơi đăng ký tạm trú với thời gian xử lý khoảng 3 tuần.
- Cách nộp hồ sơ:
- Trực tuyến: Nộp qua Cổng Dịch vụ công quốc gia (dichvucong.gov.vn), tìm kiếm “cấp giấy phép lao động người nước ngoài”). Đăng ký tài khoản doanh nghiệp, tải hồ sơ điện tử (bao gồm Mẫu số 03), ký số và nộp. Hệ thống liên thông với cơ quan công an để cấp lý lịch tư pháp điện tử.
- Trực tiếp: Tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp tỉnh, qua đường bưu điện, dịch vụ doanh nghiệp, hoặc ủy quyền. Trung tâm chuyển hồ sơ đến UBND tỉnh/Sở Nội vụ.
>> Xem thêm: Để tiết kiệm thời gian, doanh nghiệp có thể tham khảo hướng dẫn chi tiết về cách nộp hồ sơ trực tuyến giấy phép lao động qua Cổng Dịch vụ công quốc gia. Ngoài ra, việc hiểu rõ về chi phí làm work permit cho người nước ngoài sẽ giúp doanh nghiệp có kế hoạch ngân sách phù hợp.
- Nhiều doanh nghiệp thường thắc mắc xin giấy phép lao động ở đâu. Dưới đây là địa chỉ nộp hồ sơ một số tỉnh:
- TP. Hồ Chí Minh:
- Trụ sở 1: 159 Pasteur, phường Xuân Hòa (Quý khách ở TPHCM cũ nộp đơn ở địa chỉ này)
- Trụ sở 2: đường Lê Lợi, phường Bình Dương (Quý khách ở Bình Dương cũ nộp đơn ở địa chỉ này)
- Trụ sở 3: số 01 đường Phạm Văn Đồng, phường Bà Rịa (Quý khách ở Bà Rịa – Vũng Tàu cũ nộp đơn ở địa chỉ này)
- Tây Ninh: Số 01, đường Lê Lợi, phường Long An
- Đồng Nai: Sở Nội vụ tỉnh Đồng Nai, Số 108 Hà Huy Giáp, Phường Trấn Biên
- Hà Nội: Sở Nội vụ TP. Hà Nội, 18B Lê Thánh Tông, Phường Cửa Nam
- TP. Hồ Chí Minh:
- Thời gian xử lý: 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ. Nếu từ chối, cơ quan sẽ trả lời văn bản nêu lý do trong 03 ngày làm việc.
- Sau nộp:
- Ký hợp đồng lao động (điểm a, m khoản 1 Điều 2) và gửi bản sao nếu yêu cầu.
- Nếu nhân viên nước ngoài đã có giấy phép lao động và làm việc cho cùng công ty tại nhiều tỉnh/thành phố (công ty phải có chi nhánh với giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp tại từng địa điểm và ghi đầy đủ địa chỉ trên giấy phép kinh doanh), cần thông báo cho cơ quan có thẩm quyền (UBND/Sở Nội vụ) tại tỉnh dự kiến làm việc ít nhất 03 ngày làm việc trước (Khoản 5 Điều 22). Thay đổi mới: Nghị định 152/2020/NĐ-CP không quy định rõ ràng, trước đây một số tỉnh yêu cầu cấp lại giấy phép lao động mới.
>> Công ty có nhân sự quốc tế đến từ khu vực châu Á có thể tham khảo quy trình làm giấy phép lao động cho người Philippines hoặc xin giấy phép lao động cho người Nhật Bản để hiểu rõ các yêu cầu cụ thể cho mỗi quốc tịch.
Bước 3. Nhận kết quả
- Hình thức nhận: Trực tuyến qua dichvucong.gov.vn hoặc tại Trung tâm Phục vụ hành chính công. Quý khách sẽ nộp phí và nhận giấy hẹn (1-2 ngày sau khi xử lý xong).
- Thời hạn giấy phép lao động: Tối đa 02 năm, dựa trên hợp đồng lao động, văn bản cử đi công tác, thỏa thuận quốc tế, hoặc giấy phép kinh doanh.
- Trường hợp hồ sơ thiếu: Cơ quan sẽ thông báo trong 03 ngày để Quý khách bổ sung trực tuyến hoặc trực tiếp.
>> Đối với doanh nghiệp hoạt động tại miền Bắc, thông tin về quy trình xin giấy phép lao động tại Hà Nội có thể giúp Quý khách hiểu rõ hơn về các quy định cụ thể của địa phương này.
Quý khách đang tìm giải pháp xin giấy phép lao động cho lao động nước ngoài tại Việt Nam? Visa Phương Đông với đội ngũ tư vấn giàu kinh nghiệm, sẽ đồng hành cùng Quý khách trong toàn bộ quy trình. Chúng tôi cam kết mang đến dịch vụ chuyên nghiệp, hiệu quả và tiết kiệm thời gian.
Mức xử phạt khi làm việc không có work permit
Theo quy định tại Điều 22 Nghị định 88/2015/NĐ-CP, việc làm việc tại Việt Nam không có giấy phép lao động sẽ bị xử phạt nghiêm khắc đối với cả nhân viên và doanh nghiệp.
- Đối với nhân viên nước ngoài: Bị trục xuất nếu làm việc không có giấy phép lao động
- Đối với doanh nghiệp:
- Phạt 30-45 triệu VND (1-10 lao động vi phạm)
- Phạt 45-60 triệu VND (11-20 lao động)
- Phạt 60-75 triệu VND (21 lao động trở lên)
- Hình phạt bổ sung: Đình chỉ hoạt động 1-3 tháng
Khi nào giấy phép lao động hết hiệu lực?
Theo Điều 156, Bộ luật lao động năm 2019, giấy phép lao động của người nước ngoài sẽ hết hiệu lực trong 8 trường hợp sau:
- Khi giấy phép lao động đã hết hạn nhưng người lao động vẫn tiếp tục đảm nhận vị trí cũ tại công ty, doanh nghiệp có thể xin gia hạn giấy phép lao động. Lưu ý rằng giấy phép lao động chỉ được gia hạn 1 lần duy nhất.
- Khi hợp đồng lao động giữa người lao động nước ngoài và doanh nghiệp chấm dứt, giấy phép lao động sẽ đương nhiên hết hiệu lực.
- Khi nội dung của hợp đồng lao động không đúng với nội dung của giấy phép lao động đã được cấp, cơ quan có thẩm quyền sẽ thông báo bằng văn bản cho người sử dụng lao động về việc giấy phép lao động hết hiệu lực.
- Người lao động nước ngoài làm việc không đúng với vị trí, chức danh hoặc phạm vi công việc đã được ghi trong giấy phép lao động.
- Khi hợp đồng trong các lĩnh vực là cơ sở phát sinh giấy phép lao động hết thời hạn hoặc chấm dứt.
- Khi có văn bản thông báo của phía nước ngoài về việc thôi cử người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam.
- Khi doanh nghiệp, tổ chức, đối tác phía Việt Nam hoặc tổ chức nước ngoài tại Việt Nam sử dụng lao động nước ngoài chấm dứt hoạt động.
- Khi có quyết định thu hồi giấy phép lao động từ cơ quan có thẩm quyền.
Doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài cần lưu ý theo dõi thời hạn và các điều kiện của giấy phép lao động để tránh vi phạm pháp luật lao động Việt Nam, đặc biệt là việc sử dụng lao động nước ngoài có giấy phép lao động hết hiệu lực có thể bị xử phạt hành chính nghiêm khắc.
Câu hỏi thường gặp về work permit cho người nước ngoài
Những trường hợp phải xin cấp giấy phép lao động?
– Các trường hợp phải xin cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài bao gồm:
– Thực hiện hợp đồng lao động
– Di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp
– Thực hiện các loại hợp đồng hoặc thỏa thuận về kinh tế, thương mại, tài chính, ngân hàng, bảo hiểm, khoa học kỹ thuật, văn hóa, thể thao, giáo dục, giáo dục nghề nghiệp và y tế
– Nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng
– Chào bán dịch vụ
– Làm việc cho tổ chức phi chính phủ nước ngoài, tổ chức quốc tế tại Việt Nam được phép hoạt động theo quy định của pháp luật Việt Nam
– Nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật
– Tham gia thực hiện các gói thầu, dự án tại Việt Nam
Giấy phép lao động hết hạn có được gia hạn không?
– Giấy phép lao động hết hạn có thể được gia hạn, nhưng chỉ tối đa 1 lần
– Thời hạn gia hạn không vượt quá 02 năm (24 tháng), dựa trên các căn cứ như hợp đồng lao động, văn bản cử đi công tác, thỏa thuận quốc tế, hoặc giấy phép hoạt động của doanh nghiệp
– Sau khi hết thời hạn gia hạn này, nếu nhân viên nước ngoài tiếp tục làm việc, doanh nghiệp phải xin cấp lại giấy phép lao động mới
Thời gian cấp giấy phép lao động mất bao lâu?
Quy trình xin giấy phép lao động tuy có nhiều bước thủ tục, nhưng với sự hỗ trợ chuyên nghiệp từ Visa Phương Đông, Quý khách hoàn toàn có thể yên tâm. Hơn 1.000 doanh nghiệp mỗi năm đã tin tưởng lựa chọn dịch vụ làm giấy phép lao động của chúng tôi. Gọi ngay HOTLINE 1900 63 63 50 để được tư vấn chi tiết.
Bài viết liên quan
